Типы электронных деловых сообщений

Шаблонные фразы письма-просьбы следующие:

Обоснование просьбы:

• В связи с…
• Учитывая…
• Ввиду…
• Исходя из…
• В целях…
• На основании…
• Согласно…
• В соответствии с…

Текст просьбы:

• Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/направить/ выслать …
• Обращаемся к Вам с просьбой…
• Просим Вашего содействия в…
• Просим Вашего согласия на…
• Также просим Вас….

об  отправке в наш адрес

о предоставлении нам - в случае необязательности ответа

Если в письме содержится несколько просьб, то пишется

Так же просим

Одновременно  просим Вас рассмотреть

В случае формального  обращения за услугами, которые адресат  обязан предоставить, обращение может  быть опущено.

Особенностью данного вида письма является краткость – как правило, не более 2-3 абзацев, четкость в указании просьбы, если допустимо, указание сроков.

Например,

О предоставлении

финансовой  отчетности

В связи  с предстоящей аудиторской проверкой  просим Вас направить комплект финансовой документации за 2002 год в наш адрес в течение января 2001 года.

Просим  Вас подтвердить получение настоящего письма.

Подпись.

Но

Уважаемый господин Поляков!

Руководство нашей компании проявило большой  интерес к продукции Вашей  фирмы, ознакомившись в ее образцами на выставке «Поволжье-2002». Особенное впечатление произвели образцы малой сельскохозяйственной механизации.

В связи  с изложенным прошу направить  в наш адрес 3 экземпляра каталога по средствам малой с/х механизации. Желаемый срок получения – до 30 сентября с.г.

С уважением

Подпись

К некоммерческим письмам также отномится письмо-соболезнование, в тексте которого содержится сочувствие по какому-либо поводу.

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования следующие:

Мы  глубоко опечалены известием  о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам и другим сотрудникам Вашей фирмы.

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы  были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

Следующий вид  – сопроводительное письмо, которое составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п. Отдельного внимания заслуживает написание сопроводительного письма к резюме. Сопроводительное письмо обычно начинается со следующих слов:

Направляем  Вам…

Высылаем  Вам…

Представляем  Вам…

Сопроводительное письмо также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблоны:

Просим подтвердить получение…

Просим  передать…

Просим  информировать…

Просим  возвратить…

Просим  руководствоваться… и т.п.

Одним из видов  некоммерческих писем являются письма-ответы (отказы). Письмо составляется в ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным. В письмах ответах используется принцип языкового параллелизма – в тексте письма ответа желательно использовать те же обороты и лексику, как и в письме просьбе. Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает. При отказах принято повторять просьбу в тексте письма. Письма-ответы составляются согласно следующей логической схеме:

• повторение просьбы
• обоснование причины отказа
• констатация отказа (согласия)

Общепринятыми фразами писем-ответов являются следующие:

В ответ  на ваше обращение с 

Рассмотрев  вашу просьбу о 

По функциональному признаку деловые письма подразделяются на инициативные письма, которые составляются по инициативе адресанта с определенной целью и письма-ответы – ответы на инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь делятся на две подгруппы: письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение) и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно и обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают одноаспектные, в которых рассматривается один вопрос, и многоаспектные, в тексте которых затрагиваются несколько вопросов одновременно.

По структуре деловые письма делятся на регламентированные, которые составляются по определенному установленному образцу и нерегламентированные, содержащие авторский текст и составляющиеся в свободной форме, не имеющие установленного образца.

 

Таким образом, основными критеримя выделения  различных типов электронных  сообщений служат тематический, функциональный признаки, признак получателя, а также композиционный и структурный признаки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В современном  деловом мире электронное письмо явялется универсальным инструментом при помощи которого организации, независимо от их вида деятельности и форм собственности решают различные вопросы, укрепляют и расширяют бизнес, находят новых партнеров, делают прочными уже имеющиеся связи. 

Деловая корреспонденция  отличается исключительным разнообразием. Расширение международных контактов, создание новых видов связи способствует постоянному обновлению и дифференциации палитры деловых текстов и их типов. Однако несмотря на большое разнообразие, деловые документы составляются согласно единым требованиям и правилам оформления писем в организациях и на предприятиях. Для каждого вида писем имеется набор правил оформления и стандартных формулировок. Выполнение единых требований гарантирует юридическую силу письма, качественное и своевременное составление письма, а также организацию оперативного поиска письма.   

