Автоматизация базы данных

Содержание

Введение	4
1.Исследование  предметной области	5
2.Описание документооборота  предметной области	6
3.Концептуальное  проектирование	7
3.1.Перечень сущностей	7-8
3.2.Перечень атрибутов	9
4.Инфологическое  проектирование	10
4.1.Модель «сущность  – связь»	10
4.2.Классификация  связей	11
5.Реляционная  модель БД	12
5.1.Выбор ключей	12
6.Запросы в  БД	13-25
7.Требования  к техническому обеспечению	26
7.1.Экранные формы	26-34
7.2.Описание отчетов	35-37
7.3.Макросы	38-40
7.4.Главная кнопочная  форма	41-46
Заключение	47
Список использованной литературы	48

 

ВВЕДЕНИЕ

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому и возникла необходимость создания баз данных.

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Они позволяют структурировать, хранить и извлекать информацию оптимальным для пользователя способом.

База данных (БД) – это компьютеризованная система, предназначенная для хранения информации и предоставления ее по требованию.

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Между базой данных и пользователями системы располагается уровень программного обеспечения, именно это и подразумевается под понятием СУБД. Все запросы пользователей на получение доступа к базе данных обрабатываются СУБД. Создание, наполнение, обновление и удаление данных в файлах или таблицах также предоставлены СУБД. Основная задача СУБД – дать пользователю базы данных возможность работать с ней, не вникая во все подробности работы на уровне аппаратного обеспечения. То есть, СУБД позволяет пользователю рассматривать базу данных как объект более высокого уровня по сравнению с аппаратным обеспечением, а также предоставляет в его распоряжение набор операций, выражаемых в терминах языка высокого уровня, например, набор операций, которые можно выполнять с помощью языка SQL (Structured Query Language).

. 
1.Исследование предметной области

Каждая система управления базами данных, в зависимости от ее предназначения имеет дело с той или иной предметной областью. Выявление предметной области является необходимым этапом при разработке любой СУБД. Именно на этом этапе выявляются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы.

Предметной областью данной СУБД является отель. В данной предметной области необходима своя база данных, поскольку в отеле имеется много различной информации.

База данных решает следующие задачи: учёт клиентов отелей, выдача данных о клиентах и номерах отелей (этаж, класс номера, свободные номера, телефон номера, цены за сутки).

Далее можно выделить основные понятия данной предметной области, а именно:

1. Клиенты
2. Номера
3. Сотрудники

Исходные данные об отеле: отель имеет номера, в которых останавливаются и проживают клиенты (одноместный, двухместный, трехместный, люкс номера). Также в отеле клиентов обслуживают сотрудники, которые убирают и следят за чистотой в номерах. Разрабатывая данную базу данных, необходимо выполнить ряд следующих задач:

1. провести учет клиентов отеля;
2. выдать данные о номерах отеля;
3. дать информацию о сотрудниках отеля.

 

2.Описание документооборота предметной области

В отеле клиенты снимают номера и проживают, определенный период времени. Обеспечивается работа сотрудников  с клиентами.

В процессе работы с базой данных формируется номера отеля, в которых содержится информация о классе номера, свободных номерах, номере комнаты, этаже, цене за сутки, времени уборки. Формируется список клиентов отеля в котором указаны фамилия, имя, отчество, дата въезда, номер комнаты, количество суток, номер сотрудника.

В базе данных также возможно получить информацию о сотрудниках отеля где указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер паспорта, время уборки, должность.

 

3.Концептуальное проектирование

3.1.Перечень сущностей

База данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, о клиенте, о номере), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, номер комнаты, цена за сутки). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

При разработке базы с учетом требований и поставленных целей было создано 3 таблицы:

1. Клиенты;
2. Номера;
3. Сотрудники.

Создание таблицы производится с использованием конструктора, вызов которого осуществляется с вкладки Создание, представленный на рисунке 1

Рисунок 1 – Создание таблицы

 

После нажатия кнопки «Конструктор таблиц» появится таблица, в котором нам необходимо указать название полей и их типы, в нашем случае таблица «Номера отелей» представлен на рисунке 2

Рисунок 2 - Создание таблицы «Продукция»

 

Таблица « Клиенты отелей» представлена на рисунке 3

Рисунок 3 - Создание таблицы «Поставка»

 

Таблица «Сотрудники отелей» представлена на рисунке 4

Рисунок 4 - Создание таблицы «Номера отелей»

 

3.2.Перечень атрибутов

После создания таблиц необходимо задать ключевые поля для данных таблиц. На рисунках со 2 по 4 такие поля отмечены пиктограммой с изображением ключа.

Заполним таблицы. Таблицы с внесенными данными изображены на рисунках 5-7

Рисунок 5 - Заполнение таблицы «Номера отелей»

Рисунок 6 - Заполнение таблицы «Клиенты отелей»

Рисунок 7 - Заполнение таблицы «сотрудники отелей»

4.Инфологическое проектирование

4.1.Модель «сущность – связь»

Связь данных – графическое представление связей между таблицами и запросами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.

Все 3 таблицы имеют связь «один - ко- многим». Связи осуществлялись между таблицами по схеме «первичный ключ – внешний ключ». Схема данных в оформленном виде показана на ниже представленном рисунке 8

Рисунок 8 - Схема данных

 

 

4.2.Классификация связей

Существует межтабличная связь. При ее создании между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако, связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей. Выделяют следующие связи:

отношение «один – ко- многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса;

отношение «один – к – одному»- это вид связи применяется в том случае, когда первичный ключ одной таблицы ссылается на ключ другой;

отношение «многие – ко – многим»- суть этого типа связи в том, что ключ в одной таблице связывается с ключом другой и наоборот.

 

5.Реляционная модель БД

5.1.Выбор ключей

В разработанной БД ключевыми полями являются:

 - номер комнаты;

 - номер клиента;

 - номер сотрудника

Все необходимые таблицы связаны именно по этим ключевым полям.

Рисунок 9 - Основные ключевые поля

 

6.Запросы в БД

Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку.

 Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Создание запроса на выборку с помощью Мастера

При создании запроса необходимо определить:

Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

Предмет поиска в базе данных

Перечень полей в результате выполнения запроса

 

В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

Рисунок 10 - Создание простых запросов

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть запрос для просмотра данных или. Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

Простой

По условию

Параметрические

Итоговые

С вычисляемыми полями

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка – указывает тип сортировки

Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

Условия отбора  - задаются критерии поиска

Или – задаются дополнительные критерии отбора

Рисунок 11 – Создание запроса с помощью конструктора