Управлінське документознавство

      Посадові  інструкції розробляються на кожну посаду, яка передбачена штатним розкладом.

      Текст посадової інструкції містить такі розділи:

      і. Загальне положення.

      2„  Посадові обов'язки.

3. Права.
4. Відповідальність.
5. Взаємини.

      Статут — так називають зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

     Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.

      Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов’язки її членів, органи управління, порядок виборів. Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути розроблені для ряду однотипних установ, організацій, вважаються типовими.

      Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

      Наказ видається на підставі й для виконання  чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

      Накази  охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація  праці (навчання); добір і розстановка  кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

      За  призначенням усі накази поділяються  на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).

      У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

      Витяг із наказу — це документальна копія будь-якої частини оригіналу наказу (без зазначення слова «Копія»). Це документ, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту із зазначенням таких відомостей.

      Відгук  — документ, який містить думку, критичний аналіз і висновки організації чи фахівця щодо певної розглянутої праці, обсягу робіт, творів, дій тощо.

      Порядок укладання й оформлення відгуку  відповідає вимогам укладання висновку.

      Висновок  — документ, який містить думку, висновки організації, комісії чи фахівця з будь-якого документа або питання.

      Висновок  укладається на проекти положень, постанов, інструкції, на проекти стандартів, наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти) та ін. із зазначенням таких відомостей:

      Висновок  подається до вищих органів для  розгляду та затвердження.

      Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств.

      Довідки поділяються на особисті та службові.

      Особисті  підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

      Службові  повинні об'єктивно відображати  стан справ" конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

      Як  службові, так і особисті довідки  укладаються посадовими особами  або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

      Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і  внутрішніми.

      Зовнішні  довідки укладаються для подання  до іншої, як правило, вищої організації  і підписуються, крім укладача, ще й  керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

      Внутрішні—  укладаються для подання керівництву  організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

      Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

      Доповідна записка укладається за вказівкою  керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити  повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці  тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

      Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

      Державна  статистична й відомча цифрова  звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності  до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання  та оформлення. Внутрішньо-організаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

      Протокол  — це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів — об'єктивний опис певного факту чи події.

      Протоколом  також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових  органів.

      Відповідно  до обсягу фіксованих даних усі протоколи  поділяють на три групи.

      Стислі  (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

      Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

      Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

      Витяг із протоколу — один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

      Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ. 

“документаційний  фонд установи”

     Документаційний фонд підприємства, установи, організації  складається зі службових документів, що були створені на підприємстві, в установі, організації чи надійшли до них. Службовий документ вважається включеним до складу документаційного фонду після його реєстрації. Реєстраційні форми документів є інформаційно-пошуковою системою документаційного фонду. Документаційний фонд підприємства, установи, організації формується впродовж всього часу їхньої діяльності.

     Для формування та ведення документаційного фонду підприємства, установи, організації  службою діловодства на основі нормативних актів складається зведена номенклатура справ зі строками зберігання документів. Службові документи з часу створення чи надходження і до передавання в архів підприємства, установи, організації зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах підприємства, установи, організації відповідно до зведеної номенклатури справ.

     Порядок опрацювання службових документів та формування їх у справи чи інші форми  для зберігання в документаційному фонді підприємства, установи, організації визначається нормативними документами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Строки і порядок передачі документів із структурних підрозділів підприємства, установи, організації до їхнього архіву встановлюються відповідно до правил, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

     Передавання документів до архіву підприємства, установи, організації здійснюється разом з реєстраційними формами. Всі електронні документи підприємства, установи, організації постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання повинні мати однакові характеристики для відтворення інформації.

     Попередній  відбір документів документаційного фонду для подальшого зберігання в архіві підприємства, установи, організації чи до знищення здійснюється експертними комісіями підприємства, установи, організації. Повноваження експертних комісій визначаються нормативними актами Кабінету Міністрів України та спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

     Строки  зберігання документів в архіві підприємства, установи, організації та порядок  передавання їх на постійне зберігання до архівних установ визначаються нормативними актами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  використаної літератури: 

    

1. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок  обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави ” // Офіційний вісник України. – 1998. – № 48. – Ст. 1764.
2. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій / ДКАУ. – К., 2001. – 112 с.
3. ДК 010–98 Державний класифікатор управлінської документації. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
4. ДСТУ 4163–2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.
5. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
6. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-е вид., перероб., доп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.
7. Козоріз В. П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посібник. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.
8. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.