Выставочная деятельность предприятия

     Также крайне важно настроить людей  на командную работу - они не должны самоутверждаться, им нужно быть готовыми заменять друг друга по возможности - в общем, понимать, что находятся  в одном окопе, и действовать  согласованно.

     Действия, которые категорически не рекомендуется совершать на стенде:

• скучать, читать посторонние материалы, играть в игрушки, разгадывать кроссворды. Хорошо, допустим, поблизости нет ни одного посетителя. Все равно нельзя. Это не обсуждается;
• сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда. Жанр мероприятия не предполагает скуки и задумчивости - это не составление квартального отчета. Еще раз - нежелательно сидеть, да, это трудно, но нужно все-таки стоять. Конечно же, ни один нормальный человек не выстоит пять дней подряд, поэтому обеспечьте сотрудникам возможность передохнуть, только это не должно быть на стенде, на глазах у изумленной публики;
• практика показывает, что примерно 8 человек из 10 на вопрос: "Что-то вас интересует? Вам помочь?" спасаются бегством. Трудно сказать, почему, может быть, это свойственно только нашим соотечественникам, но почему-то большинство посетителей не любят, когда к ним пристают стендисты, и предпочитают ретироваться. Как знать, может быть, среди убежавших могут оказаться и ваши клиенты;
• плохо, если в свободном для посетителей пространстве нет ваших рекламных материалов. Еще хуже, если на вашем стенде в свободном доступе имеются чужие рекламные материалы. Конкуренты скажут вам спасибо;
• известно, что хватательный рефлекс у тех, кто пришел на выставку, в значительной степени обостряется. Люди, которые хотя бы полчасика походили по шумной выставке, впадают в состояние транса и берут все подряд, чтобы потом спокойно разобраться. Не исключено, что вместе с рекламным проспектом с вашего стенда прихватят ручки, блокноты, а то и еще что-нибудь посерьезнее. Не оставляйте нужные вам вещи без присмотра на стенде: вы рискуете распрощаться с ними навсегда.

      Этапы подготовки и участия  предприятия в  работе выставки 

      Общая характеристика компании «Торговый Дизайн-Хабаровск».

     Компания «Торговый Дизайн-Хабаровск» расположена по адресу город Хабаровск, ул. Яшина, 40. Компания является филиалом, учреждённым компанией «Торговый Дизайнн».

     Общество  учреждено на неограниченный срок деятельности.

     Общество  является юридическим лицом по действующему законодательству РФ, имеет самостоятельный баланс, круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения, расчетные, валютные и другие банковские счета, а также штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

     Целью общества является получение прибыли.

     «Торговый Дизайн» — ведущая многопрофильная  российская компания, специализирующаяся на комплексном оснащении объектов торговли, предприятий общественного  питания и пищевых производств, работающая на рынке профессионального  торгового оборудования более 15 лет.

     Высшим органом управления Общества является его общее собрание акционеров.

     Общество  обязано вести бухгалтерский  учет и представлять финансовую отчетность в порядке, установленном правовыми актами РФ.

     Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в Обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности общества, представляемых акционерам, кредиторам и средствам массовой информации, несет Генеральный директор в соответствии правовыми актами РФ.

     В компании «Торговый Дизайн-Хабаровск» для организации рекламно-информационной работы создан отдел рекламы, который после ликвидации маркетингового отдела взял на себя часть функций.

     В таблице 1 представлены показатели торгово-экономической  деятельности фирмы за 2007 – 2008 гг.

     Из  таблицы 1 видно, что в 2008 г. фирма  значительно улучшила показатели всей деятельности. Так, видно, что товарооборот увеличился на 93%. Валовой доход увеличился почти в 6,5 раз, в связи с чем уровень валового дохода к товарообороту в 2008 г. составил 67,4%, что на 47,4% больше, чем в предыдущем году.

     Более чем в 8 раз увеличилась прибыль  от реализации товаров. Уровень рентабельности возрос на 37,6%, составив в 2008 г. 49,2%.

     Сумма издержек обращения увеличилась  на 86%, положительным моментом является снижение уровня издержек в процентах  к обороту на 1,8%. Внереализационные доходы снизились ровно на половину, одновременно в 3,5 раза возросли внереализационные расходы.

     Таблица 1

      Исходя  из этого, сумма балансовой прибыли в 2008 г. увеличилась на 273 тыс. руб., или более, чем в 7 раз.

      Анализ  подготовительной работы фирмы к участию  в выставке.

     Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

     Выбор выставки. Руководители компании «Торговый Дизайн» концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает (Приложение 1). Но компания не стоит на месте – участие в выставках они производят с 2006 года. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании. В таблице 2 приложения, можно ознакомиться со списком выставок запланированных на 2009 год. Хабаровский филиал осваивает работу на выставках медленнее, поэтому в своей работе я рассмотрю работу дочерней компании «Торговый Дизайн-Хабаровск» на примере конкретной выставки.

     Подготовка  к выставке. Руководители компании «Торговый Дизайн-Хабаровск» приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

     Надо  иметь в виду, что у большинства  выставок минимальная площадь стендов  составляет 9-12 м², а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 м², которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспонеты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставка (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонетов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

     Получив предварительный список участников, фирма приступила к привлечению  партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах  с которыми заинтересована фирма, с  приглашением посетить стенд.

     Существует  множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки компания «Торговый Дизайн-Хабаровск» наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

     Использовались  и традиционные способы привлечения  посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге, была размещена реклама на сайте компании и т.д.

     При подготовке к выставке фирма провела  следующую работу:

• Внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участи конкурентов;
• В предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;
• Подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;
• Сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;
• Сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
• Подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;
• Решили, как выставить свой товар, как более привлекательно расположить стенды;
• Подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;
• Подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов);
• Сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;
• Подготовили достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;
• Подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:
1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
3. особенности взаимного интереса;
4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).