Зональные архивы в Республике Беларусь. История и организация

Деятельность органов  правосудия, надзора за законностью, нотариата отражается в документах районных судов, прокуратур, нотариальных контор.

Состояние образования, здравоохранения, социальной защиты и  культурного уровня населения отражено в фондах отделов образования, здравоохранения, социальной защиты населения, культуры.

Система потребкооперации представлена фондами районных потребительских обществ.

Документы фондов земельных  отделов, управления сельского хозяйства  и продовольствия, машинно-тракторных станций, колхозов, совхозов характеризуют  процессы послевоенного восстановления и развития сельского хозяйства  районов.

В фондах отделов коммунального хозяйства имеются документы по благоустройству городов и поселков.

Развитие промышленности отражено в документах производственного  объединения «Кричевцементошифер», Кричевского завода резиновых изделий, Климовичского комбината стройматериалов и Климовичского ликеро-водочного завода.

Архивом приняты на хранение документы по личному составу 7 организаций  Чериковского и Краснопольского  районов, ликвидированных в связи  с аварией на Чернобыльской АЭС.

Имеется коллекция документов по личному составу ликвидированных учреждений зоны комплектования архива [8, с 84].

 

2. ЗОНАЛЬНЫЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

 

В настоящее время  на территории Республики Беларусь действует 16 зональных архивов в Барановичах, Кобрине, Пинске, Глубокое, Орше, Полоцке, Жлобине, Мозыре, Речице, Лиде, Новогрудке, Борисове, Молодечно, Слуцке, Бобруйске, Кричеве.

Деятельности зональных государственных архивов на современном этапе осуществляется в соответствии с:

• Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011г.«Об архивном деле и делопроизводстве »;
• Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373;
• Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7;
• Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5;
• Уставом зонального государственного архива, утвержденным приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 15 января 2001 г. № 4.

На постоянном хранении зонального архива находятся:

• архивные документы государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, юридических и физических лиц негосударственной части Национального архивного фонда;
• документы личного происхождения, семейные архивы;
• печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архива.

Архив хранит также учетные  документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.

Архивные документы  негосударственной части Национального архивного фонда могут поступать в зональный архив на основании договора, заключаемого между собственником документов и архивом [5].

Основными задачами зонального архива являются:

• комплектование архива документами постоянного хранения, образующимися в деятельности организаций, учреждений, объединений, предприятий всех форм собственности в зоне обслуживания архива;
• обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранящихся в архиве;
• информационное обеспечение органов местного управления и самоуправления, использование документов в интересах граждан, в экономических, научных и социально-культурных целях; научная разработка, использование и публикация документов;
• организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных (межведомственных) архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного управления и самоуправления, государственных организаций в зоне комплектования архива;
• консультации, иные работы (услуги), в том числе на платной основе, юридическим и физическим лицам в сохранении и использовании их архивов и организации документов в делопроизводстве;
• контроль за соблюдением организациями и физическими лицами законодательства в области архивного дела и делопроизводства;
• создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных по документам архива;
• участие в научно-методической работе в области архивоведения и документоведения, в разработке методических пособий по архивному делу и делопроизводству [5].

Зональный архив в соответствии с возложенными на него задачами:

