Этика взаимоотношений с представителями внешней среды фирмы

Присутствие представителей высшего уровня руководства фирмы необходимо в выставочном боксе.

В те часы работы выставки, когда менеджеры высшего ранга не имеют возможности присутствовать в выставочном боксе фирмы, с ними должна быть обеспечена прямая связь - на случай необходимости срочного решения вопросов, связанных с заключением договоров и других, возникающих в процессе работы, поскольку одна из основных задач персонала фирмы, занятого на экспозиции, - не только заинтересовать, но и не упустить потенциального клиента.

Для сотрудников фирмы, экспонирующей свою продукцию (услуги) на выставке, сохраняются все требования, предъявляемые в процессе обычной деловой практики: одежда - повседневная деловая, как для мужчин, так и для женщин. Что касается приветствий и представлений, то в условиях выставки бессмысленно искать третье лицо, которое представило бы желающих вести деловые переговоры друг другу. Нет правила, закрепляющего приоритет в представлении хозяевам стенда или посетителям. Обе стороны могут взять на себя инициативу знакомства.

Обе стороны должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, особенно это касается сотрудников экспонирующейся фирмы, которые должны иметь, кроме личных, визитные карточки фирмы,

Все прочие требования делового этикета сохраняются в условиях выставки.

Тем, кто работает на стенде, следует быть предельно внимательным к каждому своему поступку, слову, поведению в целом, во всех видах перечисленных выше деловых отношений.

Обсуждая возможные условия договора, разумно сначала выслушать предложения предполагаемого партнера, а затем выдвигать свои, но с учетом его пожеланий, - такая схема общения дает менее всего поводов для разногласий и деловых противоречий.

Отношения с посетителями должны строиться индивидуально, исключительно доброжелательно.

Не следует ни в коем случае пренебрегать контактами или относиться невнимательно к вопросам тех, кого мы назвали "случайными посетителями" - ведь они завтра могут быть клиентами фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

Итак, такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) - "орудия труда" сотрудников фирмы - участницы выставки.

Необходимо указать на еще одно необходимое качество - неутомимость. Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание "говорить одно и то же". Так же как "весенний день год кормит", так и выставочный день, эффективно проведенный, может "кормить" фирму даже не один год. 
Постоянно проводимые, фундаментально подготовленные и престижные фирмы-устроительницы имеют собственные, специально выстроенные павильоны, с большими производственными площадями, на которых и проводятся различные тематические выставки.

Деловой этикет требует от всех перечисленных категорий сотрудников умения разумно сочетать интересы, сели и требования фирм, экспонирующихся на выставке, с целями и требованиями всего выставочного комплекса. Такт, взаимная любезность, отсутствие грубого нажима с обеих сторон, обоюдное желание найти компромисс при возникновении противоречий - вот что должно присутствовать у дирекции и сотрудников всего выставочного комплекса и фирмы, участвующей в экспозиция.

Как правило, в программу выставок даже небольшого масштаба обычно включают теоретическую часть, т.е. научные семинары, научно-практические конференции, встречи в деловых клубах. Информация об этом должна быть предоставлена фирмам-участницам и широкому кругу интересующихся выставкой за достаточно длительный период времени до открытия, чтобы была возможность для тех, кто желает участвовать в конференциях и пр., подготовить необходимые материалы - дискеты с фильмами, сборники научных трудов и др.

И еще один важный элемент делового этикета выставок. Речь идет о сроках подготовки, открытия и проведения выставки. Проектный график работ по подготовке и функционированию выставки никогда не может быть нарушен. Даже если одна-единственная фирма сорвала сроки подготовки своей экспозиции, это будет той самой "ложкой дегтя" в общей выставочной "бочке меда", что недопустимо.

У посетителя (неважно, к какой категории он относится - к представителям фирм или это частное лицо) складывается неблагоприятное впечатления от сбоев в сроках, качестве оформления стендов, от невыполнения обещаний (фирмами-участницами и фирмой-организатором), что может привести в конечном счете к малой результативности выставки.

Поэтому безупречность во всем — основная мораль выставочных конференций.

Глава 6. Организация деловых приёмов.

6.1 Виды деловых приёмов

Дневные приемы:

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа. Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени. Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико - не более пяти человек. Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются.
2. Завтрак: начало - 12.00-12,30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение). В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.

     Вечерние приемы:

1. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфета ми-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов.
2. "А ля фуршет". Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - а правой. Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.
3. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек. Хотя это и вечерний прием, однако, смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.
4. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например, первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие пере численные формы деловых приемов супруги не приглашаются).

6.2 Приглашение

Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки. В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка отправляет приглашение другой фирме без указания фамилий приглашаемых. Текст, при этом, может быть примерно следующим: "Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю..." В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение).

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема, когда он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00-13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s "tl-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке "страны галантности", хотя родина этикета – Италия.

Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы виньетки, цветочки, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

6.3 Беседа за столом

Беседа является основной целью и сутью деловых приемов. Но за столом не принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут разговаривать потом, когда закончится застолье, длящееся обычно от 1,5 до 2 часов.

