Управленческая функция-контроль

       Содержание 

       Введение………………………………………………………………3

       Глава 1. Понятие контроля……………………………….…………4

       1.1.Цели и задачи контроля…………………………………………8

       1.2.Характеристики  эффективного контроля………………………9

       1.3.Технология контроля……………………………………………11

       1.4.Требования-критерии контроля………………………………..12 

        

       Глава 2. Виды контроля …………………………………………….13

       2.1. Предварительный контроль………………………………...….13

       2.2. Текущий контроль ……………………………………………...15

       2.3.Заключительный  контроль………………………………………16 
 

       Глава 3. Этапы контроля……………………………………………..19

       3.1.Установление стандартов ………………………………………..19

       3.2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными

       стандартами……………………………………………………………20                                                                                              

       3.3.Принятие необходимых корректирующих действий.………….22

       Заключение……………………………………………………………..24

       Список  использованной литературы…………………………………26 
 
 
 
 
 
 

       ВВЕДЕНИЕ 

       Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления:                                                                  «Когда умный человек видит почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их.»

       Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Глава 1. Понятие контроля 

       Функция контроля имеет для менеджера  особое значение. В фундаментальном труде "Основы менеджмента" (авторы М. X. Мескон и др.) контроль определяется как "процесс обеспечения достижения организацией своих целей".

       Когда составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников, остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

       Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и  результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развития процесса.

       Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

       Управленческий  контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.

       Эффективный управленческий контроль создается  на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.                       Контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Как видно из определения, контроль имеет непосредственное отношение к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.

       Функцию контроля в классическом менеджменте  следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами). На менеджере лежит обязанность контроля за выполнением принятых ранее решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. Могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи. По данным учета производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Подготавливаются и принимаются новые управленческие решения. Функция контроля проявляется в форме воздействия на коллектив людей посредством выявления, обобщения, анализа результатов деятельности организации и доведения этих результатов до руководителей с целью подготовки управленческих решений. Функция контроля реализуется посредством ведения организацией учета.   Для менеджмента характерно большое количество различных видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.

Контроль  необходим менеджеру для:

• снятия неопределенности информации о текущем состоянии дел в организации;
• предупреждения возможности возникновения связанных с этой неопределенностью кризисных ситуаций;
• постоянного поддержания условий успешной деятельности предприятия. 

        
    Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

         а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

     б) сравнение фактических данных с  требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;

     в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

     г) выявление причин данных отклонений.  

Существует  три аспекта управленческого  контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий.

       Менеджер  должен выбрать одну из трех линий  поведения: ничего не предпринимать, устранить  отклонение или пересмотреть стандарт. 
  

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

• Какие результаты мы имеем?
• Что в следующий раз следует делать иначе?
• В чем причина отклонений от намеченного?
• Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
• Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
• Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?
• Почему необходим контроль?

 

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». 
 
 
 
 

       1.1. Цели и задачи контроля 

Основными целями являются:

а) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;                                                                                     

б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;                                                                                                       

в) обеспечение  эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального  развития в условиях многоплановой  конкуренции.

 Достижение целей системы как известно обеспечивается реализацией задач, которые, на наш взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

 1) соответствие  деятельности организации принятому  курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

 2) устойчивость  организации с финансово-экономической,  рыночной и правовой точек  зрения;

 3)сохранность ресурсов и потенциала организации;

 4) должный  уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

 5) показатели  безошибочности регистрации и  обработки финансово-хозяйственных  операций организации - наличие,  полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

 6) рациональное  и экономное использование всех видов ресурсов;

 7) соблюдение  работниками организации установленных  администрацией требований, правил  и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

 8) соблюдение  требований федеральных законов  и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

     Эти и многие другие задачи обусловливают  создание в организации эффективной контрольной системы. Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии). Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.  

       1.2. Характеристики эффективного контроля 

• Стратегическая  направленность контроля.

     Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

• Ориентация на результаты.

     Конечная  цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

• Соответствие делу.

       Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.