Автоматизация базы данных

В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Номера отелей отбуксировать поле Номер комнаты в первое поле Бланка запросов,  отбуксировать поле Этаж во второе поле Бланка запросов, отбуксировать поле Класс номера в третье поле, отбуксировать поле Свободные номера в четвертое поле, отбуксировать Телефон номера в пятое поле.

Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Класс номера  ввести  - "одноместный", а в поле Телефон номера ввести – "128657".

После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Рисунок 12 – Создание простого запроса

Рисунок 13 - .Запрос на выборку

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

 

Параметрические запросы.

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.

Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию, а затем выполнить щелчок по кнопке ОК.

Рисунок 14 – Создание параметрического запроса

Рисунок 15 – Условие значения

Запрос с вычисляемым полем создается в конструкторе. Добавляем поля и находим поле, которое нужно вычислить. Затем через построитель  пишем 
«Скидка: [Цена за сутки] *0,05» и щелкаем ОК. Затем выполнить и смотрим на результат.

Запрос на вставку вычисляемого поля по таблице «Номера отелей» изображен на рисунке 16

Рисунок16 – Создание запроса на вставку вычисляемого поля

Запрос с использованием функции дата создается запрос в конструкторе. Добавляем поля и ищем поля с датой. В графе с условием прописываем, с какого по какое число нужно найти данные. Затем нажимаем выполнить и смотрим результат.

Запрос с использованием функции дата « Клиенты отелей» представлена на рисунке17

Рисунок 17 - Создание запроса с использованием функции дата

 

Перекрестный запрос создается с помощью мастера запросов, выбираем «Перекрестный запрос».

Рисунок 18 – Выбор запроса

Выбираем таблицу, которую будем использовать в запросе и значения, которые будем использовать.

Рисунок 19 - Создание перекрестного запроса

 

Затем щелкаем готово и смотрим результат.

Рисунок 20 - Готовый перекрестный запрос

Запросы на изменение: Запрос на добавление создается  в конструкторе. Добавляем поле, которое нужно добавить в другую таблицу и на вкладке конструктор выбираем Добавление. Затем выполнить, и увидим поле, которое добавиться в нужную нам таблицу. Запрос на добавление «Клиенты отелей» представлен на рисунке 22

Рисунок 21 – Создание запроса на добавление

 

Рисунок 22 Результат: «Запрос на добавление

Запрос на обновление создается в конструкторе, где выбираем поле, в котором нужно изменить значение, на вкладке конструктор выбираем Обновление. Затем пишем значение, которое нужно изменить и значение, на которое надо изменить. Затем выполнить, и смотрим изменения, произошедшие в таблице. Запрос на обновление « Номера отелей» представлен на рисунке 23

Рисунок 23– Создание запроса на обновление.

Запрос на создание новой таблицы создается из нескольких таблиц. Так как у нас уже имеются в базе три таблицы, мы можем добавить  четвертую, с помощью запроса. Создается он через конструктор запросов, открываем конструктор, добавляем нам нужные поля, на вкладке конструктор выбираем создание таблицы. Затем нажимаем выполнить, и в базе появляется четвертая таблица. Запрос на создание новой таблицы «Сведения о номерах» представлена на рисунке 24

Рисунок 24 – Запрос на создание новой таблицы

Рисунок 25 Результат: «Создание новой таблицы»

Запрос на удаление создается в конструкторе, добавляем поле в котором нужно удалить значение, на вкладке конструктор выбираем Удаление. Затем в поле прописываем значение, которое нужно удалить в кавычках и затем жмем выполнить. Запрос на удаление представлен на рисунке 26

Рисунок 26– Создание запроса на удаление

 

7.Требования к техническому обеспечению

7.1.Экранные формы

Access предоставляет возможность  вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить таким образом, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы вычисляют значения и выводят на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений

Способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel
• Алгоритм создания форм следующий: 
• Открыть окно БД
• В окне БД выбрать вкладку Формы
• Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
• В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных
• Щелкнуть на кнопке ОК

Рисунок 25 – Создание форм

 

Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Рисунок 27 – Создание формы с помощью мастера

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>. 

Рисунок 28 – Выбор полей из таблиц

Например, выберем источник – таблицу Клиенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

Рисунок 29 – Выбор внешнего вида формы.

После выбора стиля формы (например, стандартная), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

 После ввода имени формы выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Клиенты отелей. Данная форма представлена на рисунке 30

Рисунок 30– Создание однотабличной формы

 

Форма с кнопками. Кнопки добавляются в уже имеющеюся форму или можно создать новую форму. Кнопки добавляют с помощью конструктора. и кнопки «Кнопка» на пенили инструментов. Нажав на эту кнопку, появится окно в котором нужно будет выбрать какую кнопку создать.

Рисунок 31 – Создание формы с кнопками

Затем сохраняем и получаем следующий результат

Рисунок 32 – Форма «Сотрудники отелей»

 

Диаграммная форма создается с помощью кнопки «Сводная диаграмма» на панели инструментов.

Рисунок 33 – Выбор вкладки «сводная диаграмма»

Затем выбираем таблицу при помощи, которой будет делаться диаграмма.

Рисунок 34 – Создание диаграммной формы с помощью конструктора

Выбираем поля, которые смогут использоваться в диаграмме, размещаем их и смотрим на результат.

Рисунок 35 – Результат «Сводная диаграмма»

Сводная таблица создается при помощи кнопки «Сводная таблица».

Рисунок 36 – Выбор вкладки «сводная таблица»

Затем выбираем таблицу, которой будут использоваться данные

Рисунок 37 – Создание сводной таблицы

Подставляем нужные поля и смотрим результат

Рисунок 38 – Результат «Сводная таблица»

 

7.2.Описание отчетов

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

 При печати таблиц  и запросов информация выдается  практически в том виде, в котором  хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде  отчетов, которые имеют традиционный  вид и легко читаются. Подробный  отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет. 
• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. 
• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
• Щелкнуть на кнопке ОК.