Координация в организации

    Федеральное агентство по образованию

    Федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

     

    «ЮЖНЫЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

    Экономический факультет

    Кафедра «Теории и технологии менеджмента» 
 
 
 
 
 
 
 

    Курсовая  проект

    по  предмету «Теория организации»

    на  тему «Координация в организациях» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Студентки дневного

    отделения группы 2.5.

    специальности

    «Менеджмент организации» 

    Научный руководитель:

    к.э.н.,. 
 
 
 
 
 

    Ростов-на-Дону

    2009

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ           3

ГЛАВА 1. КООРДИНАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ  5

1.1 Координация  как процесс распределения деятельности    5

1.2 Механизмы  координации         9

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ  КООРДИНАЦИИ

НА  ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ       18

2.1 Краткая  характеристика предприятия       18

2.2 Координация  в организации ООО «Эстель»      21

2.3 Рекомендации по совершенствованию механизма координации

в ООО  «Эстель»           24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ           35

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ     37

ВВЕДЕНИЕ 

      Актуальность  темы. Каждый человек в течение своей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди учатся, работают, преодолевают неудачи, развивают науку и культуру, вступают в отношения. В рамках организаций осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей и нет людей, которым не приходилось бы иметь дело с организациями.

      Организация – очень сложный механизм, у неё есть свой облик, культура, традиции, репутация. Организации уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать намеченным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ими управлять эффективно. Зачем организации необходимы, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются – ответы на эти и многие другие вопросы в той или иной мере даёт теория организации.

      Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени и обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах эффективного  выполнения поставленных задач.

      Данная  тема является актуальной, как и  вся теория организации. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

      Цель  курсовой работы. В данной курсовой работе, будут рассмотрены: основные понятия координации в организации и современные разработки в этой области.

      Задачи  курсовой работы:

     - рассмотреть координацию как  процесс распределения деятельности;

     - изучить механизмы координации;

     - рассмотреть координации в организации на примере ООО «Эстель»

      Объектом  исследования является ООО «Эстель».

      Предмет исследования – координация в организации.

      Теоретической и методологической базой данного исследования послужили основные положения теории организации, теории управления, основ менеджмента, публикации отечественных и зарубежных авторов, посвященные исследованию систем управления.

      Основными методами исследования и подходами являются:

      - общенаучные методы исследования: диалектический, абстрактно-логический, индукции и дедукции, исторический, функционально-стоимостной и сравнительный анализ и синтез, метод экономико-статистических группировок и другие;

      - системный подход;

      - метод экспертных оценок. 
 

      ГЛАВА 1. КООРДИНАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ 

      1.1 Координация как процесс распределения деятельности 

      Организация является объектом управления, в котором  персонал находится в постоянном взаимодействии. Для устранения противодействий, параллельностей и обеспечения  синхронизации в работе различных  частей организации применяется координация.

      Координация представляет собой процесс распределения  деятельности во времени и обеспечения  взаимодействия различных частей организации  в интересах эффективного  выполнения поставленных задач.

      Чем выше степень разделения труда, тем  больше необходимость в координации. Чем меньше численность персонала, тем проще координация. Если деятельность на предприятии распределена между несколькими подразделениями, то потребность в координации возрастает. В связи с распределением деятельности между подразделениями можно различать  следующие виды их взаимозависимости¹:

• номинальная, когда подразделения вносят свой вклад в общий процесс, но непосредственно между собой не связаны,
• последовательная, когда подразделения связаны этапами производства продукции,
• обоюдная взаимозависимость, при которой требуется взаимное регулирование.

      Во  всех этих случаях возникает потребность  в координации, которая бывает 4-х  видов²:

• превентивная, т.е. направленная на предупреждение проблем,
• устраняющая передел в организации,
• регулирующая, т.е. направленная на сохранение существующей схемы работы,
• стимулирующая, т.е. направленная на улучшение деятельности.

