Автоматизация складских операций

1.3  Формирование результатной информации

      Результатная  информация формируется в программе каждые 7 дней по каждому складу в отдельности. Для этого создаётся документ «Отчет». Вначале формируются сводные проводки по отчету и суммы, в разрезе счетов бухгалтерского учета. Сам отчет состоит из 2 разделов. Первый из них – это поступление, где указывается номер и дата приходного документа, от кого поступил товар, его стоимость. В конце раздела ставятся итоговые суммы, сколько товара поступило от поставщиков, и сколько в результате внутреннего перемещения со склада на склад. Второй раздел – выбытие, также содержит в себе номер и дату расходного документа, кому отпущено и стоимость. Итоговыми строками являются: итого выбыло; в том числе реализация в магазины поселка; внутреннее перемещение со склада на склад; возврат поставщику.

В конце  отчета указывают количество приложенных  к нему приходных и расходных  документов, подпись материально-ответственного лица и подпись проверяющего бухгалтера. Таким образом, документ «Отчет»  является одновременно регистром аналитического и синтетического учета по учету товаров на базе Райпо.

      Делая общий вывод по рассматриваемой  программе можно отметить, что  она удовлетворяет требованиям  ведения бухгалтерского учета в  организации, но не имеет информационной поддержки (так как фирмы, которой она была разработана уже нет). К тому же, информационные технологии автоматизации учетной работы, ведения учета на складах давно продвинулись вперед, и в настоящий момент на рынке существует много программных продуктов, которые соответствуют параметрам работы Райпо. Среди таких можно отметить «1С: Бухгалтерию 8.1». 
 
 
 
 
 
 

2  Пути совершенствования  организации автоматизированного  бухгалтерского учета

      Богородское Райпо ведет учет товаров на базе с помощью программы  «Негоциант. Товародвижение» версия 1.99.  На протяжении нескольких лет эта программа не обеспечивается информационной поддержкой и не может конкурировать с теми программами, которые есть на рынке сейчас. И в качестве направления усовершенствования учета предлагается перейти на использование программы «1С: Бухгалтерию 8.1» как на базе организации, так и в бухгалтерии (так как если осуществить переход на данную программу только для базы организации, выходные данные нельзя будет выгружать в программу «Сезам»; а  поскольку и эта программа для ведения учета уже устарела, будет целесообразно перевести весь автоматизированный учет на 1С).

      Теперь  перечислим общие преимущества предлагаемой программы:

1. Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки товаров, статей затрат, контрагентов и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
2. За счет влияния отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль».
3. Появление в «1С: Бухгалтерия 8.1» партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и такого способа как ФИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.
4. Реализован опциональный аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой.
5. Реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам.
6. В «1С: Бухгалтерия 8» поддерживается учет деятельности индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.
7. Расширены возможности настройки типовых операций – средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой, но эффективный инструмент автоматически теперь может легко и быстро настраиваться пользователем.
8. Современный эргономичный интерфейс «1С: Бухгалтерия 8.1» делает доступными сервисные возможности «1С: Бухгалтерия 8.1» даже для небольших организаций.

   Теперь  наглядно представим учет  товаров  на складах в программе «1С: Бухгалтерия 8.1».

     В этой программе для хранения условно-постоянной информации служат справочники. Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах – режим просмотра и редактирования и режим выбора элемента справочника. Переход к справочникам осуществляется через пункт меню «Операции» - «Справочники» или через реквизиты документов.

Рисунок 1 – Окно выбора объекта «Справочник»

   Для ведения учета на базе  должны быть установлены следующие настройки  учетной политики, подразделений  и складов:

Рисунок 2 – Экранная форма справочника  «Учетная политика».

Рисунок 3 – Экранная форма справочника  «Учетная политика», ЕНВД.

Рисунок 4 – Экранная форма справочника  «Подразделения организации»

      Для более точного учета перемещений  товаров по складам и розничным  магазинам создаются следующие  группы мест хранения:

Рисунок 5 – Экранная форма справочника «Склады. Места  хранения», группа «База Райпо».

Рисунок 6 - Экранная форма справочника «Склады. Места хранения», группа «Магазины Райпо».

      Далее нужно перейти к заполнению справочника  контрагенты и создать в нем новую группу «Поставщики Райпо»

Рисунок 7 – Экранная форма справочника «Контрагенты», группа «Поставщики Райпо».

      Также для удобной работы с программой необходимо создание справочника «Номенклатура», чтобы ускорить ввод данных по поступающим товарам в программу:

Рисунок 8 – Экранная форма справочника «Номенклатура», группа Товары для Райпо».

В группе «Товары для Райпо» может быть создано столько дополнительных групп товаров, сколько необходимо. Ведь перечень поставки их на базу очень разнообразен.

