Управлінське документознавство

Міністерство  освіти і науки України

Національний  аерокосмічний Університет ім. М. Е. Жуковського

«Харківський  авіаційний інститут». 
 

Кафедра українознавства 703 
 
 
 

Контрольна робота      Варіант15 

По  курсу: «Управлінське документознавство» 
 
 
 
 
 
 

                                                                                            студентки групи 95Д-2

                                                                                   Олійникової О.Є.

                                                                                           викладач: Кислюк К.В 
 
 
 
 
 
 

Харків - 2010 
 

  Вариант15.  Розкрийте сутність термінів “документування управлінської інформації ”, “документація ”, “система документації ”, “номінал управлінського документа ”, “документаційний фонд установи ”, “управління документацією ”, “організаційно-розпорядча документація ”. 

“документування управлінської інформації ”

    Управлінська  діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

    Управлінський процес передбачає отримання, обробку  інформації і прийняття управлінських  рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління. Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

    Документування, яке займає вагоме місце у процесі  здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими  правилами на паперових або магнітних  носіях управлінських дій, тобто  у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.

    Документування  управлінської інформації і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державного управління України здійснюється у відповідності з Примірною Інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції. 

    “документація ”сукупність документів, оформленних згідно з визначеними правилами.

    Документ  – це діловий папір, що підтверджує  який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу  пред’явника; це письмові свідчення  про що-небудь.

    З наукової точки зору документ –  це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

    Документи широко використовуються  у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої  організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

    Документи є засобом свідчення, доведення  певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

    Багато  документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

    Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним  як за формою, так і за змістом. 

    “система  документації ”

    Діяльність  суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх.суб'єктів, можна виявити значну кількість  систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

     Найбільш  загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

     В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

     Галузевими  прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

     Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також  розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

     Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно  взаємопов'язані.

     Розвиток  електронно-обчислювальної техніки  та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації'- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

     На  даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

     У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, -загальнодержавних, галузевих та ін.

     На  підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів". 

     “номінал  управлінського документа”

    Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію  міністерства, товарно-транспортна  накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою.

    Наказ як номінал розпорядчого документа  видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

    Розпорядження видають посадові особи задля  вирішення організаційних і організаційно-технічних  питань виробничо-господарської й  адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

    Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.

    Унормовує уніфіковані форми документів Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі — ДК 010–98). Цим нормативним документом, що офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування, констатовано паралельні назви номіналу «наказ» та «розпорядження», як от: наказ (розпорядження) про приймання на роботу (код 0301001), наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005), наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006), наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). Це аж ніяк не означає, що в цих номіналах документів має фігурувати подвійна назва. Підприємство, унормовуючи склад документів в інструкції з діловодства, класифікаторі форм документів, визначить, яким номіналом повинна документуватися та чи інша управлінська дія.

    Залежно від сфери функціонування розрізняють  накази (розпорядження), що охоплюють  нормативно-правові питання внутрішньої  діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.

    Зазначені групи наказів об’єднані одним  номіналом, утім, згідно з ДК 010–98 представляють  різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином: 

    Організаційно-розпорядча документація (клас 02)

    Документація  з управління кадрами (підклас 0203)

    Наказ про приймання на роботу (код 0203003)

    Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)

    Наказ про звільнення (код 0203008)

    Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)

    Документація  з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)

    Наказ про накладення дисциплінарного  стягнення (код 0204005)

    Наказ про накладення дисциплінарного  стягнення (зведений) (код 0204006) 

    Первинно-облікова документація (клас 03)

    Облік особового складу (підклас 0301)

    Наказ (розпорядження) про переведення  на іншу роботу (код 0301005)

    Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006)

    Наказ (розпорядження) про припинення трудового  договору (код 0301008). 

     “управління документацією”

Контроль  як одна із функцій управління включає  в себе:

– контроль за виконанням документів за змістом  порушених у них питань;

– контроль за термінами виконання документів;

– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Завданням контролю за виконанням документів є  забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.