Виды регистрации документов в организации

      Исходящие документы регистрируются в системе электронного делопроизводства. Процесс регистрации выглядит следующим образом: два экземпляра письма подписываются у директора после чего первый экземпляр проходит процедуру сканирования, далее он импортируется в программу АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота), там происходит процедура регистрации исходящего документа, с внесением в программу следующих сведений: (автор) корреспондент – в СВПО зарегистрировано только одно рабочее место с АСУД, поэтому в данному случае автором, независимо от того, кто был исполнителем, будет директор производственного отделения (скорее всего эта программа рассчитана на то, что в каждом отделе будет зарегистрировано рабочее место в АСУДе и они смогут, минуя секретаря отправлять и получать корреспонденцию, адресуемую непосредственно им); дата – проставляется автоматически в день регистрации (поменять ее вручную нельзя); порядковый номер (он состоит из индекса вышестоящей организации: МР6 – индекс ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские распределительные сети»; индекса структурного подразделения: 131 – индекс Северо-восточного производственного отделения; и порядкового номера, например 17), например, МР6/131/17; краткого содержания (заголовка). Так как Северо-восточное производственное отделение ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские распределительные сети», является организацией подчиняющейся, то и посылать инициативные письма в ОАО «МРСК Волги» не может и соответственно, назначать дату исполнения по ним тоже. Если письмо содержит приложения, то они прикрепляются к документу следующим образом – в карточке исходящего документа есть закладка «Связные документы», в нее можно импортировать приложения для отправки.

      После регистрации, письму автоматически  присваивается номер, и отправка тоже может осуществляться несколькими  способами: если письмо адресовано в  ОАО «МРСК Волги» или другие производственные отделения, то письмо можно отправить по АСУД, вместе с приложениями, а соответственно если письмо отправляется в стороннюю организацию, то в АСУД производится только регистрация и присвоение номера, а отправляется письмо: по почте, электронной почте, факсу или с курьером.

      Рассматривая  регистрацию исходящей корреспонденции  можно сразу отметить несомненные  плюсы системы электронного делопроизводства перед другими видами регистрации: первым положительным моментом является то, что в момент регистрации в программе создается файл с присвоенным ему номером данного исходящего письма и его отсканированной копией со всеми приложениями, то есть при необходимости в любой момент времени можно будет восстановить текст данного письма и создавать дело «Исходящая корреспонденция» - не обязательно, все прошедшие регистрацию письма будут в электронном виде в программе АСУД. Второй положительный момент касается только корреспонденции отправляемой непосредственно вышестоящему руководству – это конечно скорость отправки (сразу после регистрации достаточно в программе выбрать адресата или нескольких адресатов и отправить) и получение подтверждения о получении¸ возвращении или переадресации письма.

      Входящая  документация поступает в СВПО несколькими способами, но независимо от способа получения она проходит регистрацию в карточной системе (автоматизированным способом) в программе АСКИД (автоматизированная система карточной идентификации документа), в карточку регистрации входят следующие сведения: дата письма, дата поступления, порядковый номер документа (номер, присвоенный при отправлении из организации), входящий номер (номер, присвоенный при получении письма), автор письма (организация, из которой поступило письмо), краткое содержание письма (заголовок), контрольная дата, на этом этапе регистрационно-контрольная карточка не распечатывается, а на входящем письме в правом нижнем углу проставляется штамп «Входящий» и от руки проставляется присвоенный документу входящий номер. Письмо передается на ознакомление руководителю, который, рассмотрев, накладывает на письмо свою резолюцию и возвращает его секретарю, который в свою очередь допечатывает резолюцию и исполнителя в форму регистрационной карты и после чего уже распечатывает карточку: карточка располагается на листе формата А4 и делится на две карточки формата А5 – одна передается исполнителю вместе с копией письма (оригинал входящего письма с резолюцией подшивается в дело «Входящая корреспонденция»), а вторая карточка отправляется в картотечный ящик. После исполнения резолюции, исполнитель сдает карточку секретарю, который делает отметку об исполнении в АСКИД, тем самым снимая карточку с контроля и заменяет незаполненную карточку в картотеке на карточку с пометкой об исполнении. Но в регистрации входящей корреспонденции в СВПО есть свои нюансы, а именно если письмо приходит от вышестоящего руководства по АСУД, то после нанесения директором резолюции на письмо, текст резолюции должен быть внесен в карточку (в электронном виде) данного входящего письма в АСУД с указанием исполнителя и после исполнения необходимо дополнительно снять  с контроля данное письмо дополнительно еще в АСУД, В противном случае, по истечении времени исполнения придет уведомление об просрочивании даты исполнения. Программа АСКИД позволяет делать анализ по исполнению резолюций, составлять список исполненных, неисполненных и просроченных писем.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Особенности ведения  автоматизированной  системы делопроизводства в СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС»

      Рассматривая  организацию делопроизводства, я уже затронула такую проблему, как незавершенность введения системы электронного делопроизводства в Северо-восточном производственном отделении, половинчатость использования возможностей программы создает определенные трудности и дискомфорт для управляющего персонала организации, и хотелось бы отдельно рассмотреть трудности, которые могут возникнуть при введении подобной системы в целом.

