Финансовое планирование на предприятиях: проблемы и пути их решения

 
Предложенная этапность принятия решения позволяет формализовать как процедуру планирования, так и текущего управления в процессе реализации целевых программ и особенно при составлении финансовых планов. 
 
После того как установлены цели, необходимо сформулировать задачи для достижения поставленных целей на каждом из этапов работы (рис. 6) и провести расчеты. После этого разрабатывается система мероприятий, выбор которых осуществляется на основе многовариантных расчетов. Пример мероприятий, необходимых для реализации программы S1 в течение трех лет с разбивкой по кварталам, приведен ниже (табл. 6).

 
Табл. 6 Перечень мероприятий по программе S1 <5>

 
Перечень мероприятий по программе со сроками проведения необходим для контроля за исполнением финансового плана.  
 
После разработки комплекса мероприятий составляется календарный план, необходимый для достижения сбалансированности финансовых, материальных, трудовых и прочих ресурсов. 
 
Данный этап работы мало чем отличается от определения потребностей в материальных ресурсах коммерческих проектов — разница лишь в конечных целях и ограничениях, заложенных в программах или проектах некоммерческих организаций, определяющей стороной которых является не доходность, а результативность. Пожалуй, самое трудоемкое на данном этапе — это согласование натуральных и стоимостных показателей финансового плана на основе специально разработанной методики увязки и перехода от материальных к финансово-стоимостным показателям и обратно для обеспечения их сбалансированности. 
 
Кроме того, на этом этапе же планирования происходит распределение обязанностей между ответственными лицами и, как следствие, определяется необходимое количество сотрудников для выполнения всего объема работ. При планировании численности персонала уместно определить, какова потребность в конкретных специалистах у организации на начальной стадии реализации проекта или программы, какой она будет через 1 год, 5 лет, т.е. на всем протяжении действия программы или проекта, на каких условиях они будут привлечены (полная, частичная занятость, добровольцы), какова система оплаты труда, будут ли предусмотрены дополнительные выплаты и т.д. После чего, определив потребности в персонале, можно рассчитать заработную плату по отдельным подразделениям организации и категориям работников.  
 
В целом же, хотя величина потребности в материальных и трудовых ресурсах является обоснованием размера всех финансовых затрат и, следовательно, необходимого объема финансовых ресурсов, нужен постоянный контроль за ходом исполнения проектов и программ. Это прежде всего необходимо для того, чтобы понять, насколько успешной является деятельность организации по освоению проекта или программы на различных этапах, достигаются ли запланированные цели и чем обусловлены неудачи, если они есть. Для этого по окончании отчетного периода или при выполнении каждой программы составляется отчет об исполнении финансового плана, который, так же, как и финансовый план, утверждается высшим органом управления некоммерческой организации. С этим отчетом могут также ознакомиться арендодатели и учредители, финансирующие целевые программы или проекты.  
 
Для организации успешного контроля, представляющего собой сложный и трудоемкий процесс, целесообразно все полученные данные о выполнении благотворительной или целевой программы в этом отчете оформить в разрезе статей финансового плана некоммерческой организации, который содержит всю информацию о поступлениях и расходах. Кроме того, такой подход соответствует требованиям контролирующих органов при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, а сами жертвователи могут получить четкую картину о целевом использовании предоставленных средств.

 
 
В настоящее время персонал некоммерческих организаций в России испытывает определенные трудности в разработке финансовых планов, что обусловлено рядом объективных причин. В первую очередь, это связано с тем, что механизм функционирования некоммерческих организаций несколько отличается от механизма функционирования многих других организаций, поскольку при составлении финансового плана необходимо учитывать ряд специфических особенностей. К ним относятся ограниченность финансовых ресурсов и следующее сочетание параметров: один источник финансирования — одна программа; много источников финансирования — одна программа; много источников финансирования — много программ; один источник финансирования — много программ. 
 
В то же время слабость методического и программного обеспечения, используемого при планировании и контроле деятельности некоммерческой организации, не позволяет на сегодняшний день обеспечить должное взаимодействие исполнителей проектов и программ с жертвователями и арендодателями. А поэтому предложенный алгоритм составления финансового плана некоммерческой организации может стать действенным инструментом в решении поставленных задач.