За столом же следует затрагивать общие темы - о погоде, о культуре и искусстве, причем не рекомендуется углубляться в какие-либо темы, так как это может привести к спорам и даже конфликтам.

Общепринятые в светском этикете ограничения на тематику застольных бесед действуют и в деловом этикете: не принято говорить о здоровье - своем или кого-либо из присутствующих, о заработной плате и вообще о доходах, а также о болезнях и недомоганиях, семейных проблемах и неурядицах, спорах и конфликтах с руководством. Желательно избегать длинных монологов в разговоре.

Не следует спрашивать собеседников о возрасте или их должностном ранге. Некрасиво выглядит когда говорящий плохо об отсутствующих.

Полезно не только говорить в соответствии с правилами этикета, но и уметь слушать, т.е. не прерывать собеседника, смотреть на него со вниманием и интересом, давать ему высказать свою мысль полностью, показать собеседнику (выражением лица, позой и т.п.), что тема разговора интересна.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Рассматривая взаимоотношения фирм с разного рода представителями внешней среды нельзя не убедиться в том, что этика играет здесь не самую последнюю роль.

Именно от того, как вы подадите себя, от того, расположили ли вы к себе собеседника или нет, будет зависеть итог вашей встречи.

Проанализировав всю вышеизложенную работу, можно сделать ряд следующих выводов:

1. вступая в деловые отношения, надо всегда иметь в виду, что  люди  смотрят на вас, как на представителя. Каждое неестественное   и   ненужное   подражание  производит отрицательный эффект. Кроме того никто за рубежом от нас не ожидает,  что мы станем вести себя точно  также,  как  француз,  араб,  каждый  человек является плодом своего  воспитания,  образования;
2. вступая в бизнес, нельзя оставлять дома присущие нам  черт и качества, напротив, нужно всегда вести себя,  поступать  как  достойный представитель;
3. где бы человек не находился, самым важным в его поведении остается чувство такта;
4. вступая  в  деловые  контакты,   необходимо   проявлять   также определенное чувство терпимости  к  правам  других  народов,  не  следует забывать об этом особенно при  проявлении  религиозных  или  политических  убеждений;
5. не углубляясь в философские вопросы об истине, нужно  исходить  из  того, что в мире не существует одной - единственной, раз и навсегда данной правды и истины. Сказанное касается не  только  политических и религиозных убеждений, но и бизнеса.

 

 

 

Литература

1. Основы предпринимательского дела / под редакцией Осинова Ю.М. М. – 2004 г. - с. 304-320.
2. Петкевич Э. Этикет менеджера. - Махачкала. -2006г.-с. 115
3. Поддубный Ф.И. Хотите стать бизнесменом? - Киев: Молодежь. -2008 г.-с. 196-212
4. Потрубач Н.Н.   Деловой этикет // Социально - политический журнал. – 2004 г. - №9/10- с. 230-234.
5. Ленин А.С., Кузилова Т.Н. Имидж Делового человека. - М.: Приор. – 2007 г.с213
6. Повседневный и деловой этикет / Составитель Устиненко. - СПб. -2008 г.-  31с.
7. Психология и этика делового общения / Под ред. Лавриненко В.Н. -М.: ЮНИТИ.- 2007 г. - 279с.
8. Резчиков Е.А. Этика делового общения. - М.? МАСИ. – 2008 г. 70с.
9. Рубинский Ю.А. Французы у себя дома. - М.: Наука. – 2009 г. с. 232-233.
10. Современный бизнес / под редакцией Речмена Д. Дж. и др. - М.: Республика. – 2008 г. с. 136-138
11. Тихонов М.И., Парамонова И.М.   Бизнес и нравственность // международная жизнь. – 2010 г. - №1 12. - с. 44-48.
12. Топорая Г.Д. и др. Республика Корея. М. - МО. -2004 г.-С. 100-103
13. Фаткин Л., Петросян Д.   Бизнес и управленческая культура // Бизнес. – 2006 г. - № 8-9. - с. 32-34
14. Фишер П. Новичок в кресле шефа. - М.: Интерэксперт. -М.:ИНФРА-М.-2008 г. с. 13-27.
15. Ховард Н., Коротков Э. Принципы менеджмента. - М.: ИНФРА-М. 2006 г.-с. 200-207.
16. Хойер В. Как делать бизнес в Европе. М.: Прогресс. – 2011 г. - с. 232-241.\Холонова Т.И., Лебедева М.М.   Протокол и этикет для деловых людей. М.: ИНФРА М. - 1995г. - с. 57-258.
17. Чебанов С.В. Как делать бизнес в Японии // Мировая экономика и международные отношения. — 2007 г. - №3. - с. 40-45.
18. Честера Дж. Деловой этикет. - М.: Фаир. – 2007 г. - 33с.
19. Чугров С. О традиционализме в японском мышлении // МЭМО , №1/2010 г. - с. 58
20. Шенель В.М.  Настольная книга бизнесмена менеджера. - М.: Финансы и статистика. – 2012 г. - 64-78., 198-208.
21. Этика дела / Под редакцией Башитановского. - Тюмень: НИИПЭ. -2009 г.- 256с.
22. Этика и культура: их место в современном бизнесе //ЭКО. – 2008 г. -№9.-с. 190-199.