Проблемы и ошибки финансового планировния на предприятии

Даже если система бюджетирования методологически разработана правильно, она не всегда эффективна из-за ошибок, допущенных при ее внедрении и организации работы. Остановимся подробнее на ошибках, наиболее характерных для российских предприятий.

К составлению бюджета не привлекается  руководство ЦФО.

Неучастие топ-менеджеров компании в постановке бюджетирования. Практика показывает, что заинтересованность и непосредственное участие высшего руководства компании во внедрении системы бюджетирования обязательны и необходимость участия в разработке и внедрении системы бюджетирования объясняется следующим.

o        Во-первых, бюджетирование как система управления предприятием необходима именно топ-менеджерам:

Разработку и внедрение бюджетных форм с точки зрения теории и практики следует осуществлять от верхних уровней управления к нижним.

o        Во-вторых, в процессе разработки и внедрения системы бюджетирования нередко возникает необходимость по-новому организовать бизнес-процессы или перераспределить функции между сотрудниками и подразделениями.

Отсутствие четко продуманной финансовой структуры.

Неправильное выделение ЦФО.О типах центров финансовой ответственности и принципах их выделения написано немало. Однако практически на любом предприятии возникают дискуссии о том, к какому типу ответственности отнести то или иное подразделение, на основе каких критериев и до какого уровня управления целесообразно выделять центры ответственности и т. д. Часто это приводит к тому, что центры ответственности выделяются неправильно, что в свою очередь ведет к ухудшению финансового состояния предприятия.

Например, производственные подразделения, находящиеся в единой технологической цепочке, назначаются «центрами прибыли». Расчет их прибыли осуществляется через систему трансфертных цен. Если целевой показатель подразделения — прибыль, то для ее увеличения руководитель должен снижать затраты или увеличивать трансфертные цены. Выбор, как правило, делается в пользу последнего.

Отсутствие утвержденной структуры организации на момент формирования годового бюджета и, как следствие, идентифицированных центров финансовой ответственности (ЦФО) может свести все усилия по внедрению системы бюджетирования на нет. Ведь одна из основных задач бюджетирования — научить существующую структуру управлять собственными затратами.

Отсутствие системы мотивации сотрудников.

Отсутствие системы мотивации, увязанной с бюджетными показателями. Несмотря на то, что системы бюджетирования сегодня внедрены на многих предприятиях, ответственность за исполнение бюджетов не всегда четко определена. Чтобы бюджет исполнялся, нужно мотивировать сотрудников на достижение запланированных показателей. Во многих компаниях существуют системы мотивации для отделов снабжения, продаж, производственных отделов. При этом про административно-управленческие подразделения, как правило, забывают, что неверно.

Возникновение и решение конфликтов с персоналом при постановке бюджетирования на предприятии

При постановке бюджетирования на предприятии придётся столкнуться с нежеланием персонала участвовать в данном процессе. И это не случайно, ведь кому захочется менять свой уклад работ - они как работали всё свою жизнь по одному принципу, так и желают дальше продолжать работать и могут просто не понимать смысла введения новой системы.

Ведь бюджетирования предполагает собой дисциплину и полный контроль. Здесь как раз и самая серьёзная причина, с которой придётся столкнуться при внедрении бюджетирования. Ведь при внедрении бюджетирования производится обследование предприятия, выявление всех бизнес-процессов и как следствие реэнжиниринг их, т.е. усовершенствование. В результате этого процесса может оказаться, что какие-то отчёты и документы, вообще ненужные на предприятии и их бессмысленно делает кто-то. Может оказаться и то, что этот человек своими бумажками замедляет весь процесс.

Решить эти проблемы можно следующим образом:

- собрать новую молодую и понимающую команду, которая будет заниматься бюджетированием на предприятии.

- увязать бюджетирование и материальное стимулирование.

Для грамотной увязки бюджетирования и материального стимулирования нужно иметь в виду следующие составляющие:

- ответственность за исполнение и неисполнение директивных бюджетных заданий;

- разделение всех затрат на контролируемые (регулируемые) и неконтролируемые (нерегулируемые) в данном ЦФО или структурном подразделении;

- формула распределения запланированной прибыли (если это предусмотрено в соответствии с финансовой структуре);

- формула распределения дополнительной (незапланированной) прибыли или суммы получения экономии;

- косвенные и (или) неявные выгоды, получаемые ЦФО при исполнении бюджета.

Премиальный фонд за исполнение (неисполнение) бюджетов может устанавливаться в процентах от основного фонда заработной платы. В случае неисполнения бюджетов возможны варианты: а) депремирование - невыплата премии; б) уменьшение переменной части оплаты труда.