3.2 Финансовое планирование  на современном этапе: недостатки  и пути совершенствования

 
В современных условиях рыночных отношений возникает объективная необходимость финансового планирования. Без финансового планирования невозможно добиться настоящих результатов на рынке.  
 
Недостатки традиционных подходов к планированию и бюджетированию видны невооружённым глазом и хорошо известны финансистам и менеджерам высшего звена: растянутый цикл планирования, высокая трудоёмкость процесса формирования бюджета, проблемы консолидации бюджета и контроля за его исполнением, нарушение целостности и достоверности данных при передаче снизу вверх, отсутствие доступа к оперативным данным и возможностей анализа "план-факт" и т.д.  
 
Корни возникновения этих проблем лежат в тех функциях, которые традиционно предписываются финансовому планированию: планирование финансовых результатов (План прибылей и убытков) и распределение финансовых ресурсов между подразделениями (Бюджеты подразделений). Выполнение этих функций, как правило, прерогатива финансово-экономических служб, работающих в отрыве от других подразделений и использующих устаревшие технологии (MS Excel, в лучшем случае) и множество источников разнородных данных. А результатом такой работы является бюджет, в среднем состоящий из 200-230 позиций, на формирование которого уходит до 4,5 месяцев работы персонала финансовых подразделений (Hackett Group). Традиционная система планирования и бюджетирования живёт в отрыве от других уровней управления - стратегического и оперативного, равно как и от деятельности других функциональных структур, не обеспечивает механизмов увязки планов и бюджетов со стратегическими целями, не предоставляет средств оперативного анализа отклонений и соответствующей корректировки бюджетов, а потому не может выполнять в полной мере функций инструмента управления.  
 
Обратимся, прежде всего, к проблемам, связанным с организацией системы финансового планирования. На рис 7 эти проблемы распределены по важности. Источником информации является богатый опыт работы в проектах по внедрению подобного рода систем и общение с руководителями финансовых служб предприятий (финансовые директора, начальники плановых отделов и др.). Важнейшей проблемой в этой области является реальность формируемых финансовых планов. Действительно, реальное и эффективное управление компанией возможно лишь при наличии обоснованного плана на достаточно длительный промежуток времени — год, квартал. Нереальность планов вызывается, как правило, необоснованными плановыми данными по сбыту, плановой доле денежных средств в расчетах, заниженными сроками погашения дебиторской задолженности, раздутыми потребностями в финансировании (затраты подразделений на техническое обслуживание, капитальный ремонт, общехозяйственные расходы и т.д.). В итоге, полученные ценой значительных усилий, планы не являются реальным инструментом управления, которое осуществляется по-прежнему — путем субъективного распределения оборотных средств по различным текущим статьям. Одной из ключевых причин этого факта является функциональная разобщенность подразделений, участвующих в составлении финансовых планов. Второй важнейшей проблемой является оперативность составления планов. Даже хорошо проработанный план становиться ненужным, если опаздывает к заданному времени. Так месячный план, утверждаемый к концу второй недели, с самого начала вызывает сомнения в своей практической пользе. Причины низкой оперативности хорошо известны управленцам, это: отсутствие четкой системы подготовки и передачи плановой информации из отдела в отдел, необходимость долгих процедур итерационного согласования планов, недостаток и недостоверность информации. Очень часто, процедуры формирования финансового плана строятся на недокументированных взаимоотношениях между отделами, телефонных звонках, нестандартных документах и проч.  
 
Эти две проблемы неизбежно вызывают третью — прозрачность планов для руководства. Это естественное следствие отсутствия четких внутренних стандартов формирования финансовых планов. 
 
Отсутствие последовательности операций, проходящей через все отделы и имеющей своей целью удовлетворении потребностей руководства в инструменте управления - финансовом плане, приводит к отрыву долгосрочных финансовых планов (например, на 1 год) от краткосрочных (месяц, неделя). 
 
 
 
Рис. 7 
 
Краткосрочные планы формируются по своим законам, и имеют целью распределение дефицитных оборотных средств предприятия по направлениям и проектам, руководители которых сумели выбить ресурсы из генерального директора и его заместителей. Конечно, сейчас встречаются предприятия, где эта проблема в значительной степени решена, но для большинства из них она продолжает оставаться актуальной.  
 
