Автоматизация базы данных

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. 

• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК. 

Создание отчета

• Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД.
• Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Продукция). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
• Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рисунок 39 – Создание отчета с помощью конструктора

 

Форматирование:

1) Выделите заголовок  «Номера отелей»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рисунок 40 – Готовый отчет

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните следующее:

• На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат,  откроется диалоговое окно Автоформат. 
• В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий. 
• Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.  Сохранить и закрыть отчет. 

 

7.3.Макросы

Последовательность выполняемых операций выполняется в виде макросов, которая выполняется при выборе определенной команды или комбинации клавиш. Макрос состоит из кода VBA.

Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, которые выполняют определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Они обеспечивают возможность выполнения большинства задач, определяют набор методов обработки объектов, а также наличие аппарата запуска программ через события, вызываемые действиями пользователя, не исключает возможности написания программ на языке макросов, которые могут решать нужные задачи.

Конструирование макроса.

Макрос на открытие таблицы Номера отелей. На панели инструментов выбираем макрос, нажимаем появляется окно. Выбираем в графе макрокоманда «Открыть таблицу», ниже в «Имя таблицы» выбираем таблицу «Номера отелей». Сохраняем

Рисунок 41 – Создание макроса на открытие таблицы «Номера»

Макрос на открытие таблицы Клиенты отелей. На панели инструментов выбираем макрос, нажимаем появляется окно Выбираем в графе макрокоманда «Открыть таблицу», ниже в «Имя таблицы» выбираем таблицу «Клиенты отелей». Сохраняем

Рисунок 42 – Создание макроса на открытие таблицы «Клиенты»

Макрос на открытие таблицы Сотрудники отелей. Также на панели инструментов выбираем макрос, нажимаем, появляется окно. Выбираем в графе макрокоманда «Открыть таблицу», ниже в «Имя таблицы» выбираем таблицу «Сотрудники отелей». Сохраняем

Рисунок 43 – Создание макроса на открытие таблицы «Сотрудники»

 Макрос на открытие запроса. Создается также как и макрос на таблицу, только вместо открытие таблицы выбираем «Открыть запрос».

Рисунок 44 – Создание макроса на открытие запроса

 

7.4.Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое  количество страниц подчиненных  кнопочных форм (например, формы  для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной  кнопочной формы;

4) создать элементы для  кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для  запросов или для таблиц с  уникальными именами;

6) создать элементы для  кнопочных форм запросов или таблиц. 
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм», в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Рисунок 45 – Создание страницы главной кнопочной формы

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы». В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

·  вводим текст: Открыть таблицу продукция;

·  выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

·  выбираем из списка макросов: Открыть таблицу Номера отелей, щелкаем на кнопке «ОК».

Рисунок 46 – Окно « Диспетчер кнопочных форм»

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Открыть таблицу Номера отелей».

Рисунок 47-  Окно «Создание кнопки открыть таблицу Номера отелей»

Для создания следующей кнопки открыть таблицу «Клиенты отелей» щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

•  вводим текст: Открыть таблицу Клиенты отелей;

•  выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

•  выбираем из списка макросов: Макрос клиенты отелей, щелкаем на кнопке «ОК».

Рисунок 48 – Окно «Создание кнопки открыть таблицу Клиенты отелей»

Также создаем кнопку для открытия таблицы «Сотрудники отелей» щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

•  вводим текст: Открыть таблицу Сотрудники отелей;

•  выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

•  выбираем из списка макросов: Макрос сотрудники отелей, щелкаем на кнопке «ОК»

Рисунок 49 – Окно «Создание кнопки открыть таблицу Сотрудники отелей

Для создания кнопки открыть запрос щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

•  вводим текст: Открыть запрос;

•  выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

•  выбираем из списка макросов: Макрос запрос на выборку, щелкаем на кнопке «ОК».

Рисунок 50 – Окно «Создание кнопки открыть запрос

Далее создаем кнопку для открытия отчета, щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

•  вводим текст: Открыть итоговый отчет;

•  выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть отчет;

•  выбираем из списка отчетов: Отчет итоговый по группам, щелкаем на кнопке «ОК»

Рисунок 51 – Окно «Создание кнопки открыть отчет»

Создаем кнопку для открытия формы на изменение, щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

• вводим текст: Открыть форму;

• выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;

•  выбираем из списка форм: Однотабличная форма Сотрудники отелей, щелкаем на кнопке «ОК»

Рисунок 52 – Окно «Создание кнопки Открыть форму»

Для создания кнопки Выход из приложения, щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

•  вводим текст: Выход;

• выбираем из списка команд: Выйти из приложения, щелкаем на кнопке «ОК»

Рисунок 53 – Окно «Создание кнопки Выход»

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

Рисунок 54 – Окно «Изменение страницы кнопочной формы» 
     Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.

Рисунок 55– Результат «Кнопочная форма»

 

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была разработана база данных, необходимая для информационной системы учёта номеров отелей, а также клиенты номеров отелей. База данных использует реляционную модель данных, таблицы базы данных прошли все этапы нормализации. Для созданной БД была построена схема базы данных, что облегчит дальнейшее её развитие. Создали запросы, формы и отчеты по каждой таблице, а также главную кнопочную форму. Данная работа выполнена полностью в соответствии с предъявляемыми требованиями. Все цели были достигнуты на высоком уровне.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Ахмадеев И.А. Программирование в Access. Курс лекций.- Набережные Челны, КамПИ, 2003-250с.

2.Глушаков С.В., Ломотько Д.В. База данных: Учебный курс.- Харьков, Фолио: 2000.-504с.

3.Гринченко Н.Н., Гусев Е.В., Макаров Н.П. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие. М.: Издательский центр « Телеком», 2004. – 240с.

4.Карпова Т. База данных: модели, разработка, реализация. Учебник. СПб, Питер, 2001- 360с.

5.Кузьменко В.Г. VBA2000. М.: Бином, 2000- 384с.

6.Райордан Р. Основы реляционных  баз данных. – М.: Русская редакция, 2001

7.Степанов В.В. Microsoft Access 2003. М.: ООО « Аквариум – Принт», К.: ОАО « Дом печати – ВЯТКА». 2006- 128с.

8.Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов высших  учебных заведений. – М.:  Издательский центр « Академия», 2009.- 320с.

9.Харитонова И. Самоучитель Access 2000. – СПб.: Питер, 2002.- 384с.

10.Хомоненко А.Д., Мальцев  М.Г. Базы данных. Учебник  для  высших учебных  заведений. Под  ред. проф. А.Д. Хомоненко.- СПб.: КОРОНА  - принт, 2000.- 416с.

11. Фуфаев Э.В., Фуфаев Д.Э. База данных. Учебное издание. –  Издательский центр « Академия», 2009.- 320с.