Типы электронных деловых сообщений

 

Оглавление

 

Введение...........................................................................................................2

 

§1 Деловой документ как текст:

Лингвистическая специфика.........................................................................4

 

§2 Классификация деловых документов.....................................................9

 

§3 Типы электронных деловых сообщений...............................................12

 

Заключение....................................................................................................20

 

Библиография................................................................................................21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Развитие общества на совремменном этапе, в эпоху информационных технологий, определило возможность внедрения новых средств коммуникации во все сферы человеческой деятельности и сделало актуальным их использование в сфере международных отношений, бизнеса, права и науки. Особое значение использование новейших информационных технологой приобретает в связи с расширением и углублением деловых контактов как в рамках одной страны, так и на международной арене, с развитием предпринимательской деятельности, формированием новых форм общения, вызванных быстрым распространением сети Интернет.  

Сегодня ни одна компания не может позволить себе использовать в своей работе медленные  способы коммуникаций, поэтому оперативная  электронная почта прочно вошла  в офисную жизнь.

Среди документов, создаваемых в сфере экономики, права, науки деловое письмо занимает одно из ведущих мест. Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы. Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. 

Деловые письма, отправляемые по электронной почте  имеют ряд отличительных характеристик, позволяющих рассматривать данный документ как особый вид текста. В современном языке появились такие неологизмы как «сетикет» и «нетикет», обозначающие правила поведения в Интернете.

Исходя из вышесказанного, тема предложенного реферата посвящена  проблеме определения лингвистической специфики электронных деловых сообщений. Соответственно, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть деловой документ как определенный вид текста, определив его лингвистическую специфику;
2. Изучить существующие подходы к классификации деловых документов;
3. Выделить основные типы деловых документов.

Выделенные  задачи определили структуру реферата, который состоит из трех параграфов, каждый из которых посвящен рассмотрению поставленных вопросов, а также введения, заключения и списка используемой литературы. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§1 Деловой документ как текст: лингвистическая специфика

Развитие на рубеже ХХ и ХХI веков современных средств коммуникации, информационных технологий, искуственного интеллекта вызвало новую волну научного интереса к проблемам, связанным с текстом. Текст является основным объектом исследования не только лингвистики, но и информатики, речеведения, теории коммуникации, лингвокультурологии и ряда других наук.

Как и большинство лингвистических  понятий, понятие «текст» не имеет однозначного определения. В зависимости от направлений исследования различными учеными выявляются различные точки зрения на природу текста и его значимые характеристики. Так, по мнению А.И. Новикова, «являясь коммуникативным действием автора и выражая определённую коммуникативно-прагматическую стратегию, текст с одной стороны, в силу своей знаково-материальной определённости представляет собой некий результат, продукт речемыслительной деятельности субъекта, который он создал» [  с.27]. С другой стороны, процесс создания текста, т.е. процесс выстраивания языковых единиц во временную (при порождении устного текста) или пространственную (при порождении письменного текста) цепочку, не может совершаться мгновенно, он занимает определённое время. Точно так же не сразу происходит и восприятие текста. Это, по утверждению Е.А. Гончаровой даёт оснавание полагать, что, «будучи вовлечённым в определённые отношения с адресатом, для восприятия которого он предназначен, текст наделяется признаком процесса, процессуальности» [ с.10]. Таким образом, в работах некоторых ученых текст рассматривается и как процесс и как продукт речемыслительной деятельности.

Поскольку объектом исследования данной работы являются тексты деловых  электронных писем, то вслед за И.Р. Гальпериным под текстом мы понимаем «произведение речетворческого процесса, обладающее завершённостью, объективированное в виде письменного документа, литературно оброаботанное в соответствии с типом этого документа,  состоящее из ряда особых единиц (абзацев), объединённых различными типами лексической, грамматической, логической и стилистической связи, имеющее определённую целенаправленность и прагматическую установку» [5, с.18].

