Стиль деловой документации

сокращения

В официальных документах в целях  сжатия речи для обозначения понятий  используются сокращения слов и словосочетаний. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Виды сокращений

Различаются два вида сокращенных  слов: лексические и графические.

1. Лексические сокращения (аббревиатуры) - это сложносокращенные слова,  образованные путем удаления  части составляющих их букв  или из частей слов, например: СНГ, АСУ, зам., спецназ и др. Лексические сокращения функционируют  как самостоятельные слова.

Лексические сокращения подразделяются на инициальные, слоговые, частично сокращенные, слова-усечения, телескопические, смешанного типа.

Инициальные - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь делятся  на буквенные, звуковые, буквенно-звуковые:

- буквенные - при чтении произносятся  буквы: МЧС, ЖСК, БГУ, СП;

- звуковые - при чтении произносятся  звуки: ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ, АЭС;

- буквенно-звуковые - при чтении  часть слова произносится по  буквам, часть - по звукам: ГУВД, РОВД.

Инициальные буквенные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся прописными буквами: ЕГСД, СТБ, СНИП, ЖКХ.

Инициальные звуковые аббревиатуры пишутся  прописными буквами, если образованы от имени собственного, строчными - если образованы от имени нарицательного: МИД, БГУ, вуз. В написании инициальных звуковых аббревиатур в последнее время наблюдается тенденция повсеместного применения прописных букв: ГЭС, ЖЭС.

Слоговые - сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящих в сложные наименования, например: завхоз, главбух, техред.

Частично сокращенные слова - сокращения, образованные из начальных слогов слов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть, Белвнешэкономбанк, Белкомархив.

Слоговые и частично сокращенные  аббревиатуры пишутся с большой  буквы, если обозначают имя собственное (индивидуальные названия организаций): Минздрав, Белвнешэкономбанк. Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, профсоюз, горсовет, райвоенкомат.

Слова-усечения представляют собой  тип простых усечений одного слова: спец., зам., зав., пом. и т.д.

Телескопические - сокращения, образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[диостан]ция), бионика (био[логия и электро]ника).

Сокращения смешанного типа - в  сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, инициальные  сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, например: НИИхиммаш, БелНИИДАД.

2. Графические сокращения - это  применяемые на письме сокращенные  обозначения слов, которые словами  не являются, а применяются только  на письме и при чтении расшифровываются (читаются полностью). Например: п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв.м и др.

Графические сокращения не должны оканчиваться на гласную. Они подразделяются на точечные, дефисные, косолинейные, нулевые и комбинированные.

Точечные сокращения - это сокращения, после которых всегда ставится точка: «и т.д.» (и так далее), «и т.п.» (и  тому подобное), «и пр.» (и прочие), «и др.» (и другие). Внутри предложения применять указанные сокращения не рекомендуется.

Дефисные сокращения образованы из первой (первых) и последней букв слова, соединены знаком «дефис»: г-н (господин), гр-н (гражданин).

Косолинейные сокращения образованы с применением косой черты: п/о - почтовое отделение, к/ф (кинофильм).

Нулевые (курсивные) обозначают, как  правило, физические величины: т, кг, см, л.

Комбинированные сокращения сочетают в себе черты точечных и дефисных сокращений: ж.-д.

Общие правила использования сокращений в текстах документов

1. Родовые географические понятия сокращают только перед именем собственным, к которому они относятся, например: г. (город) Минск, оз. (озеро) Нарочь. Слово «город» сокращают до одной буквы с точкой - «г.». При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними: гг.Гомель, Витебск, Барановичи.

2. При обозначении периода от  года до года пишут две буквы  «г» с точкой после второго  «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами: 2001-2005 гг.

Учебные и финансовые годы пишут  через косую черту, сокращая последний  год на две первые цифры и употребляя слово «год» в единственном числе, например: 2006/07 г.

Слово «год» не сокращается в  заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «… в начале 2001 года».

3. Слова «тысяча», «миллион» и  т.п. в составных количественных  числительных сокращаются: 3 тыс.  станков, 10 млн.руб.

4. Названия ученых степеней, званий, профессий - перед фамилиями.

5. Не допускается сокращать ключевые  слова.