• осуществляет постоянное хранение и государственный учет архивных документов и представляет в соответствующие государственные органы по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов;
• организует отбор и осуществляет прием документов, печатных, иллюстративных и других материалов;
• один раз в пять лет составляет и вносит на утверждение соответствующих облисполкомов списки источников комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь в своей зоне обслуживания, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, ежегодно представляет на рассмотрение отдела по архивам и делопроизводству облисполкома изменения и дополнения к ним;
• проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в архиве; организует работу экспертных комиссий по определению категории ценности архивных документов, хранящихся в архивах обслуживаемой зоны (документальные памятники, уникальные документы, особо ценные документы), вносит предложения в Государственную инспекцию Республики Беларусь по охране историко-культурного наследия о внесении архивных документов в Государственный список историко-культурных ценностей Республики Беларусь;
• создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива с целью оперативного их использования;
• информирует органы местного управления и самоуправления, организации о составе и содержании документов архива по актуальной тематике;
• организует использование архивных документов в читальном зале, на выставках, радио, телевидении, в периодической печати, исполняет запросы граждан;
• участвует в работе местных органов управления и самоуправления по созданию и использованию официальных символов городов, районов и организаций;
• осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой районных и городских архивов по личному составу, организацией документов в делопроизводстве организации - источников комплектования архива, ведет пофондовый учет документов организаций;
• проводит мероприятия по улучшению работы архивов организаций, их экспертных комиссий, а также организации документов в делопроизводстве, в том числе на договорной основе;
• вносит на рассмотрение исполнительных комитетов зоны комплектования предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве, созданию объединенных архивов организации по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;
• проверяет выполнение организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также форм собственности, законодательства в области архивного дела и делопроизводства, информирует соответствующие государственные органы о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов, других нарушениях архивного законодательства, в пределах своей компетенции осуществляет надзор за исполнением законодательства об архивах и делопроизводстве;
• рассматривает на предмет соответствия законодательству положения о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций;
• рассматривает и утверждает поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, документы которых подлежат приему в архив, согласовывает описи дел по личному составу, рассматривает акты о выделении документов к уничтожению;
• рассматривает заявления, предложения, жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива, выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам справки, копии, выписки из документов;
• внедряет в практику работы прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска информации [5].

Архиву предоставляется  право:

• истребовать от организаций необходимые сведения и статистические данные о состоянии работы архивов и организации документов в делопроизводстве;
• проверять в установленном порядке состояние архивного дела и делопроизводства в архивах предприятий, организациях всех форм собственности, давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков;
• приобретать в собственность государства документы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь;
• участвовать в работе экспертных и ликвидационных комиссий организаций, в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы архивов предприятий;
• привлекать в установленном порядке из архивных и других учреждений квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов;
• принимать меры по созданию оптимальных условий хранения документов в архиве;
• иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях  организаций для решения вопросов сохранности архивных документов;
• информировать местные органы управления и самоуправления, руководителей организаций о выявленных недостатках в сохранности и работе с документами, участвовать в мероприятиях по архивному делу в зоне комплектования;
• осуществлять отдельные виды деятельности по привлечению внебюджетных средств;
• принимать меры по улучшению условий труда, быта работников архива, их социальной защите, использовать различные формы организации труда, включая коллективный подряд и другие;
• безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности от благотворительных и других общественных фондов, юридических и физических лиц, использовать их на развитие материально-технической базы архива, удовлетворение социально-бытовых и культурных нужд работников архива [5].

Архив возглавляет директор, назначаемый и освобождаемый облисполкомом по согласованию с Госкомархивом.

Директор архива:

• организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;
• организует прием и увольнение работников архива;
• разрабатывает структуру и формирует штатное расписание архива;
• устанавливает надбавки и доплаты к должностным окладам;
• определяет порядок и размеры премирования на основании действующего законодательства;
• организует повышение квалификации работников архива, разработку и реализацию мероприятий по научной организации труда, внедрению прогрессивных форм и методов работы, социально-экономическим вопросам;
• отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в зоне комплектования перед отделом по архивам и делопроизводству облисполкома;
• обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в оборудовании и материалах [5].

Деятельность зонального архива организуется на основе годового плана, согласованного с отделом по архивам и делопроизводству облисполкома.

Архив проводит научно-техническую обработку документов организаций на договорных началах, выполняет платные работы и услуги.

В архиве на правах совещательного органа создается экспертно-методическая комиссия (ЭМК). Решения ЭМК утверждаются директором архива.

Деятельность зонального архива финансируется за счет бюджета области и внебюджетных средств.

Штатная численность зонального архива устанавливается облисполкомом по представлению областного отдела по архивам и делопроизводству.

Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного хранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других, необходимых для работы архива условий осуществляют облисполком и соответствующие городские и районные исполнительные комитеты [5].