В реферате, предложенном на рассмотрение, подробно изучается  лингвистическая специфика электронных деловых сообщений. Так, в §1 рассматриваются различные подходы к определению таких понятий как текст, деловой документ, выделяются наиболее существенные характеристики текста, а также определяются основные единицы текста. Кроме того, там же мы рассмотрели основные лингвистические особенности деловых документов на лексическом, грамматическом и синтаксическом уровнях языка.

Далее, в §2 изучаются существующие подходы к классификации деловых документов, а также, на основе предложенных критериев, рассматриваются различные виды деловых документов.

В настоящее время подготовка деловых документов чаще всего осуществляется на компьютере, который стал основным средством печатания и редактирования документов. Таким образом, §3 данного реферата посвящен выделению основных типов электронных деловых сообщений.

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

 

1. Апресян, Ю.Д. Лексическая семантка / Ю.Д. Апресян. – М.: Наука, 1974. – 364с.
2. Арутюнова, Н.Д. К проблеме функциональных типов лексического значения // Аспекты семантических исследований / Н.Д. Арутюнова. – М.: Наука, 1980. – С. 156–249.
3. Белоногов, Г.Г. Единицы языка и речи в системах автоматической обработки текстовой информации / Г.Г. Белоногов, А.А. Хорошилов // НТИ. Сер.2, Информ. Процессы и системы. – 2005. – № 11. – С. 21–29.
4. Бусел, Т.В. Лингвистические аспекты автоматического порождения англоязычных деловых электронных писем: дис. ... канд. филол. наук : 10.02.21 / Т.В. Бусел. – Минск, 2011. – 120с.
5. Гальперин, И.Р. Текст как объект лингвистического исследования / И.Р. Гальперин. – 5-е изд., стер. – М.: USSR: КомКнига, 2007г. – 137с.
6. Залевская, А.А. Слово. Текст: психолингв. Исследования : избр. труды / А.А. Залевская. – М. : Гнозис, 2005. – 543с.
7. Зубов, А.В. Проблемы порождения текста : учеб. пособие в 2 ч. / А.В. Зубов ; МГПИИЯ ; редкол.: Т.П. Карпилович, Н.В. Аникина. – Ч.2. – Вероятностно-алгоритмическая модель порождения текста. – Минск, 1989. – 63с.
8. Зубов, А.В. Основы искусственного интелекта для лингвистов : учеб. пособие / А.В. Зубов, И.И. Зубова. – М. : Унив. Кн.: Логос, 2007. – 320с.
9. Израилевич, Е.Е. Учебник коммерческой корреспонденции и документации на английском языке / Е. Е. Израилевич. – М.: Наука, 1970. – 448с.
10. Каменская О.Л. Компоненты семантической структуры текста : автореф. дис. ... д-ра филол. наук : 10.02.19 / О.Л. Каменская. – М., 1988. – 49с.
11. Кирсанова М.В. Деловая переписка : учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенов. – М., 2009. – 165с.
12. Колтунова, М.В. Язык и деловое общение : Нормы, риторика, этикет: учеб. пособие / М.В. Колтунова. – М.: Эконом. лит., 2002. – 288с.
13. Кубрякова, Е.С. Номинативный аспект речевой деятельности / Е.С. Кубрякова. – 2-е изд. – М. : Либерия. – Библиком, 2009. – 191с.
14. Кушнерук, С.П. Лингвистика документарной коммуникации : теоретические аспекты / С.П. Кушнерук. – Волгоград : Волгоград. науч. изд-во, 2007. – 276с.
15. Лабор, В.В. Си Шарп: Создание приложений для Windows / В.В. Лабор. – Минск: Харвест, 2003. – 384с.
16. Нгуен, Т.Б.Л. Лингвистические особенности русской корреспонденции: автореф., дис. ... канд. филол. наук : 10.02.01. / Т.Б.Л. Нгуен. – М. 2006. – 14с.
17. Папина А.Ф. Текст : его единицы и глобальные категории : учеб. пособие / А.Ф. Папина. – М.: УРСС, 2002. – 368с.
18. Чернявская, В.Е. Интерпретация научного текста : учеб. пособие / В.Е. Чернявская. – 2-е изд. – М.: Комкнига, 2005. – 128с.
19. Чернявская, В.Е. Лингвистика текста: поликодность, интертекстуальность, интердискурсивность : учеб. пособие / В.Е. Чернявская. – М.: ЛИБРИКОМ, 2009. – 248с.
20. Чигридова, Н.Ю. Речевое поведение коммуниканта в жанре деловых эпистолярий : На материале немецкого языка : автореф., дис. ... канд. филол. наук : 10.02.24 / Н.Ю. Чигридова. – Волгоград, 2000. – 21с.