Контрольная работа по «Этика и психология деловых отношений»

Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем)...

Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания)...

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить)...

В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению...

Уведомляем Вас...

Ставим Вас в известность...

Доводим до Вашего сведения...

По Вашей просьбе направляем Вам...

Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от...

Пожалуйста, примите наши извинения за...

Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ. Приведем примерные фразы, которые могут составить основу кратких писем:

Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки...

Просим ускорить отправку...

Просим поставить нас в известность о...

Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу...

Обращаемся к Вам с просьбой выслать...

Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ па Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры...

В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что ее (его) выполнить не можем (не имеем возможности).

При написании основного текста письма употребляются обороты-скрепы:

В связи (в соответствии) с Вашей просьбой...

В связи с вышеизложенным...

Одновременно с этим...

Во-первых... во-вторых... и т.д.

В первую очередь...

Кроме того... более того... помимо того...

Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным)...

В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше) сообщаем...

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить)...

В конце делового письма содержатся просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.

Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставится и печать.

Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:

Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением...

Просим написать нам о своем решении. С уважением...

Просим Вас поставить нас в известность. С уваженнем...

Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением...

При получении письма просим Вас подтвердить письменно

Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например: "Приложение: от №..."

Согласно служебному этикету ответ на письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него также подписывает такой же руководитель, в крайнем случае его заместитель.

 

Заключение

 

Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

Деловая встреча

  Любая встреча, а тем более деловая, проводится с определенной целью. Именно общение в деловой практике, как правило, поддерживается взаимной заинтересованностью. Чтобы удовлетворить заинтересованность сторон, организуются встречи.

Критериями оценки результатов взаимодействия, кроме достижения желаемой цели, есть факторы, которые отражают ресурсные затраты участников: время, степень напряженности и характер отношений между ними.

Чтобы эффективно провести деловую встречу, к ней необходимо серьезно подготовиться и все тщательно продумать.

На деловую встречу принято договариваться заранее, при этом отрезок времени между договоренности и собственно встречей зависит от конкретных обстоятельств и программы встречи.

В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за два-три дня. Запланированная за десяток дней деловая встреча часто бывает подготовлена хуже только по психологическим причинам.

Особого тщательности требует организация встречи с иностранцами. К такой встречи нужно, безусловно, готовиться заблаговременно, предусмотрев все элементы программы их пребывания:

• порядок встречи;
• персональный состав участников;
• участие представителей прессы;
• вручения цветов;
• приветственные речи;
• размещение в гостинице;
• деловая часть;
• посещение культурных объектов  поездки по стране;
• неофициальные приемы;
• провода

Об организации деловой встречи можно договариваться по электронной почте, факсу, телефону. Перед тем как взять в руки телефонную трубку, следует определить все важные организационные моменты встречи и ведь если забыть что-то, выходить повторно на связь будет не совсем удобным.

Протоколом предусматриваются следующие основные моменты договоренности:

• предмет деловой встречи;
• место проведения;
• временные рамки;
• количество участников;
• материалы для обсуждения и итоговые документы встречи

Предметом деловой встречи есть вопросы, которые выносятся на обсуждение, тематические рамки переговоров, перечень проблем, которые будут рассматриваться, и т.д.

Местом проведения деловых встреч является, как правило, служебное помещение их участников (у себя или у партнера), хотя можно их проводить на нейтральной территории, или с помощью коммуникации - дистанционное.

Большинство деловых людей предпочитают своей территории, где не нужно тратить время на адаптацию, где без проблем можно воспользоваться телефоном, факсом, помощью юристов, экспертов и т.д.

Серьезной причиной для проведения деловых обсуждений в фирме партнера есть возможность получить дополнительную информацию, узнать больше о партнере, его фирму и условия ее функционирования.

Возможность проведения переговоров на нейтральной территории имеет также свою привлекательность. Как правило, обсуждение вопросов при этом варианте не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективен этот варианту при решении конфликтных ситуаций.

Современная техника связи позволяет осуществить прямой электронный контакт между двумя и более сторонами с одновременной взаимной передачей изображения и звука.

Первый шаг к успеху деловой встречи это правильный выбор времени и дня недели. При встрече с глазу на глаз необходимо учитывать обстоятельства деловой жизни партнера, его личностные характеристики.

При большом количестве участников желательно быть в курсе дел, каждого и учитывать деловые привычки партнеров. При этом рекомендуют учитывать следующие моменты:

• не планировать встречу непосредственно перед обедом или сразу же после него, а хотя бы через час;
• не планировать ответственных встреч в понедельник (настрой на рабочую неделю) и в пятницу (ожидание выходных);
• обязательно обсудить продолжительность встречи и придерживаться этого времени;
• сформулировать тему и цель разговора;
• подготовить соответствующую информацию;
• изменения формулировки, понятия, суждения;
• подготовить аргументы и контраргументы;
• определить состав участников встречи;
• выбрать место и время проведения встречи с учетом предполагаемых неожиданностей;
• в случае плотного графика партнера деловая встреча должна проходить в оптимальных временных рамках;
• вести количество участников встречи. Это делается, исходя из принципа равной численности делегаций с обеих сторон обмениваются протокольными спискам в начале встречи.Если же списки заранее не составлены, стороны обмениваются визитными карточками

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов, в частности те, которые отражают позицию участника встречи и содержат рекомендации по вопросу, который рассматривает; проекты протоколов или договоров; проекты резолюций или соглашений о намерении.

Опытные менеджеры собирают также данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке в течение последних месяцев или лет.

Специалистам, участвующим во встрече, должны быть присущи такие черты характера: чувство собственного достоинства, уверенность в себе, уравновешенность, дипломатичность, терпимость, тактичность, стремлением к взаимопониманию.

Желательно поздравить партнеров (улыбка, приятный взгляд, рукопожатия). Во время знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой, чтобы не забыть, как зовут партнеров.

Рекомендуют:

• начинать разговор с общих фраз, постепенно переходя к наиболее важным, принципиальным вопросам, а затем - к обсуждению вопросов, по которым можно легко договориться;
• задавать доброжелательные и прямые вопросы;
• ответы выслушивать;
• записывать ценную информацию;
• проявлять желание понять позицию партнера;
• вызвать симпатию к себе со стороны собеседника (ведь он - личность, имеет полное право на уважение к себе, на признание его как личности);
• ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который выгоден и для организаторов;
• аргументировать свои предложения цифрами, фактами;
• проявлять заинтересованность в перспективах взаимоотношений с партнерами;

Если вы не можете касаться обсуждения определенной темы, нужно сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решение предприятия по этому вопросу пока не подлежит разглашению.

Нельзя:

• задавать вопросов, которые подсказывают ответ;
• вести разговоры о религии и политике;
• давить на собеседника;
• заставлять партнера долго ждать встречи;
• обманывать партнера и постоянно требовать от него доказательств
• приступать к разговору без тщательно продуманного плана

Большое значение имеет размещение деловых партнеров за столом дистанция между ними, положение относительно друг друга, дистанция в общении Во время встречи можно много узнать о партнере (в этом помогут слова, жесты, позы, мимика).

Заключение

Важно умело закончить встречу, то есть подвести итоги разговора, выработать совместное решение, своевременно и корректно ЕЕ завершить.

Деловые встречи занимают важное место в расписании активного человека. Важно уметь контролировать ход таких встреч, иначе они могут превратиться из эффективного инструмента коммуникации в “пожирателя” вашего времени.