Отметим еще две проблемы — реализуемость планов и их комплексность. Под реализуемостью планов понимается их выполнимость с точки зрения обеспечения необходимыми финансовыми и материальными ресурсами, отсутствие дефицитов. Практика работы российских предприятий показывает, что очень часто принимаются к исполнению финансовые планы с дефицитом до 30-60%. Комментарии тут излишни. Комплексность планов означает, что помимо любимого всеми сотрудниками финансовых отделов плана по доходам и расходам, необходимы ещё реальные планы по прибылям и убыткам, изменению задолженности, плановый баланс. Все эти планы должны формироваться в виде, удобном для руководителей. Кроме того, целесообразно использовать инструменты факторного анализа, чтобы оценить возможные варианты развития событий при изменении ключевых плановых показателей (выручка, цена, стоимость сырья и т.д.)

Дополнительно следует отметить, что для большинства российских предприятий основными параметрами при составлении годового плана являются выручка, себестоимость и прибыль. Конечно, это ключевые показатели деятельности любого предприятия. Однако, в то же время, не считаются и не анализируются такие показатели, как: рентабельность собственного капитала, рентабельность активов, оборачиваемость активов, запас финансовой прочности, темп экономического роста компании. Очень часто, на предприятиях не формируется плановый баланс и не анализируется его структура, не прогнозируется динамика изменения финансовой устойчивости и ликвидности. Отсутствие такого анализа на этапе долгосрочного планирования существенно снижает его эффективность, как инструмента управления предприятием. 
 
Финансовый план только тогда будет являться реальным инструментом управления компанией, когда его выполнение можно оперативно контролировать. Для этого нужна фактическая информация. Вот тут и необходимо обратиться в проблемам управленческого учета, так же остро стоящим перед предприятиями. На рис.8 фонд оплаты труда (P21) показаны типичные проблемы предприятий в области управленческого учета.  
 
Ключевыми проблемами в области управленческого учета являются низкая достоверность и оперативность получаемых данных: каждый финансовый директор или главный бухгалтер хочет иметь оперативную информацию по себестоимости и прибыли, но то, что есть, их не удовлетворяет. Эти проблемы обусловлены различными причинами: это и недостаточная оперативность получения первичных учетных документов, территориальная удаленность подразделений предприятия, проблемы со связью, несоответствие системы аналитического учета задачам управления, нехватка человеческих и материальных ресурсов и др.  
 
Многие управленческие отчеты не имеют необходимой для менеджера информации, а вместо этого перегружены большим количеством ненужной информации. Например, часто ежедневные отчеты, предоставляемые финансовой службой, представляют собой таблицу длиной в несколько метров. В принципе, в системе есть вся необходимая информация, но, чтобы получить ответы на простые вопросы менеджеров о себестоимости продукта или загруженности оборудования, необходим день работы финансового отдела по анализу различных документов. 
 
Эта ошибка приводит к тому, что управленцы либо тратят значительную часть своего времени на анализ отчетов, либо принимают решения интуитивно на основе косвенных данных. 
 
Соответствие отчетов предъявляемым к ним требованиям необходимо выяснять у пользователей этих отчетов (управленцев, менеджеров), а не у тех, кто эти документы составляет. 
 
В настоящее время большинство компаний работают в условиях так называемой "лоскутной автоматизации", в которой различные участки учета разрознены и ведутся в нескольких программах (для управленческого учета, как правило, используется несколько баз "1С", а для бюджетирования - MS Excel). 
 
 
 
Рис. 8 
 
Перенос данных из одной программы в другую часто осуществляется вручную, что значительно увеличивает вероятность ошибок, увеличивает затраты времени сотрудников на обработку информации. При этом нет возможности сравнивать план с фактом в оперативном режиме. Такое положение вещей, как правило, связанно с тем, что в компании отсутствует единая концепция развития корпоративной информационной системы (КИС), и все развитие идет в режиме решения текущих задач.  
 
Выход из этого состояния возможен путем формализации требования к единой автоматизированной системе бухгалтерского, управленческого учета и бюджетирования, путем разработки технического задания и выбора подходящей платформы для реализации интегрированной системы. В противном случае, как говорится, "скупой платит дважды": в виде постоянных расходов на "латание дыр" и дополнительных затрат на объединение разрозненных баз данных. 
 
На наш взгляд, для успешной организации финансового планирования на предприятии, и соответственно успешной работы предприятия необходимо: