Правила ведения кассовых операций

1.Общие положения

Предприятия, организации  и учреждения (в дальнейшем –  предприятия) независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждения банков (далее - банках).

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в  соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Для осуществления  расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу  и вести кассовую книгу по установленной  форме.

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в  чеке.

Предприятия могут  иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных  банками, по согласованию с руководством предприятий. 
При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны  сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов  остатка наличных денег в кассе  в порядке и сроки, согласованные  с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные  и вечерние кассы банков, инкассатором и в объединенные кассы при  предприятиях для последующей сдачи  в банк, а также предприятиям связи  для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие  постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут  расходовать её на оплату труда и  выплату социально- трудовых льгот ( в последующем – оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих  постоянную денежную выручку, на нужды  других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия имеют  право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней ( для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней). Включая день получения  денег в банке.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные  расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных  подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих  на самостоятельном балансе и  находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с 
Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской 
Федерации:

1. Приходные кассовые  ордера – форма № КО-1;

2. Расходные кассовые  ордера – форма№ КО-2;

3. Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров – формы № КО-3 и  КО-3а; 
4. Кассовая книга – форма № КО-4.

2.Прием, выдача  наличных денег и оформление  кассовых документов

При приёме денежных билетов и монет в платежи  кассиры обязаны руководствоваться  установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и  правилами определения платежности  банковских билетов (банкнот) и монет  Банка России.

Прием наличных денег  кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Подписанным  главным бухгалтером или лицом  на это уполномоченным письменным распоряжением  руководителя предприятия.

О приёме денег выдается квитанция к приходному кассовому  ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или  надлежаще оформленным другим документам ( платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными.

В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, его подпись  на расходных кассовых документах не обязательна.

Заготовительные организации  могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья, с последующим  составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового  ордера на все выданные за день суммы  по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и  номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платёжной) ведомости.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер  документа, кем и когда он выдан  и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер  документ составлен на выдачу денег  нескольким лицам, то получатели также  предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются  в соответствующей графе платежных  документов. Однако в последнем случае запись о данных документах , удостоверяющих личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии  выдача денег производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при  наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении  денег по платежной ( расчетно - платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным  кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно 
– разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия – организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир, производит только лицу, указанному в  расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной  в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и  отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение  денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в  получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег  по доверенности производится в соответствии с требованиями. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или  ведомости.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производится кассиром по платежным ( расчетно – платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном ( заглавном ) листе платежной ( расчетно - платёжной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это  уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда ( при  уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходные, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег  на оплату труда отдельным лицам  производится, как правило, по расходным  кассовым ордерам.

По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий  кассир должен:

а) в платежной ( расчетно – платежной) ведомости против фамилии  лиц, которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости  дополнительно делается надпись: «Деньги  по ведомости выдавал (подпись)». 
Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №---------- ».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами  в платежных (расчетно- платежных  ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы  сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а  также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в  этих документах не допускаются.

В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается  основание для их составления, и  перечисляются прилагаемые к  ним документы.

Выдача приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производится только в день их составления.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжных ( расчетно – платёжных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после  их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники. При  этом в машинограмме за соответствующий  день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.