Поскольку бюджет - способ укрепления финансовой дисциплины на всех уровнях управления и укрепления взаимосвязи труда рабочих и служащих на отдельном взятом рабочем месте с конечными результатами деятельности фирмы, премии выплачиваются по итогам полугодия.

Неправильный выбор программ предназначенных для автоматизации бюджетирования .

Неправильная автоматизация. Процесс разработки методологии бюджетирования и выбор информационной системы для автоматизации бюджетных процессов — это два последовательных этапа, которые не должны проводиться одновременно. Нередко консультанты по внедрению информационной системы утверждают, что «система может все» и просят заказчика представить финансовую структуру компании, бюджетные классификаторы и справочники, форматы бюджетов, их взаимосвязи и т. д. Заказчик вынужден либо разрабатывать их самостоятельно, либо подписывать дополнительный контракт на создание методологии бюджетирования. Затем он внедряет информационную систему и уже после разработки методологии выясняет, что приобретенное программное обеспечение не подходит для его бизнеса. Чтобы этого не произошло, сначала необходимо разработать методологию бюджетирования и только потом выбирать информационную систему.

Суть данной проблемы на самом деле кроется в следующем. Для того чтобы компьютерная программа заработала как часть управленческой технологии, необходимо сочетание двух аспектов проблемы:

1) наличия собственно управленческой технологии (т. е. детально проработанной системы внутрифирменного финансового планирования и бюджетирования, включая тщательный и выверенный анализ финансовой структуры, методическое обеспечение по технологии бюджетирования, детально прописанные регламенты и организационные процедуры, распределение функций и обязанностей, графики документооборота, закрепленные в соответствующих организационно-распорядительных документах: положениях, приказах, должностных инструкциях);

2) наличия компьютерной программы, позволяющей не вообще считать что-либо, даже если это нечто внешне похоже на формы основных бюджетов (вроде тех, что предлагается под видом бюджетирования в системах “Галактика” или “1C”, представляющие собой по сути перепевы на тему установленных в России форм бухгалтерской отчетности для нужд ни бюджетирования, ни элементарного финансового анализа не пригодные), а считать именно в тех форматах, которые необходимы руководству компаний и фирм для принятия управленческих решений.

Для эффективной постановки бюджетирования, для обеспечения оптимального соотношения “затраты-выгоды” необходимо начинать не с закупки дорогостоящего программного обеспечения, а с создания собственной, специализированной, а не универсальной компьютерной программы, используя возможности Excel (для автоматизации финансового прогнозирования) и Access (для формирования баз данных первичной документации, сбора и обработки данных управленческой отчетности). Такой подход позволит не только сэкономить много денег и времени (стоимость таких разработок в сотни раз ниже SAP/КЗ и сопоставима со стоимостью базового комплекта Project Expert), но и, самое главное, сделать автоматизацию действительно эффективной, так как со временем можно будет быстро и легко внести в нее соответствующие изменения. Либо реализовывать свой программный продукт своими силами, который уже будет точно соответствовать структуре и бизнесу предприятия.

Требования к компьютерным программам по бюджетированию.

Программы должны:

      адаптироваться к специфике организации, перестраиваться со временем и со сменой целей и стратегий;

      адаптироваться к финансовой структуре компании, а также к возмож-ным ее изменениям;

      иметь подвижные регламенты, позволяющие осуществлять систему скользящего бюджетирования (непрерывной корректировки бюджетов);

      обладать привычным интерфейсом, ориентироваться на массовые, а не уникальные программные решения и платформы;

Заключение.

В данной курсовой работе были рассмотрены наиболее типичные ошибки и проблемы и их решения, но на практике у предприятий могут возникнуть специфические сложности.

Основные ошибки и проблемы разработки системы бюджетирования возникают на этапе постарения  и внедрения, его на предприятии одной из которых является недостаточно четко представление производственной структуры предприятия, устройство его учетной системы и не привлечения к разработке специалистов компании и его руководства. Такой подход на стадии внедрения или использования ведет к появлению серьезных проблем.

Поэтому решение всех перечисленных в данной курсовой работе, обычно встречаются у всех и  специфических,  проблем и ошибок необходимо при  «обкатки» внедряемой системы, на что стоит потратить несколько месяцев, чтобы разработанная и внедренная система прошла «обкатку», и лишь затем использовать ее как полноценный и эффективный инструмент управления.

Литература.

1.                  http://www.fd.ru/article/9665.html

2.                  http://www.cfin.ru/management/budgeting/savchuk-1.shtml

3.                  http://www.cfin.ru/management/budgeting/savchuk-2.shtml

4.                  http://www.smartcat.ru/FinancialManagement/DebenturesSde6.shtml

5.                  www.fd.ru/article/13889.html

6.                  http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=001152

27