Нотариальные действия и правила их совершения

При совершении нотариальных действий, как правило, личность граждан  Российской Федерации устанавливается  по общегражданскому внутреннему паспорту. По фотографии, вклеенной в паспорт, нотариус и определяет, тот ли гражданин, которому этот паспорт выдан, обращается к нему для совершения нотариального  действия. Устанавливаются личности обратившихся и по другим документам:

1) личность военнослужащего  устанавливается на основании  удостоверения личности или военного билета, выданного командованием воинской части или военного учреждения;

2) личность лица без  гражданства, проживающего на  территории Российской Федерации, устанавливается по виду на жительство в Российской Федерации;

3) личность иностранного  гражданина устанавливается по  национальному паспорту с визой,  подтверждающей законность пребывания  его на территории Российской  Федерации, или документу, разрешающему  въезд на территорию Российской  Федерации, выданному компетентным  учреждением;

4) личность гражданина  Российской Федерации, постоянно  проживающего за границей и прибывшего на временное жительство в Российскую Федерацию, устанавливается по общегражданскому заграничному паспорту.

Кроме того, в исключительных случаях в качестве документов, удостоверяющих личность, нотариусам могут быть предъявлены:

временные удостоверения  личности гражданина Российской Федерации, выдаваемые взамен непригодных к  использованию, утерянных или похищенных общегражданских внутренних паспортов сроком на шесть месяцев в тех регионах России, в которых из-за большого количества заменяемых в ходе проходящей в стране паспортной реформы не могут своевременно обеспечить всех обращающихся новыми паспортами;

справки об освобождении из мест лишения свободы.

В отдельных случаях при  совершении некоторых нотариальных действий нотариусы устанавливают личность обратившегося при отсутствии паспорта и на основании других документов. Так, по сложившейся в соответствии с ранее действовавшим инструкциями нотариальной практике верность копий документов и выписок из них может быть засвидетельствована по предъявлении удостоверения, выданного гражданину по месту его работы или службы, удостоверения инвалида или участника войны, удостоверения о праве на льготы и т.п. По этим же документам может быть установлена личность обратившегося и для засвидетельствования подлинности подписи на некоторых заявлениях. Вместе с тем нельзя не отметить, что по Основам законодательства о нотариате нотариусу предоставлено право самому решать, по каким документам устанавливать личность обращающегося к нему гражданина. Если нотариус посчитает, что предъявленного документа, удостоверяющего личность, достаточно для установления личности обратившегося гражданина при совершении необходимого ему нотариального действия, то в соответствии со ст. 42 Основ он вправе установить личность по данному документу. Но он вправе и потребовать только паспорт.

Если на этом и остановиться при изучении правила об установлении нотариусом личности обратившегося за совершением нотариального действия гражданина, тогда правило покажется слишком простым. Но таковым оно является только при следующих обстоятельствах: 1) когда нотариусу предъявляется документ, удостоверяющий личность (далее — паспорт), выданный именно обратившемуся гражданину, а не кому-то другому; 2) когда предъявляется подлинный, а не подделанный паспорт. Почти всегда обращающиеся к нотариусам граждане, за крайне редкими исключениями, предъявляют при совершении нотариальных действий свои, а не чужие, подлинные, а не подделанные паспорта.

Нотариус же, по действующему законодательству, должен установить личность так, чтобы это было неоспоримо. Ведь устанавливая личность, нотариус не вправе ошибиться. Именно поэтому в ч. 2 ст. 42 Основ законодательства о нотариате предусмотрено, что установление личности должно производиться на основании документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Ошибка нотариуса при установлении личности обратившегося к нему гражданина может повлечь самые разные негативные последствия, в том числе и для самого нотариуса.

2.4. Требования к документам, представляемым нотариусу и исходящим от нотариуса

Нотариусам в своей  повседневной деятельности приходится постоянно иметь дело с документами, притом не только современными, но и  выданными давно. Документы, на основании  которых или в соответствии с  которыми совершаются нотариальные действия, должны отвечать определенным требованиям.

В соответствии с ч. 1 ст. 45 Основ законодательства о нотариате  нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также исполненные карандашом. С таких документов нотариусы не вправе свидетельствовать копии, выписки, переводы. Не могут быть приняты такие документы и в качестве правоустанавливающих. Если в предъявляемом для совершения нотариального действия документе имеется какой-либо из перечисленных дефектов, нотариус обязан разъяснить обратившемуся, какие меры ему необходимо предпринять, чтобы нотариальное действие все-таки было в дальнейшем совершено.

В случае, если обратившийся настаивает на совершении необходимого ему нотариального действия по имеющемуся у него документу, нотариус должен вынести постановление об отказе в совершении нотариального действия, ссылаясь при этом нач. 1 ст. 45 Основ.

