Устав предприятия, их особенности

Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации

ФГОУ ВПО Иркутская  государственная сельскохозяйственная академия

 

 

 

 

Специальность 080109.65

 

«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

 

Контрольная работа

 

По дисциплине «Документирование  управленческой деятельности»

 

 

Выполнила: студентка 4 курса

заочного обучения

Шифр: 11392

Красикова Е.А.

Проверил: Попова И.В.

 

 

 

Иркутск – 2013

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………3

1. Унификация и стандартизация управленческих документов…………4
2. Устав предприятия, их особенности……………………………………13
3. Составить докладную записку…………………………………………..19

Заключение………………………………………………………………………20

Список литературы………………………………………………………………22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Делопроизводство сегодня  определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появился термин первоначально  в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584г.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу (лат. documentum - доказательство, свидетельство). По определению специалистов-документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи, изготавливаясь на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

1. Унификация и стандартизация управленческих документов

 

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

 Стандартизация документов - форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

. государственные стандарты  (ГОСТ).

. отраслевые стандарты  (ОСТ);

. республиканские стандарты  (РСТ).

 Унификация документов  проводится в целях сокращения  количества применяемых документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 Работа по унификации  включает:

. разработку УСД, которая  осуществляется министерствами  и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

. внедрение разработанных ОКТЭИ;

. ведение УСД и ОКТЭИ  с целью поддержания достоверности  информации и их дальнейшее развитие;

. разработку комплексов  отраслевых унифицированных форм  документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

. разработку отраслевых  классификаторов технико-экономической  информации, отражающих специфику отрасли.

 Организационное и  методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

 Унификацию и стандартизацию  управленческих документов следует  рассматривать как один из  факторов повышения производительности  управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

 Она применяется не  только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

 Основными принципами  унификации документов являются:

- унификация от общего  к частному. Заключается в построении  формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

 

- информативность. Означает  включение в документы только  тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов  документов. Достигается за счет  совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований  к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования технико- экономической информации;

- экономичность. Достигается  за счет обоснованного включения  документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

 Существует 3 способа  унификации текстов: трафарет, анкета  и таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

 Таблица - разорванный  текст, расположенный по определенному  принципу: постоянная информация  расположена в заголовках граф  и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

 В табличной форме  в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и  стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

 Стандартизация –  это деятельность по установлению  норм, правил и характеристик  в целях обеспечения:

- безопасности продукции,  работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов  ресурсов.

 Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

 В целях сокращения  количества применяемых в деятельности  учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

 УДС – совокупность  взаимосвязанных унифицированных  форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

 В основе создания  УСД лежит метод унификация  – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

 Государственная система  документированного обеспечения  управления

(ГСДОУ) – это совокупность  принципов и правил устанавливающих  единые требования в документации  управленческой деятельности и  организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

 Основная цель ГСДОУ  упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

 Основные положения  ГСДОУ охватывают вопросы документирования  управленческой деятельностью, организации  работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

 Различают следующие  виды документов:

- По назначению (средства  фиксации фактов (авто протоколы,  отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные  и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения  и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления  (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы,  указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

 При составлении документов  используются следующий состав  реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта  РФ

03 – эмблема организации  или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные  об организации

08 – наименование вида  документа

09 – дата документа

10 – регистрационный  номер документа

11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

12 – место составления  или издания документа

13 – гриф ограничения  доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения  документа

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличии  приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования  документа

23 – визы согласования  документа

24 – печать

25 – отметка о замирении  копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

28 – отметка о поступлении  документа в организацию

29 – отметка для автоматического  поиска документа.