Управление дебиторской задолженностью

Текущая дебиторская задолженность (краткосрочная) – это задолженность, возникшая в процессе нормального  операционного цикла или погашенная на протяжении 12 месяцев с даты баланса.

Таким образом, если задолженность, которая  возникла, не связана с операционным циклом, но предусматривается, что она  будет погашена в срок менее 12 месяцев, то такая задолженность признается текущей.

2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖННОСТЬЮ

2.1. Анализ структуры дебиторской задолженности

На данном этапе основное внимание уделяется общим подходам к анализу  дебиторской задолженности организации, общему разделению дебиторской задолженности по структуре для понимания «состояния» дебиторской задолженности и принятия решения по дальнейшей работе.

Основные данные для анализа:

А) Общий анализ «величины» дебиторской задолженности: общая сумма задолженности, количество клиентов.

Б) Доля дебиторской задолженности в финансовом портфеле организации.

В) Сегментация дебиторской задолженности по срокам: «свежая», «рабочая», просроченная.

Г) Сегментация дебиторской задолженности по размеру: малая, средняя, крупная

Работа по управлению долговым портфелем  внутри компании включает расчет предельных размеров дебиторской задолженности  – критической и рабочей (допустимой). Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить (либо, наоборот, ослабить) работу с должниками.

Возникновение значительной дебиторской  задолженности обычно связано с  предоставлением заказчикам отсрочки платежа за поставленные товары, то есть поставщики кредитуют своих  заказчиков. Предприятие-поставщик  должно объективно оценивать свои возможности  и кредитовать заказчиков в таких  размерах, которые не приведут к  хроническому недостатку средств для  собственных нужд. Необходимо разработать  обоснованную политику предоставления товарного кредита и инкассации задолженностей для различных видов  продукции и групп покупателей.

Кроме того, нужно ранжировать покупателей  в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений  и предлагаемых условий оплаты и  впоследствии своевременно их пересматривать с учетом мониторинга спроса на продукцию.

Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к  досрочной оплате счетов. Обычно для  этого предоставляются скидки с  цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен ранее договорного  срока. Преимущество поставщика заключается  в том, что, получив выручку раньше условленного срока и используя  ее в денежном обороте, он возмещает  предоставленную скидку.

При определении политики продаж необходим  предварительный расчет и сопоставление  дополнительных расходов от продаж в  долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором  срок или превращения дебиторской  задолженности в безнадежную  к взысканию.

С установленной периодичностью специалисты  компании должны анализировать дебиторскую  задолженность по персональному  списку контрагентов, срокам образования  и размерам; контролировать расчеты  по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения  востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей  состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для  этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений  каждой составляющей, темп роста остатка  и т.п.

Увеличение доли долгосрочной дебиторской  задолженности в динамике может  привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности  активов.

Превышение темпов роста дебиторской  задолженности над темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует  о снижении уровня управления дебиторской  задолженностью, о «замораживании»  части выручки, необходимой для  финансирования текущей деятельности.

Для более четкого и действительно  реального понимания положения  дел у клиента сейчас следует  оценивать ситуацию на месте, «в полях», а не довольствоваться только кабинетными  исследованиями и данными бухгалтерской  отчетности, которые уже представляют собой «посмертную фотографию».

Необходимо получить ответы на следующие  вопросы:

1. Покупательская активность. Если  розница, то проходимость в  магазинах, сумма товарного чека (насколько он уменьшился по  сравнению с предыдущим периодом). Заполнены ли полки, нет ли  там пустых мест. Если оптовая  компания, то наблюдается ли активность  в офисе, какое настроение у  персонала, есть ли факты сокращения  работающих или перевода их  на неполную рабочую неделю.

2. Очень полезен будет честный  разговор с собственниками или  первыми лицами компании: как  они видят развитие своего  бизнеса, насколько оно реалистично  и есть ли понимание, за счет  чего компания будет достигать  стратегических планов.

3. Оценка финансового состояния  клиента. Необходимо дать понять  своим партнерам, что если ваша компания идет на предоставление клиенту товарного кредита, то взамен следует получить максимум информации и данных.

Анализ динамики просроченной дебиторской  задолженности по торговым операциям  позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить им объем кредитных  отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого  кредитования.