Нотариусы должны хорошо знать, какими правилами обязаны руководствоваться при оформлении тех или иных документов организации и учреждения, которые их выдают. Так, из огромного количества существующих документов нотариусам чаще всего приходится иметь дело со свидетельствами о государственной регистрации актов гражданского состояния, притом выданными в самое разное время. Поэтому нотариусы во избежание засвидетельствования копий с подделанных документов должны знать правила их выдачи, не только действующие в настоящее время, но и действовавшие ранее в России, а также формы бланков и в какие годы они менялись. До Великой Отечественной войны и в послевоенные годы, например, ведение записей актов гражданского состояния в России регулировалось инструкцией НКВД СССР 1937 г. (была издана отдельной брошюрой). Сейчас формы свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, порядок их заполнения устанавливаются Правительством РФ³. Бланки таких свидетельств — о рождении, заключении брака, расторжении брака, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства, о перемене имени или смерти в соответствии с ФЗ от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния» выполняются типографским способом на гербовой бумаге, являются документами строгой отчетности. Каждый такой бланк имеет серию и номер. Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния подписывается руководителем органа записи актов гражданского состояния и скрепляется печатью этого органа. Бланки свидетельств изготавливаются только организацией, уполномоченной Правительством РФ (п. 4 ст. 6 и ст. 8)⁴.

Законодательно закреплены и требования, которые должны соблюдать  сами нотариусы при оформлении нотариальных документов. В соответствии с ч. 2 ст. 45 Основ3 текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан, во-первых, ясно и, во-вторых, четко. Первое требование — единственное из всех, содержащихся в ст. 45, относится не к техническим, а смысловым. Оно означает, что содержание всякой сделки должно быть изложено вполне определенно. Нельзя, например, в договоре мены жилых помещений указывать: «Васильев Николай Сергеевич меняет принадлежащую ему на праве собственности квартиру № 45 в доме 27 по улице Здоровцева в Санкт-Петербурге на долю жилого дома № 7, находящегося в Санкт-Петербурге, г. Зеленогорск, ул. Ленина и принадлежащую Горелову Дмитрию Алексеевичу...» В договоре надо обязательно точно предусмотреть, на какую конкретно — одну вторую, одну четвертую и т.д. — долю дома меняется квартира. Ведь если Горелову Д. А. принадлежит одна вторая доля, и именно ее он меняет, то в дальнейшем он может оспаривать договор с такой формулировкой в суде и при этом утверждать, что он менял не всю принадлежащую ему долю, а только часть ее. Разобраться же суду в этом споре будет не просто. Содержание всякого договора, удостоверяемого нотариусом, должно быть изложено так, чтобы не оставалось никаких сомнений относительно его предмета, обязательств, цены (если он возмездный) и всех других условий. Особенно важно соблюдать законодательное требование о том, что текст сделки должен быть написан ясно, когда нотариусы удостоверяют доверенности. Если обратившийся просит нотариуса удостоверить, например, доверенность на приватизацию муниципального жилого помещения, нельзя текст доверенности изложить так, чтобы по ней можно было еще и произвести отчуждение этого жилого помещения.

Нотариальные документы  могут быть изготовлены с использованием ксерокса, компьютера, пишущей машинки и даже написаны от руки. Текст документа должен быть четкий — разборчивый, легко читаемый. Если документ напечатан на пишущей машинке, то на всех его экземплярах должен быть четкий шрифт, если написан от руки, то непременно четким почерком.

В соответствии с ч. 2 ст. 45 Основ относящиеся к содержанию документа числа и сроки должны быть обозначены в документе хотя бы один раз словами, например: «... земельный участок размером 1200 (одна тысяча двести) кв. м...» Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть в нотариальных документах написаны полностью (при повторении имя и отчество указываются инициалами), наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Министерство юстиции, кроме того, рекомендует в удостоверяемых или выдаваемых нотариусом документах в отношении физических лиц указывать и дату их рождения, а при совершении нотариальных действий от имени иностранных граждан также их гражданство; в отношении юридических лиц — индивидуальный номер налогоплательщика, дату и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, помимо юридического и адрес фактического места нахождения⁵.

В случаях, когда нотариальные документы изложены на нескольких отдельных листах, они должны быть прошиты, листы пронумерованы. Количество листов в документе указывается под местом скрепления, запись об этом заверяется подписью нотариуса и его печатью. Точно такие же требования сами нотариусы предъявляют к оформлению документов, представляемых им для совершения тех или иных нотариальных действий — свидетельствования копий с них, в качестве правоустанавливающих при удостоверении сделок и т.д. Документы, не соответствующие указанным требованиям, для совершения нотариальных действий не принимаются.