      На  мой взгляд, одной из самых существенных трудностей при работе с АСУД, является то, что в СВПО программа зарегистрирована только на одном рабочем месте, при возможности регистрации данной программы в каждом структурном подразделении организации, то есть изначально уже не могут использоваться такие функции АСУД, как создание, согласование, подписание и регистрация внутренних организационно-распорядительных документов в электронном виде, а следовательно руководители структурных подразделений, являясь инициаторами создания документа, вынуждены производить эти операции по старинке, что занимает лишнее время, делает введение данной программы в организации не до конца оправданным и соответственно регистрация документа в АСУД при подобном раскладе дел уже не оправдывает себя, гораздо разумнее в данном случае регистрация в журнальной форме. И, как следствие, у руководителей структурных подразделений нет возможности, при необходимости, сразу просмотреть в АСУД все созданные внутренние документы. Если с документом должны ознакомиться другие структурные подразделения, то документ размножается с использованием оргтехники и раздается в бумажном виде, а ведь можно было бы производить функцию рассылки и с использованием СЭД, что существенно бы снизило затраты на материалы (бумага, тонер) и  повысило бы эффективность (ведь бумажный экземпляр зачастую можно и просто затерять, а в электронной форме документ можно просмотреть в любой удобный момент).

      Следующим моментом, создающим трудности в  работе в АСУД в ОАО «МРСК Волги», является то, что, вводя ее, руководство  не окончательно понимало цели, с которыми программа вводится и в производственные отделения стали от вышестоящего руководства поступать противоречивые распоряжения, что создало на определенном этапе негативное отношение управляющего персонала СВПО к использованию программы АСУД, а именно в момент введения АСУД, он устанавливался в офисе вышестоящей организации не во всех департаментах и создалась путаница – каким образом отправлять исходящую корреспонденцию вышестоящему руководству. До введения в организации СЭД, для переписки производственного отделения с ОАО «МРСК Волги» использовалась электронная почта, после введения использование для переписки электронной почты было запрещено, но и четкого маршрута отправки поучено не было, так как зачастую отправить надо человеку, у которого на рабочем месте АСУДа нет. Проблема была решена следующим образом: письмо отправляется руководителю департамента, в который должно поступить и дополнительно по электронной почте оно поступает непосредственно адресату. Естественно, что данное разрешение проблемы не могло не вызвать недоумения у руководителей структурных подразделений СВПО, таким образом изначальный запрет на ведение переписки по электронной почте вроде бы был снят, но в то же время было принято решение о дополнительном дублировании письма, лицу, которое может быть даже не в курсе вопроса, по которому составляется письмо.

      И конечно же, рассматривая регистрацию  документов на примере организации, в которой происходит внедрение  системы электронного делопроизводства я не могла не затронуть такой  момент, как в принципе непонимание  сотрудниками отличий ее от других систем регистрации. Первой отличительной чертой регистрации в АСУД перед простой журнальной регистрацией является то, что регистрация в СЭД занимает несколько больше времени, за счет того, что автоматизированная система управленческого документооборота связана с другими отделениями и ОАО «МРСК Волги» по средством Интернета и скорость зависит напрямую от скорости Интернета, то есть заминки далеко не всегда теперь возникают по вине лица совершающего регистрацию. Вторая особенность состоит в том, что при регистрации сканированная копия прикрепляется к регистрационному номеру и заменить потом этот документ другим правленым невозможно, а в работе очень часто возникают ситуации, когда уже после регистрации в документ начинают вносить изменения (соответственно после каждого исправления необходимо регистрировать документ вновь). Но и самым главной сложностью при введении СЭД является то, что она ломает долгое время складывавшийся порядок в организации и людям привыкшим все операции проделывать с документами в бумажном виде, сложно сразу перейти к применению новых автоматизированных технологий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Для обеспечения эффективного использования  информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

      Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной  форме или входном формате.

      Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение  факта его создания или поступления; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность  за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.

      Регистрация документов позволяет:

• подтвердить факт отправки или получения документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат;
• определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.

      В ходе сравнения трех систем регистрации  я пришла к выводу, что в принципе каждая из них по-своему удобна, главное в выборе метода регистрации четко понимать с какой целью регистрируется тот или иной документ. Несомненно сейчас, когда объем документооборота постоянно возрастает самой удобной системой регистрации становится автоматизированная система – она гарантирует, что письмо дойдет до адресата, облегчает процедуру контроля за исполнением и дате возможности при работе с документом пользоваться дополнительно всеми необходимыми документами по данному вопросу, так как вся переписка сохраняется с системе электронного делопроизводства.

      На  примере Северо-восточного производственного отделения открытого акционерного общества «Межрегиональная сетевая компания «Волги» - «Саратовские распределительные сети» хорошо видно, что четкая слаженная работа с документами может быть организованна только тогда, когда унифицированы (отлажены) процессы работы с документами. Если бы Автоматизированная система управленческого документооборота была бы в организации внедрена сразу грамотно и персонал мог бы использовать все функциональные возможности, много трудностей можно было бы избежать. Важно при внедрении СЭД сразу произвести обучение персонала работе с данной системой (объяснить все преимущества ведения автоматизированного делопроизводства) и четко продумать методы работы, чтобы в процессе обработки корреспонденции не возникало путаницы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Библиографический список

1. Байкова И.Ю. – Настольная книга делопроизводителя/ И.Ю, Байкова. – 2-е изд., доп. – М.: Эксмо, 2009. – 352 с. - /Настольная книга специалиста/.
2. Белов А.Н. – Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие /А.Н, Белов, А.А. Белов. – 6-е изд., перераб и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 560 с.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (ДОУ): учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – Изд. 8-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375 с.
6. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. Пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М. 2004. – 256 с. – (Серия «Профессиональное образование»).
7. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.
8. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Юрайт – Издат, 2004. – 182 с. – (Профессиональная практика).
9. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота//Секретарское дело. – 2007. - № 10.
10. Как правильно организовать автоматизированный ввод документов в систему электронного делопроизводства//Секретарское дело. – 2008. - № 4.
11. Современные технологии регистрации документов//Секретарское дело. – 2007. - № 11.
12. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.