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Сегодня нет необходимости  доказывать важную роль архивов в  сохранении национального культурно-исторического  богатства страны. Информация, заключенная в архивных документах, на протяжении многих лет используется в научных, политических, экономических, социально-культурных, управленческих целях. Задача архивов заключается в обеспечении государства и его институтов ретроспективной документной информацией, сохранении важных для истории документов, защите законных прав и интересов граждан страны. Документы архивов постоянно используются при строительстве, производстве, в научных разработках и т.д.

В курсовой работе рассмотрена история создания и организация деятельности зональных архивов в Республике Беларусь.

В ходе написания курсовой работы решены следующие задачи:

• исследована история создания и становления зональных государственных архивов на территории современной Республики Беларусь;
• изучена деятельности зональных государственных архивов Республики Беларусь на современном этапе.

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь. Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.

В настоящее время  на территории Республики Беларусь действует 16 зональных архивов в Барановичах, Кобрине, Пинске, Глубокое, Орше, Полоцке, Жлобине, Мозыре, Речице, Лиде, Новогрудке, Борисове, Молодечно, Слуцке, Бобруйске, Кричеве.

Архивные документы освещают состояние и развитие народного хозяйства, науки, культуры, здравоохранения, образования, физической культуры и спорта в республике.

Важное место среди  документов Национального архивного  фонда занимают материалы центральных  органов государственного управления, отражающие экономическую и социальную политику государства.

В ходе подготовки курсовой работы выявлено, что одной из основных проблем архивной отрасли является недостаток площадей для хранения документов. По-прежнему актуальной остается проблема выявления и возвращения документов по истории Беларуси, хранящихся в архивах ближнего и дальнего зарубежья. Ее решение зависит от правовых, организационных, финансовых и ряда других факторов. В настоящее время Департаментом организована работа по выявлению государственными архивами страны документов по истории Беларуси, находящихся за рубежом.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 «Об архивном деле и делопроизводстве»
2. Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями).
3. Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 «Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций Республики Беларусь».
4. Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 15 января 2001 г. № 4 «Об утверждении Устава зонального государственного архива»
5. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 25 ноября 2005 г. № 7 «Об утверждении Правил работы государственных архивов в Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями).
6. Алексеев Е. В. Архивоведение. – М.: Акамедиа, 2006. – 272 с.
7. Архивные документы Республики Беларусь – сокровищница социальной памяти государства: справочник / Сост. Т. И. Седляревич. – Мн.: Национальный архив Республики Беларусь, 2005. – 144 с.
8. Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебник. – СПб.: Издательство ПГУ, 2005. – 132 с.
9. Государственные архивы Республики Беларусь (1944 – 1997). Краткий справочник / Авт.-сост. А. Н. Михальченко, С. В. Жумарь, Л. Н. Александрова и др. – Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 476 с.
10. Научно-справочный аппарат государственных архивов Республики Беларусь / сост. Т. И. Седляревич – Мн.: БелНИИДАД, 2007 – 76 с.
11. Тельчаров А. Д. Архивоведение. Конспект лекций. – М.: Приор, 2004. – 160 с.
12. Фонды бывших архивов Коммунистической партии Белоруссии: Кратк. справ. В 2 ч. Ч.1 / Сост. Г. С. Данилова, В. Д. Селеменев; Предисл. В. Д. Селеменев, М. Ф. Шумейко. – Мн.: НАРБ, 1997. – 104 с.
13. Фонды бывших архивов Коммунистической партии Белоруссии: Кратк. справ. В 2 ч. Ч.2. Фонды низовых организаций КПБ и ЛКСМБ / Сост. Г. С. Данилова, В. Д. Селеменев. – Мн.: НАРБ, 1998. – 288 с.
14. Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение. Конспект лекций: Учебное пособие. – М.: Высшая школа, 2007. – 148 с.
15. Архивы Беларуси [Электронный ресурс] /Методические документы по архивному делу и делопроизводству. – Режим доступа: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.
16. Архивы Беларуси [Электронный ресурс] / Органы архивного дела и делопроизводства и система государственных архивных учреждений. - Областные и зональные государственные архивы. – Режим доступа: http://archives.gov.by/index.php?id=6
17. Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селеменев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие для студентов исторических факультетов вузов в двух частях. Часть II. Теория и методика архивного дела. – Мн., 1998. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://narb.by/rus/articles/publicat_more/