В нотариате все документы  традиционно изготавливаются без каких-либо исправлений. И нотариусы должны стремиться поддерживать сложившуюся традицию. Поэтому в случае, когда допущенная ошибка замечена до того, как документ выдан, или сразу же при выдаче, то его все-таки лучше изготовить заново. В других случаях исправлять ошибки, вписывать пропущенные слова надо по следующим правилам:

1) в документах, в которых  не подписываются обратившиеся  за совершением нотариального действия лица (различные свидетельства, копии с документов, переводы, исполнительные надписи и т.д.), исправления, сделанные в тексте, вписанные слова оговариваются нотариусом, подтверждаются его подписью и скрепляются печатью. При этом исправления должны вноситься так, чтобы первоначальный текст можно было прочитать и после его исправления;

2) в документах, подписываемых  обратившимися (договорах, доверенностях, завещаниях, заявлениях, банковских карточках, актах о морском протесте, протоколах допроса свидетелей, осмотра письменных и вещественных доказательств и т.д.), исправления, вписанные слова должны быть оговорены и подтверждены подписями обратившихся за совершением нотариального действия лицами, а также оговорены нотариусом, подтверждены его подписью и печатью. Первоначальный текст после его исправления должен оставаться читаемым.

2.5. Порядок подписания документов

До нотариального оформления всякая сделка должна быть облечена в  письменную форму путем составления  соответствующего документа — договора, доверенности, завещания.

Документы могут быть составлены как самими обращающимися для  совершения нотариального действия лицами, так и нотариусом. Если документ изложен обращающимися неправильно или неграмотно, нотариус предлагает его переделать. Нотариус должен предложить составить новый документ и в том случае, когда он соответствует предъявляемым требованиям, но уже подписан лицом, обращающимся к нотариусу. Нотариусы не вправе принимать к нотариальному удостоверению или засвидетельствованию документы с подписями, так как в соответствии с ч. 1 ст. 44 Основ «документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса». Кроме того, до подписания «содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам».

В связи с тем, что к  процедуре подписания нотариально  оформляемых документов предъявляются  по ст. 44 Основ определенные требования, она должна быть выполненной в  обязательном порядке при совершении тех нотариальных действий, которые предполагают наличие подписи в изготавливаемом документе. Процедура подписания предполагает такую последовательность действий нотариуса:

1) подготовленный к подписанию  нотариальный документ зачитывается  вслух в присутствии всех, от  имени кого совершается нотариальное  действие;

2) если при этом возникают  какие-либо вопросы, нотариус  должен их разрешить;

3) перед подписанием документа  нотариус объясняет, в какой  последовательности он должен быть подписан участниками и каким образом;

4) нотариальный документ  предлагается подписать, при этом  сам нотариус наблюдает за процессом подписания.

Совершение с соблюдением  указанных требований таких нотариальных действий, как удостоверение договоров, доверенностей, завещаний, свидетельствование подписи на заявлении или на банковской карточке, совершение морского протеста, обеспечение доказательств путем составления протокола допроса свидетеля, а также протокола осмотра письменных и вещественных доказательств, делает неоспоримой подпись на изготовленном при этом нотариальном документе.

Именно для того чтобы  подпись стала неоспоримой, по традиции, которая сложилась еще в те времена, когда в российском нотариальном законодательстве было предусмотрено, как подписываются нотариальные документы, нотариус должен предложить сначала написать собственноручно полностью фамилию, имя и отчество, а только потом расписаться.

Определенные правила  в нотариальном законодательстве установлены  для подписания документов в тех  случаях, когда физическое лицо по каким-либо причинам не может лично расписаться. Часть 2 ст. 44 Основ предусматривает, каким образом должна проходить процедура оформления нотариального документа в таких случаях: во-первых, гражданин, который вследствие физических недостатков, болезни или по иным причинам не может расписаться, должен обеспечить при нотариальном удостоверении сделки, свидетельствовании подписи на заявлении, иных документах присутствие лица, которому он поручает расписаться — рукоприкладчика; во-вторых, нотариус при изготовлении нотариального документа выясняет причину, в силу которой документ не может быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся для совершения нотариального действия, и указывает ее в тексте этого документа; в-третьих, нотариус устанавливает личность не только лица, от имени которого совершается нотариальное действие, но и рукоприкладчика; в-четвертых, в присутствии гражданина, который не может расписаться, и рукоприкладчика нотариус зачитывает вслух текст нотариального документа. Если возникают какие-либо вопросы, нотариус должен их разрешить, и только после одобрения текста документа рукоприкладчику предлагается в нем расписаться.