2. Управление производственными  запасами организации

     Управление  запасами заключается в решении  двух основных задач:

1. определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса;
2. создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.

     Нормой  запаса называется расчетное минимальное  количество предметов труда, которое  должно находиться у производственных или торговых предприятий для  обеспечения бесперебойного снабжения  производства продукции или реализации товаров.

     Контроль  за состоянием запасов - это изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

     Необходимость контроля обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера  запаса за рамки, предусмотренные нормами  запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

     При контроле за состоянием запасов необходимо выбрать:

• систему пополнения запасов,
• количественную величину заказываемой партии,
• интервал времени, через который повторяется заказ.

     Эффективное управление товарно-материальными запасами позволяет:

• уменьшить потери производства из-за дефицита сырья и материалов;
• ускорить оборачиваемость данных оборотных активов;
• избежать замораживания денежных средств в излишках товарно-материальных ценностей;
• снизить потери запасов и затраты на их хранение.

     Для обеспечения непрерывного и эффективного функционирования любого предприятия  необходимо располагать материальными  запасами.

     Для производственных предприятий целесообразно  пользоваться термином производственные запасы.

     Производственные  запасы – материальные ресурсы, находящиеся  у потребителя, и не вступившие в  процесс производственной переработки.

     Производственные  запасы делятся на две группы. В  первую, включают сырье и материалы, во вторую – незавершенное производство, полуфабрикаты и готовую продукцию.

     Запасы  готовой продукции поступают  из выпускающих (сборочных) цехов, отправляются заказчикам и являются буфером между  производительностью операционной системы и скоростью отгрузки или продажи продукции; дают возможность обеспечить оптимальное обслуживание клиентов, сокращая перерывы в поставках. Они служат буфером против колебаний спроса.

     Следует отметить, что в наличии значительных производственных запасов есть как  позитивные, так и негативные стороны.

     Позитивный  аспект заключается в обеспечении  высокого уровня обслуживания потребителей продукции и гарантированного заданного  ритма работы предприятия.

     Негативные  аспекты большого наличия производственного  запаса проявляются в определенных случаях и приводят к снижению качества материальных ресурсов, полностью не востребуются, увеличиваются затраты на содержание и снижают скорость обращения оборотных средств.

     Таким образом, менеджер по производству должен поддерживать такую величину производственных запасов, чтобы связанные с ними издержки были экономически обоснованными.

     К другим целям управления материальными  запасами относят:

     • своевременное обеспечение подразделений предприятия необходимыми видами ресурсов требуемого количества и качества;

     • улучшение использования ресурсов: повышение производительности труда, фондоотдачи, сокращение длительности производственных циклов изготовления продукции, обеспечение ритмичности процесса, сокращение оборачиваемости оборотных средств, полное использование вторичных ресурсов, повышение эффективности и других показателей:

     • анализ организационно технического уровня производства и качества выпускаемой  продукции у конкретного поставщика и подготовка предложений по повышению конкурентоспособности выпускаемых конкурентами ресурсов или смене поставщика конкретного вида ресурса.  Чтобы достичь перечисленные цели, предприятие выполняет следующие виды работ:

     1. Проведение маркетинговых исследований рынка поставщиков по конкретным видам материалов;

     2. Нормирование потребности в конкретных  видах материалов;

     3. Разработка организационно технических  мероприятий по снижению норм  и нормативов расхода материалов;

     4. Поиск каналов и форм обеспечения материалами производства;

     5. Планирование обеспечения производства  ресурсами; 

     6. Разработка материальных балансов;

     7. Организация доставки, хранения  и подготовки материалов 

     к производствам;

     8. Организация обеспечения материалами  рабочих мест;

     9. Учет и контроль использования  материалов;

     10. Организация сбора и переработки  отходов производства;

     11. Анализ эффективности использования  материалов;

     12. Стимулирование лучшего использования  материалов.

     Для реализации цели важно решить две задачи:

• определить оптимальный размер заказа на пополнение;
• точно по графику направить заявки на пополнение запаса и обеспечить сроки их поступления поставщику.