      Координационная деятельность осуществляется с помощью  определенных механизмов, которые приведены  ниже:

• Неформальная непрограммируемая координация. Она осуществляется добровольно, неформально, т.к. строится на взаимопонимания, на общих установках. Условие ее реализации: работник должен знать свои задачи и задачи подразделения, и четко представлять свои функции. С увеличением  размера организации неформальная координация заменяется в определенной доле на программированную.
• Программируемая безличная координация. Она осуществляется, если организация слишком сложная. Устанавливается стандартный способ решения часто повторяющихся задач, например устанавливаются всем предельные сроки выполнения заданий.
• Индивидуальная координация. Чтобы работники одинаково понимали поставленные перед ними цели, применяется индивидуальная координация, которая может быть двух видов: Первый вид координации заключается в том, что ей занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и использует свои полномочия в той мере. Чтобы получить справедливое решение. Второй вид координации заключается в том, что назначается специальный координатор, у которого есть свой аппарат. Например, координатор по выпускаемой продукции, руководитель проекта как координатор и т.д.
• Групповая координация, которая осуществляется через совещание групп, комиссий, комитетов. Здесь часто принимается согласованное решение, т.к происходит обмен мнениями.

      С расширением организации, как правило, всё более усложняется её структура  управления и деятельность внутри организации  становится все более регламентированной. Это приводит к формированию определённых стилей управления. В настоящее время различают три стиля управления:

1. Авторитарный стиль управления характеризуется большей долей формализации, централизации. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур, принятых в организации.

      Он  предусматривает высокие иерархические  структуры, небольшие зоны управляемости  и значительную централизацию.

2. Либеральный стиль управления характеризуется осуществлением координации неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь преобладает децентрализация, имеется свобода творчества, формализация сведена до минимума.

     При либеральном стиле координация  осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь доминируют децентрализация, большие зоны управляемости и менее высокие иерархические структуры. При либеральном стиле управления больше внимания уделяется проявлению творческих способностей работников. Все стили организации имеют ту или иную степень формализации и стандартизации, но либеральный старается свести их к минимуму и структуризовать предприятие по целям.

3. Промежуточный стиль управления характеризуется множеством возможных комбинаций различных стилей.

      Недостаточно  построить надлежащую структуру  организации, необходимо скоординировать работу всех ее элементов.

      Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими  словами, это процесс распределения  деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

      Распределение обязанностей (ответственности). В небольших  организациях, где все служащие (работники) знают друг друга, легко создать  рабочий коллектив и добиться координации работы. Но в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации потребует от высшей администрации определенных усилий. Отметим некоторые проблемы, которые могут возникнуть при координации деятельности на уровне подразделения.

      Во-первых, возможность появления противоречий при выполнении различных производственных функций, в частности в отношении  объема необходимых для производства запасов. Задача контрольных органов  состоит в оптимизации количества запасов. Менеджер по производству стремится иметь как можно больший запас материалов и сырья, чтобы обеспечить непрерывность производственного цикла. Заведующий отделом сбыта предпочитает располагать значительным объемом готовой продукции, чтобы своевременно отвечать на запросы покупателей. Заведующий отделом снабжения пользуется предоставляемыми скидками при закупках больших партий сырья и материалов. Бухгалтеру выгодно, чтобы капитал и фонды не бездействовали и быстрее включались в производственный процесс.

      Во-вторых, ущемляются долгосрочные интересы организации  за счет получения отделом кратковременных  выгод.

      В-третьих, в результате наличия слишком  большого числа снабженческих отделов  или отделов по сбыту готовой  продукции возникают проблемы.

      В-четвертых, имеются проблемы внутренних цен, когда  каждое подразделение определяет собственную  цену производства, чтобы оценить  эффективность своей деятельности.

      В-пятых, существует опасность размежевания определенных видов деятельности, которые должны быть тесно взаимосвязаны. Например, функции отдела сбыта продукции тесно переплетаются с задачами отдела по исследованию рынков³.

      Индивидуальный  труд и задачи организации. Наиболее эффективна координация в тех  случаях, когда работник видит вклад собственного труда в достижение целей организации. Поэтому очень важно, чтобы каждый сотрудник предприятия был осведомлен о генеральной линии развития организации, ее задачах и целях.

      Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

      Когда руководитель передает ту или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации - от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организации.