Подчиняясь конкретным правилам построения и функционирования, текст делового электронного письма обладает рядом признаков – категорий, которые определяют его как самостоятельную речемыслительную единицу, функционирующую в коммуникативном процессе. В рамках данной работы, рассматривающей лингвистическую специфику электронны деловых сообщений, наибольший интерес представляют такие текстовые категории, как связность и целостность, признаваемые большинством ученых в качестве фундаментаоьных свойств текста, значимых для его порождения и восприятия.

Связность – одна из наиболее важных характеристик текста, его  свойство как структурной единицы. В работе Л.Н. Мурзина и А.С. Штерн понятие связности определяется следующим образом: «Два компонента текста связаны между собой, если они имеют некоторую общую часть; нет такого компонента, который не был бы связан хотя бы с одним другим компонентом текста, и, таким образом, весь текст является связным» [  с.11].

Связность компонентов  текста является направленной. По мнению И.Р. Гальперина, эта направленность проявляется в ретроспекции и  проспекции текста. В одних случаях  последующие компоненты связываются с предыдущими – ретроспекция. В других случаях, наоборот, предыдущие компоненты связаны с последующими – проспекция. Преобладающей в любом тексте является ретроспективная связность, в то время как проспекция применяется реже как особого рода речевой приём. Связность определяет тип структуры текста и напрямую соотносится с его доугой характеристикой – целостностью.

Целостность текста получила в современной лингвистике название когерентность текста. По мнению О.И. Масальской эта характеристика проявляется в виде структурной, смысловой и коммуникативной целостности, которые соотносятся между собой как содержание, функция и форма. Смысловая (тематическая) целостность определяется единством темы, под которой понимается «смысловое ядро текста, его конденсированное и обобщенное содержание» [  с.27]. Коммуникативная целостность основывается на движении информации от «данного» к новому, то есть на отношении коммуникативной пргрессии. Структурная целостность охватывает внешние сигналы, указывает на то, что они представляют собой части одного целого и образуют в совокупности структурное единство.

 

 

Единицы текста.

Текст представляет собой  комплекс, построенный в виде сложной, иерархически организованной и многоплановой  структуры. Для более глубокого понимания характера логической структуры текста необходимо рассмотреть компоненты, которые входят в состав текста, изучить закономерности их построения, а также принципы их выделения в тексте. А.В. Терехин называет две существенные характеристики, позволяющие выделить основную единицу текста: «основная единица текста должна быть универсальной, то есть встречаться во всех текстах, и выделенной, то есть иметь четкие границы» [  c.4]. По мнению автора именно абзац отвечает этим двум критериям. Другие же текстовые единицы либо не имеют ярко выраженных делимитирующих сигналов, либо не являются универсальными (параграф, часть, глава). Критериям универсальности и выделенности отвечает также предложение, но оно входит в состав иерархически более высоких единиц.

С точки зрения своего строения, взаимоотношения составляющих его предложений абзацы делятся на сочинительные (предложения объединены либо цепной либо параллельной связью); подчинительные (предложения объединены подчинительной связью, при этом тематическое предложение является ядолм абзаца); смешанные (предложения объединены различными типами связи).

В зависимости от роли абзацев в тексте выделяют начальные срединные и конечные абзацы. Для начальных абзацев деловых текстов характерно наличие слов, указывающих на место и время действия, повествовательный, констатирующий тон сообщения. Конечные обзацы характеризуются некоторым постоянством своей структуры и содержания, и, как правило, содержат заключительные формулы вежливости.

С точки зрения информативности  в текстах деловых электронных писем предикативные и релятивные абзацы. Предикативные абзацы несут в себе наибольшую смысловую и информативную нагрузку. Релятивные абзацы заключают в себе избыточную информацию. Они либо частично повторяют уже известную информацию, либо развивают и дополняют мысли и факты, ранее представленные в предикативных абзацах.

 

Лингвистическая специфика деловых электронных  писем.