      Теперь  непосредственно перейдем к занесению  в программу поступления товаров  от поставщиков. Для этого открываем  пункт меню «Покупка» - «Поступление товаров и услуг». Нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем «Покупка, комиссия». Затем откроется следующая экранная форма:

Рисунок 9 – Экранная форма документа «Поступление товаров  и услуг».

Далее выводиться на печать полученная товарная накладная:

Рисунок 10 –  Печатная форма товарной накладной.

      К основным операциям, происходящим с  товарами на базе Райпо также можно отнести перемещение со склада на склад и возврат поставщику.

Перемещение со склада на склад оформляется  «Склад»- «Перемещение товаров». Далее  кнопка «Добавить», и выбираем «товары, продукция».

В результате заполнения документа получаем:

Рисунок 11 – Экранная форма документа «Перемещение товаров».

При выводе на печать получиться следующее:

Рисунок 12 -  Печатная форма документа «Накладная на перемещение».

Возврат поставщику некачественного товара формируется следующим образом: «Покупка» - «Возврат товаров поставщику» - кнопка «добавить».

Далее заполняем следующую форму:

Рисунок 13 – Экранная форма документа  «Возврат товаров поставщику».

Информация  для заполнения полей «Склад», «Контрагент», «Договор» берется из уже заполненных  справочников. Формируем печатную форму документа:

Рисунок 14 – Печатная форма документа  «Возврат товара  поставщику».

      Так как база организации является временным  местом хранения товаров, пока их не отправят по розничным магазина, то в программе должен создаваться документ, регистрирующий данные перемещения. Он будет аналогичен документу «Перемещение со склада на склад».

Рисунок 15 –  Печатная форма документа «Накладная на перемещение».

      Для ведения синтетического учета движения товаров на складах в программе 1С можно сформировать отчет: «Отчеты» - «Сводные проводки». Для формирования выбирается период отчета и дальше кнопка «Сформировать»:

Рисунок 16 –  Экранная форма отчета «Сводные проводки».

Более подробным отчетом будет «Отчет по проводкам».  В нем добавлены такие столбцы как «Документ», «Аналитика Дт» и «Аналитика Кт». Это позволяет более широко проанализировать операции с товарами:

Рисунок 17 –  Экранная форма отчета по проводкам.

      Также в программе возможно составление  оборотно - сальдовой ведомости по счету 41. Он позволяет  видеть сразу номер и дату документа на поступление товара, наименование, и склад на котором этот товар храниться:

Рисунок 18 – Экранная форма документа  «Оборотно – сальдовая ведомость  по счету 41».

      Важнейшей операцией при учете товаров является проведение регулярных инвентаризаций, с целью своевременного выявления недостатка товаров на складах. Для этого в программе находим: «Склад» - «инвентаризация товаров на складе»- кнопка «добавить». Заполняется следующая экранная форма, причем заполнение происходит автоматически по остаткам на складе:

Рисунок 19 –  Экранная форма документа «Инвентаризация  товаров на складе».

Рисунок 20 –  Печатная форма документа «Инвентаризация  товаров на складе".

      Конечно, и у программы «1С: Предприятие 8» есть недостатки:

     1. Высокие системные требования. Даже  пустая база данных весит около  200 мегабайт. Поэтому и компьютер  должен быть соответствующий  – от 512 мегабайт оперативной  памяти (а для комфортной работы  лучше 1024 мегабайта), процессор от 1500 мегагерц.

     2. Низкая производительность платформы.  Даже если установить «1С: Предприятие  8» на очень шустрый компьютер,  то такой скорости работы, как  «1С: Предприятие 7.7» добиться  будет проблематично. 

     Делая общий вывод можно сказать, что хотя действующая в организации программа и удовлетворяет требованиям ведения бухгалтерского учета, но не смотря на это для развития организации в целом необходимо развивать и автоматизацию бухгалтерского учета, т.е. переходить на более современную версию 1с: 8.1, причем не только на базе, но и в бухгалтерии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Экономическая эффективность автоматизации учета

    При определении экономической эффективности  от внедрения программы «1С: Бухгалтерия 8» (только для базы Райпо )следует рассчитать и проанализировать множество показателей. Данный процесс делится на несколько этапов.

    На  первом этапе необходимо рассчитать общие капитальные затраты, связанные  с автоматизацией задач управления (КЗ_а) по формуле 1:

    КЗ_а = Ц_по + К_тех + К_рм + К_пр + К_н = 10800+ 31370 + 12368 + 10000 + 4000 = 136280 руб.,                                                                                                           (1)

где Ц_по – капитальные затраты на покупку программного обеспечения,

    К_тех – капитальные затраты на покупку технического обеспечения,

    К_рм – капитальные затраты на создание рабочего места пользователя,

    К_пр – капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы,