Нотариат в Российской Федерации

 

5. Архивариус в своей деятельности  руководствуется:

 

5.1. Положением об архиве.

 

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

 

6. Архивариус подчиняется непосредственно  заведующему архивом.

 

7. На время отсутствия архивариуса  (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности  исполняет лицо, назначенное приказом  директора предприятия, которое  несет ответственность за надлежащее  их исполнение.

 

II. Должностные обязанности

 

1. Основными задачами архивариуса  являются:

 

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности  принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством  документов практического назначения).

 

1.2. Создание справочного аппарата  к ним.

 

1.3. Подготовка и своевременная  передача на государственное  хранение в образующихся в  деятельности организации документов  Архивного фонда Российской Федерации.

 

1.4. Осуществление контроля за  формированием и оформлением  дел в делопроизводстве подразделений  организации.

 

2. Для выполнения вышеуказанных  задач архивариус:

 

2.1. Организует хранение и обеспечивает  сохранность документов, поступивших  в архив.

 

2.2. Принимает и регистрирует  поступившие на хранение от  структурных подразделений документы,  законченные делопроизводством.

 

2.3. Участвует в разработке номенклатуры  дел, проверяет правильность их  формирования и оформления при  передаче в архив.

 

2.4. В соответствии с действующим  законодательством шифрует единицы  хранения, систематизирует и размещает  дела, ведет их учет.

 

2.5. Подготавливает сводные описи  единиц постоянного и временного  сроков хранения, а также акты  для передачи документов на  государственное хранение, на списание  и уничтожение материалов, сроки  хранения которых истекли.

 

2.6. Ведет работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый  их поиск.

 

2.7. Участвует в работе по экспертизе  научной и практической ценности  архивных документов.

 

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива  условий, необходимых для обеспечения  их сохранности.

 

2.9. Контролирует соблюдение правил  противопожарной защиты в помещении  архива.

 

2.10. Выдает в соответствии с  поступающими запросами архивные  копии и документы, составляет  необходимые справки на основе  сведений, имеющихся в документах  архива, подготавливает данные для  составления отчетности о работе  архива.

 

2.11. Участвует в работе по  экспертизе ценности архивных  документов.

 

2.12. Принимает необходимые меры  по использованию в работе  современных технических средств.

Нормативные акты, которыми руководствуется  в своей деятельности Частный  нотариус:

 

Нотариус Емельянова В.И. в своей работе руководствуется Конституцией РФ, Федеральным законом «Основы законодательства о нотариате», положениями и правилами, предусмотренными Гражданским кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, а также общепринятыми в международном праве нормами и принципами, заповедями Международного Союза Латинского Нотариата.

 

Перед началом  прохождения практики на основании  ст.5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-я была предупреждена нотариусом о неразглашении сведений и документов, которые стали мне известны в связи с прохождением практики в нотариальной конторе, в том числе и после окончания практики.

    Выдержка из Статья 5. Гарантии нотариальной деятельности

«  Нотариусу при исполнении служебных обязанностей, а также лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после сложения полномочий, или увольнения, за исключением случаев, предусмотренных настоящими Основами.

  Сведения (документы) о совершенных  нотариальных действиях могут  выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия.

Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами. Справки о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан, представляются в налоговый орган в случаях, предусмотренных статьей 16 настоящих Основ. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя.»

 Затем  я была ознакомлена с правилами  внутреннего трудового распорядка, со своими непосредственными  обязанностями.

После присутствовала при приеме граждан, а также знакомилась  с особенностями работы нотариуса, помощника нотариуса и архивариуса. Так же изучала Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-I и Приказ от 19 ноября 2009 г. № 403 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» (в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 № 81, от 23.11.2010 №360)

 

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 50, ст. 4855; 2004, № 27, ст. 2711; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 27, ст. 2717; 2006, № 27, ст. 2881; 2007, № 1, ст. 21; № 27, ст. 3213; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; 2008, № 52, ст. 6236; 2009, № 1, ст. 14, 20; № 29, ст. 3642) (далее - Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента  создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок  совершения нотариальных действий, формы  реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса  на сделках и свидетельствуемых  документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного  обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные  и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ  и иных нормативных правовых актов  в данной сфере.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:

нотариус, занимающийся частной практикой;

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников.

Работникам нотариуса, занимающегося  частной практикой, и государственной  нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ о запрете разглашения  сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XIII Правил.

Проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

 

За время  практики я регистрировала и распределяла по указанию помощника нотариуса и архивариуса поступившую корреспонденцию; обрабатывала исходящую корреспонденцию.

 

Обработка входящих документов

1.Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору (входящие), проходят следующую обработку.

Проверяется правильность доставки документов; ошибочно доставленные документы без  вскрытия конвертов возвращаются в  отделение связи для пересылки  по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу об этом составляется акт (приложение № 1), один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.

2.Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

3.Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые  для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданы нотариусу до истечения  шести месяцев со дня открытия наследства; нотариусу переданы документы  для совершения протеста векселя  и т.п.), заявителю выдается расписка, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение № 2). Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

При подаче нотариусу копий документов в случаях, предусмотренных настоящим  пунктом, заявителю по его просьбе  также может быть выдана расписка (приложение № 2), подтверждающая получение нотариусом копий документов.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю.

4.Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

5.Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение № 3) в день их поступления.

6.На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

7.Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

8.Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента поступления для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается автору обращения  не позднее 30 дней со дня поступления  документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

9.Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии и почтовом адресе заявителя.

10.Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня поступления направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ не известно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому  нотариусу или в территориальный  орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

11.Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня поступления возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

12.Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним  документы помещаются в дело с  отметкой «в дело». Отметка должна содержать  дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю  составляется справка о результатах  рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус.

Обработка исходящих  документов

13.Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д.), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение № 4). На исходящем документе ставятся регистрационный номер и дата регистрации.

14.Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку (приложение № 5). Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.