 

Лингвистические характеристики деловых электронных писем опреднляются их жанровой и функционально-стилевой принадлежностью. Так, на лексическом уровне в текстах деловых писем отмечается высокая степень терминированности, причем большую часть составляет номенклатурная лексика, а также аббревиатуры. Кроме того, в деловой переписке распространена процедурная лексика, представляющая в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официальной интерпретации. Важнейшей особенностью процедурной и терминологической лексики является то, что слово используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Например, М.В. Колтунова приводит следующее предложение: Стороны обязуются обеспечить взаимовыгодные бартерные поставки. Автор комментирует его следующим образом: «При всей многозначности слово «сторона» прочитывается только в юридическом аспекте – юридические стороны, заключающие договор» [12, с.82].

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный выриант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Так, в текстах приказа каждый пункт начинается с указания адресата в Д.п. – «кому?», а затем «что исполнить?» Например, Начальнику технического отдела Волклву М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 по 10.02.96 [12, c.83]. Кроме того, отмечается закреплённость производственных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употркбляются либо с родительным, либо с дательным падежами: согласно приказу, в отношении к чему-л.

В синтаксисе для деловой  письменной речи характерны простые  предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они часто передают информацию, которая по объёму равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. Это достигается за счет большей длины и семантической емкости предложения. Как далее отмечает М.В. Колтунова «отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения: По обоюдному согласию возможны изменения условий договора.» [12, c.85]. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом оно может разоастаться до обзаца, иногда целой страницы. Порядок слов в предложении в официально-деловом стиле отличается достаточной строгостью и консервативностью. В текстах деловых документов широко распрстранены вводные слова, указательные местоимения, причастия служащие в качестве логических средств связи.

Таким образом, обобщая все отмеченное выше, можно сделать вывод о том, что текст делового документа отличается высокой степенью стандартизации, охватывающей все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, «непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора»  [12, с.93]. Безличность изложения проявляется в отсутствии интерпретации, оценки событий, эмоциональных реакций. Письменный деловой документ как особый вид текста располагает большим количеством речевых формул, шаблонов, идиом, клише, знание которых помогает создавать новые документы и обеспечивает ту степень точности и однозначности, которая и отличает данный документ от любого другого вида текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§2 Классификация деловых документов

Деловая корреспонденция  отличается исключительным разнообразием. Расширение международных контактов, создание новых видов связи способствует постоянному обновлению и дифференциации палитры деловых текстов и их типов. Однако несмотря на большое разнообразие, деловые документы составляются согласно единым требованиям и правилам оформления писем в организациях и на предприятиях, независимо от форм собственности и вида деятельности. Выполнение единых требований гарантирует юридическую силу письма, качественное и своевременное составление письма, а также организацию оперативного поиска письма.   

При классификации деловых документов в данной работе используется такой термин как тип текста, под которым понимается, согласно В.Е. Чернявской «продуктивная модель, образец текстового построения, определяющий функциональные и структурные особенности конкретных экземпляров текста с различным тематическим наполнением» [  c.62]. В качестве критериев для дифференциации различных типов текстов предлагаются лингвистические и экстралингвистические признаки, включая контекстуальные, в которых содержится указание на условия протекания коммуникации; структурно-лингвистические, т.е. грамматические и лексические; коммуникативно-функциональные, характеризующие тип текста с точки зрения намерений и интенций коммуниуантов. С.П. Кошнерук, рассматривая различные типы текстов, обращает внимание на то, что каждый тип текста соответствует определённой типовой коммуникативной ситуации [  ], поэтому при классификации текстов делового характера необходимо учитывать такие факторы, как интенция автора текста, сфера коммуникации, отношения между адресетом и адресантом, а также конкретные условия протекания коммкникативного акта. Кроме того, некоторые ученые предлагают четыре основных прагмалингвистических параметра, важных для классификации текстов делового характера: коммуникативный замысел автора, доминирующая коммуникативная задача, сфера функционирования и формат текста [  ].