     К необходимости создания материальных запасов приводят следующие факторы:

• дискретность поставок и выпуска продукции;
• случайные колебания в спросе между поставками;
• колебания в сезонном спросе.

     Таким образом, устанавливается зависимость  между тремя переменными:

     спрос – производство –  сырье.

     Планирование  потребности в материалах опирается:

• на производственную программу, которая должна быть тесно увязана с прогнозируемыми объемами реализации продукции;
• нормы и нормативы расхода сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива, комплектующих изделий, инструмента;
• мероприятия по повышению эффективности производства в части экономии материальных ресурсов;
• планы по капитальному строительству;
• мониторинг цен на все потребляемые виды материалов.

     Потребность предприятия в материалах определяется в натуральном и денежном выражении  и предполагает:

• определение общей потребности в материалах на производство продукции и хозяйственно эксплуатационные нужды на плановый период;
• определение объемов поставок материалов и суммы затрат на их заготовку, в том числе определение оптимальных объемов поставки ресурсов;
• установление сроков и источников покрытия потребности в материалах;
• создание необходимых условий для хранения и поставки материалов.

     Формирование  запасов материалов на предприятии  опирается на их годовую потребность  и жестко увязывается с финансовым планом, так как прирост или уменьшение оборотных средств зависит от изменения запасов материалов и влияет на финансовое состояние предприятия.

     Менеджер, обеспечивающий и отвечающий за производственный запас должен иметь:

• финансовый план;
• сформированную производственную программу;
• план закупок материальных ресурсов;
• потребность каждого вида материалов;
• нормы расхода;
• владеть информацией рынка.

       Одновременно менеджер решает  следующие вопросы: 

• сколько и когда заказать;
• сколько иметь в резерве;
• кто из поставщиков (посредников) поставляет более качественные материалы;
• какой % поставок обеспечивается в установленные сроки, а какой с отклонениями от срока и почему;
• какова конкуренция среди поставщиков и агентов по поставкам;
• какие наиболее выгодные условия предлагают поставщики;
• какой вид транспорта доставки предлагает поставщик;

     существует  ли возможность закупок по импорту.

     Чтобы дать ответы на все поставленные вопросы  первоначально рассчитывается годовая  материалопотребность в следующей  последовательности.

     С начала определяется потребность в  каждом виде сырья, материалов, комплектующих  и т.д. Для расчета материалопотребности применяется два метода:

• на плановой основе;
• на основе расхода материалов прошлых периодов.

     Для определения материалопотребления первым методом необходимо располагать данными:

• плана производства продукции;
• конструкторских, спецификаций рецептов, по которым рассчитывается потребность на единицу продукции;
• нормы расхода материалов на единицу продукции.

     Потребность в каждом материале рассчитывается как произведение планируемого количества продукции на норму расхода материалов.

     Второй  метод определения потребности  в материалах учитывает складские  остатки материалов и постоянное пополнение запасов, регулирование  сроков поставок или размеров партий, а также расход материалов в прошлые периоды.

     Сложность и точность планирования потребностей в материальных запасах зависят  от степени дифференцированности производственной программы.

     После определения материалопотребления по каждому виду устанавливается возможный способ закупки. Закупки делаются:

     - напрямую у изготовителя;

     - оптовые через биржу или посредника;

     - мелкими партиями в розничной  торговле.

     Все многообразие процессов материалопотребления можно свести к следующим парным характеристикам, т. е. материалопотребление может быть:

• стабильное и нестабильное;
• детерминированное и стохастическое;
• равномерное и неравномерное;
• ритмичное и неритмичное.

     Некоторые из представленных характеристик могут  пересекаться, некоторые несовместимы, возможны промежуточные значения.

     Таким образом, материальные запасы выполняют  несколько важных функций, обеспечивающих гибкость в управлении предприятием.

     Различают следующие функции:

• функция накопления;
• функция защиты от изменения инфляции и цен;
• функция управления запасами с изменением величины заказа.