Важна оперативная информация о  текущей задолженности, включая  период просроченной задолженности, история  отношений с клиентом, объем и  регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов  и валовой прибыли, количество нарушений  условий оплаты в прошлые периоды.

И, наконец, производится расчет реальной дебиторской задолженности с  учетом темпов инфляции и обесценения  за время просрочки платежа, периода  взыскания, рассчитываются потери от невзыскания  и списания.

Результаты анализа дебиторской  задолженности должны учитываться  при планировании дальнейшей деятельности предприятия.

Для примера приведем несколько  типов злостных должников:

Первый – контрагент специально «тянет» долг и ждет, пока закончится срок исковой давности.

Второй – он стал банкротом и рассчитаться по обязательствам ему просто нечем.

И, наконец, третий – он игнорирует ваши попытки «достучаться» до него.

2.2. Выбор ответственных лиц за работу с дебиторской задолженностью в рамках компании

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной  структуры в организации для  работы с дебиторской задолженностью:

А) Описываются «+» и «-» работы различных ответственных лиц.

• бухгалтерия;
• юридическая служба;
• сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.);
• коллекторская группа.

Б) Рассматривается вопрос мотивации  к действию.

В) Вопрос «единого» центра контроля за работу с дебиторской задолженностью.

В настоящее время наиболее распространенным вариантом развития событий является поручение данной работы своему сотруднику, а при больших объемах взыскания  – целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).

Безусловно, первое, с чем сталкиваются подобные службы – это необходимость их специального позиционирования в системе организации предприятия. Практика показывает, что разброс функций по отдельным подразделениям одной организации чреват тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу при сохранении прежнего твердого оклада, который выплачивался за выполнение гораздо более «комфортных» функций.

Организация специальной службы по работе с дебиторской задолженностью может быть сопряжена для субъекта хозяйствования с проблемами определения  наименования должностей сотрудников  данного отдела – справочник должностей и служащих не содержит должности, наименование которой в полной мере бы отражала сферу деятельности сотрудников. Конечно, это не самая большая проблема в организации подобной службы, тем не менее, и она имеет место.

Тем не менее, создание отдельного структурного подразделения в данном случае позволит устранить возможные конфликты  между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой  дебиторской задолженностью.

2.3. Выстраивание работы с дебиторской задолженностью в рамках компании

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с дебиторской задолженностью к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:

А) проектирование организационной структуры отдела;

Б) создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению дебиторской задолженностью;

В) формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI);

Г) разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с дебиторской задолженностью:

Д) создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:

1) выбор показателей эффективности для анализа работы с дебиторской задолженностью ответственных сотрудников:

– «результативность звонков»,

– количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,

– взаимозачеты авансов и дебиторской задолженностью клиентов,

– «списанная» дебиторской задолженностью;

2) контроль величины и структуры дебиторской задолженностью за период – рост дебиторской задолженностью в суммах и количестве клиентов;

3) выполнение показателей эффективности работы с дебиторской задолженностью.

Идеальным вариантом является ситуация, когда контроль за работой сотрудников-коллекторов  и показателями дебиторской задолженностью можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM-системах.

2.4. Методы работы с дебиторской задолженностью

Данный этап является основным, так  как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

А) звонки клиентам (подготовка к звонку, выбор времени звонка);

Б) написание писем:

– перечень документов для клиента,

– для подтверждения дебиторской задолженности,

– взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту;

В) встречи с клиентами;

Г) ведение переговоров:

– определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

– варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной  оплаты с его стороны,

– варианты действий при отказе клиента  платить или грубости со стороны  клиента при общении,

– определение периодичности звонков;

Д) фиксирование информации о работе с дебиторской задолженностью.

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его  вернуть: договориться с должником  о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга – это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

С должниками следует постоянно  поддерживать контакт:

– высылать напоминания о приближении  сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

– вести телефонные переговоры

– личные встречи с руководством должника,

– предъявлять претензии.

К финансовым способам воздействия  на дебиторов, допустивших просрочку  платежа, относятся: применение штрафных санкций, предложения о проведении взаимозачетов, реструктуризации долга, продажа задолженности, инициация процедуры банкротства и др.