Производственные запасы

Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, оформляются первичными документами, формы которых унифицированы. Первичные документы являются основой ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Вид и форма поступающего документа зависят от условий договора и условий поставки. Кроме того, от условий договора часто зависит и состав транспортно-заготовительных расходов. Поступление МПЗ фиксируется на складах организации, где выписывается приходный ордер склада.

Поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию. Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков обычно доставляет экспедитор либо сотрудник предприятия. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждения требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику. Экспедитор сдает материалы кладовщику. При отсутствии экспедитора прием поступивших материалов осуществляет непосредственно кладовщик (заведующий складом).

При приемке у экспедитора (или представителя поставщика) материалов на складе материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

В случае доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах:

а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера;

б) поставщику - для списания ценностей;

в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

г) для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяют для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения организации. Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов.

              Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организации материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования-накладные.

                      Лимитно-заборная карта выписывается на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет отдел материального нормирования. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно - заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основе их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

             По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется акт-требование на дополнительный отпуск материалов. Выписывается акт-требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один - остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй - у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора организации или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные применяются в организации для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основе нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

Кроме того, для оформления внутреннего перемещения материалов составляют требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Они составляются при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных, сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху - для списания материалов, другой складу - для их оприходования.

Таким образом, в организации поступление и движение ТМЦ оформляется различными документами в зависимости от назначения использования.

1.3 Учет материалов на складах и его неразрывная связь с учетом материалов в бухгалтерии

                 Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является бухгалтерский (сальдовый). Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ -- также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (тип. ф. № М-17). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся (см. с. 139) . Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в книгу учета остатков материалов (ведомость) ф. № М-20. Эта книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.

1.3 Порядок проведения ревизии материальных ценностей

           Ревизия – система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление [7,2]. Важная задача ревизии – выявление и наказание виновных лиц, вынесение решений о наказании, возмещение материального ущерба, или профилактики нарушений финансово-хозяйственной деятельности. Цель – изучение специальными приемами документального и фактического контроля законности, достоверности, рациональности и эффективности деятельности предприятия.

Ревизия товарно-материальных ценностей является одной из важнейшей составляющей контроля и проверки законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией.

                     Цель документальной ревизии — осуществление контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций, за их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами.

                        Суть ревизии — проверка путём применения методов финансового контроля по документированной учётно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта, государственными органами.

                        Ревизия товарно-материальных ценностей: задачи, порядок проведения и     оформления результатов ревизии.

Ревизия товарно-материальных ценностей – это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей и его соответствие данным бухгалтерского учета на одну и ту же дату. Сопоставление данных инвентаризации с соответствующими остатками в учетных регистрах позволяет установить их реальное состояние, т.е. правильность фактических остатков, излишки или недостачи материальных ценностей. Важная задача ревизии – выявление и наказание виновных лиц, вынесение решений о наказании, возмещение материального ущерба, или профилактики нарушений финансово-хозяйственной деятельности.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя ревизуемого предприятия создается комиссия из соответствующих специалистов, включая работника бухгалтерии. Инвентаризация проводится в присутствии материально- ответственного лица и ревизора. Данные о фактическом наличии каждого вида материальных ценностей фиксируются в инвентаризационных описях или соответствующих актах, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. При обнаружении расхождений ревизор должен потребовать от материально-ответственных лиц письменные объяснения о причинах расхождений, определить их характер и порядок урегулирования. По результатам инвентаризации ревизор составляет промежуточный акт. До начала инвентаризации ревизор обязан попросить у материально-ответственного лица расписку о том, что все документы, относящиеся к приходу (расходу) товарно-материальных ценностей, проведены по складскому учету и сданы в бухгалтерию для определения остатков на момент проверки, несписанных в расход ценностей не имеется. Ко времени окончания инвентаризации обработать все документы и определить остатки на дату инвентаризации. Количество товарно-материальных ценностей определяется исходя из натуральных свойств. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а у материально-ответственного лица берется расписка об отсутствии претензий к инвентаризационной комиссии. Все исправления должны быть оговорены и подписаны члена комиссии [7,5].