Аббревиатурой принято называть любое сокращенное слово или  словосочетание. Различают следующие  типы аббревиатур:

• аббревиатуры инициального типа (образованные из начальных букв каждого слова в составе словосочетания: ЕГЭ – единый государственный экзамен; АСУ – автоматизированная система управления);
• аббревиатуры слоговые (образованные из сочетания начальных частей слов, например: совхоз, колхоз);
• аббревиатуры смешанного типа, состоящие как из начальных частей слов, так и из начальных звуков: собес, КамАЗ;
• аббревиатуры, состоящие из сочетания начальной части слова с целым словом: запчасти, сбербанк, оргработа;
• аббревиатуры, состоящие из сочетания начальной части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой, комвзвода, управделами;
• аббревиатуры, состоящие из сочетания начала первого слова с началом и концом второго или только с концов второго: мопед (мотоцикл-велосипед), эсминец (эскадренный миноносец);
• графические сокращения (т. е. – то есть, т. к. – так как).

Слова с «универсальным»  значением 
Особенность делового стиля — употребление так называемых универсальных слов, т. е. слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет использовать их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например: 
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово слабо означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо). 
«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово слабо означает «неточно», а может быть, и «предвзято»). 
Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно является нормой. Они употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой — изложить события, дать общую оценку ситуации.

Неологизмы 
Неологизмы — это слова, обозначающие новые понятия и предметы, которые делятся на две категории: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмы-профессионализмы (или слова профессионального жаргона). Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке. 
Неологизмы первого типа имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, префектура, депозитарий, телефакс и др. 
Неологизмы второго типа не должны употребляться в официальной деловой речи.

6.6 Новые тенденции в  практике русского делового письма 
 
Девяностые годы 20 века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения. 
Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм документационного обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой письменной речи пополняется новыми терминами. 
Юридические и правовые аспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. 
Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. 
Можно сказать, что сегодня русская официально-деловая письменная речь переживает этап преобразований, изменений, проявляющихся как на уровне понятий, так и на уровне терминологии. 
Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции. 
Реклама в деловой речи. В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме. 
Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и текстам деловых посланий других типов) – информативность и убедительность. Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение. 
Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. 
Типовое резюме включает: 
- персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение); 
- адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов; 
- наименование вакансии, на которую претендует автор резюме; 
- основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организации, периода времени пребывания в них, наименование занимаемой должности; 
- дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка); 
- прочие сведения ( сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля); 
- отличия и награды, ученые степени; 
- интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции; 
- иная вспомогательная информация; 
- рекомендации; 
- дата написания резюме; 
- подпись соискателя.

Унификация языка деловых  бумаг 
 
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. 
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. 
Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. 
При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи: 
- информирование адресата; 
- привлечение внимания к проблеме; 
- побуждение к действию; 
- придание юридического статуса какому-либо событию; 
- инициирование и поддержание деловых отношений; 
- решение конфликтных ситуаций. 
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги. 
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов. 
Языковые формулы официальных документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания. 
Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения. 
Требования к языку и стилю документов 
К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: 
- однозначность используемых слов и терминов; 
- нейтральный тон изложения; 
- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; 
- смысловая достаточность и лаконичность текста. 
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. 
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату. 
Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов. 
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). 
В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него. 
При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму. 
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. 
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи. 
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. 
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. 
При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. 
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. 
Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения. 
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Формы представления текста документа в унифицированной  форме

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется  в ряде документов, что исключает  выделение в нем постоянной и  переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления  унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном  тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления  унифицированного текста, в котором  дается характеристика одного переменного  объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма  анкеты применяется для изложения  словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному  набору признаков. Постоянной информацией  в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и  пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления  унифицированного текста, содержащего  информацию, являющуюся характеристикой  нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при  изложении числовой или текстовой  информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы  имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем  на одной странице, на последующих  страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и  строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления  унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

 

Дипломатический подстиль. Эта разновидность официально-делового стиля обслуживает область международных отношений. Сфера документирования дипломатического подстиля - право и в большей степени, чем в других подстилях, - политика, так как он связан с осуществлением международной политики государства.

Законодательный подстиль. Юридические документы отличаются большей стилистической и языковой однородностью, чем документы других подстилей. В этих текстах можно отметить широкое использование юридической терминологии (апелляция, истец, трибунал, неприкосновенность, кормилец).