Коммуникационный процесс в организациях

     Содержание 

     Введение

     1.Коммуникации  и эффективность управления.

     2. Составляющие коммуникационного  процесса в организациях.

     3. Структура коммуникационного процесса: межличностные коммуникации, организационные  коммуникации.

     4. Барьеры общения.

     5. Пути улучшения коммуникаций  в организации.

     Заключение

     Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                Введение

      Коммуникации  являются важнейшей составляющей в  деятельности руководителя, поскольку  коммуникации -  это обмен информацией  между людьми. Без обмена информацией  они не могут вместе работать, формулировать  задачи и решать их.

      Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления. Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени  именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая  может быть представлена письменно  или графически, занимает основное место и является важнейшим в  коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут  быть определяющими с позиций  оценки эффективности управления.

      В связи с этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом  среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного  и письменного общения.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах (туристских фирмах), так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     На  обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между  людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для  принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Эффективность коммуникаций в свою очередь зависит, прежде всего, от психологического настроя  коллектива. Поэтому важно учитывать  все проблемы, которые возникают  в организации в процессе работы.

     На  предприятиях коммуникация в организации  играет важную роль, взаимопонимание  между руководством и персоналом необходимо.

     Актуальность  выбранной темы заключается в  неотъемлемости рабочего процесса от коммуникационного, так как без  общения между сотрудниками организация  не сможет добиться хороших результатов.

     В данном реферате автор решает следующие  задачи:

• Рассмотреть основные виды коммуникации
• Выявит элементы коммуникации

• Определить  эффективность коммуникаций в организации.

• Рассмотреть проблемы коммуникации и предложить рекомендаций и по их решению.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Коммуникации  и эффективность управления.

 

Термин  «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью  символов.

      Как говорят о коммуникации в узком  смысле слова, то прежде всего имеют  в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и т.д. Первоначально  этот процесс был непосредственно  включен в совместную деятельность, и лишь позже произошло его  «выделение» - так называемая психологическая  спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая  спецификация. Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно  рассматривать как информацию, и  тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс  обмена информацией. Отсюда можно сделать  следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что  и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически  корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая  не сводится только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется  в основном лишь одно направление  потока информации, а именно от коммуникатора  к реципиенту (введение понятия «обратная  связь» не изменяет сути дела), здесь  возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки  зрения теории информации фиксируется  лишь формальная сторона дела: как  информация передается, в то время  как в условиях человеческого  общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

      Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

      Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

      Сообщение – информация, закодированная в  виде символов.

      Канал – средства передачи информации.

      Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена  информация.¹

      Коммуникации  можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

      По  типу объектов:

      -организация  – внешняя среда;

      -межуровневая (восходящая);

      -межуровневая (нисходящая);

      -горизонтальная;

      -руководитель  – подчиненный;

      -руководитель  – рабочая группа.

      По  степени формализации:

      -формальные  коммуникации;

      -неформальные  коммуникации.

      Управление  должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации  деятельности:

      • организацию коммуникативных сетей;

      • повышение качества информации, циркулирующей  по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

      • полноценное использование информации для решения задач управления.

      Эти задачи связаны со своеобразной группой  психологических факторов - познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

      Информационное  сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации - направление  движения информационного сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная  цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной  сети.

      Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная  система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам  организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями  и должностными лицами, т.е. основа лежит  в организационно-правовой плоскости.

      Реальная  же картина передачи сообщений может  не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение  новых, их изменение (ослабление или  усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной  информации и др. Поэтому надо тщательно  следить за влиянием психологических  факторов на коммуникации.  
 
 

2. Составляющие  коммуникационного процесса в организациях.

 

      Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

      1. Формулирование идеи или выбор  информации для передачи. Отправитель  должен хорошо оценить значимость  идеи (информации) и продумать суть  ее изложения.

      2. Кодирование и выбор канала  передачи информации. Чтобы передать  идею или информацию, отправитель  кодирует ее с помощью символов  и выбирает канал передачи, соответствующий  типу символов. Выбор средства  сообщения не должен быть ограничен  единственным каналом – необходимо  использовать сочетание разных  каналов.

      3. Передача информации – непосредственно  передача конкретной информации.

      4. Декодирование  (расшифровка) –  на этом этапе осуществляется  перевод информации отправителя  в информацию получателя. При  наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются местами.

      Иногда  в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

      -язык (вербальный и невербальный);

      -различия  в восприятии информации;

      -различия  в статусе.

      Цель  коммуникации – обеспечить понимание  информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

      -монолога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю;

      -диалога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю и  от получателя к отправителю;

      -обратной  связи как реакции на полученную  информацию.

      Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Структура коммуникационного процесса: межличностные коммуникации, организационные коммуникации. Этапы передачи информации.

 

     Коммуникации  подразделяются на следующие составляющие:

1. межличностные (осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) форме с целью получения желательного ответа.) организационные коммуникации (Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.)

 

     Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

• формальные или официальные.

     Данные  Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

     Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения производственных рабочих,
• новые меры по наказаниям за опоздание,
• изменение в структуре организации,
• грядущие перемещения и повышения,
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту и т. д.