Современная нормативно-правовая база информатизации документационного обеспечения управления в России

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите ин­формации» (далее - Федеральный закон об информации);

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электрон­ной цифровой подписи» (далее - Федеральный закон об электронной подписи);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муници­пальных услуг»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Правительственная Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государ­ственной власти до 2010 года предусматривает в перспективе принятие федерального закона об электронном документообо­роте, который обеспечил бы согласованный обмен электронными документами (ЭД) между органами управления.

Постепенно выстраивается логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы широкого применения электронных документов в практике управления. Во исполнение Федерального закона об информации постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее - Правила делопроизводства). Эти правила учитывают то обстоятельство, что почти все федеральные органы имеют автоматизированные системы управления документами и, соответственно, в результате их использования растет объем ЭД.

Особое значение имеют положения выше указанных Правил, определяющие специфику работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. В настоящее время Правила делопроизводства - основополагающий нормативный документ, устанавливающий общие требования к орга­низации работы с ЭД в федеральных органах исполнительной власти. В этом плане Правила содержат ряд принципиальных положений.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Из этого положения вытекает, что такие важнейшие качества (свойства) ЭД, как аутентичность (подлинность), достоверность, целостность, пригодность для использования обеспечиваются системой электронного документооборота или, иначе говоря, программно-техническими средствами этой системы.

В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учета и поиска доку­ментов используются обязательные сведения о документах. Перечень обязательных сведений - метаданных о документах, включаемых в регистрационную карточку ЭД, установлен в приложении к Правилам.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи (далее - ЭЦП). При осуществлении иных действий с электронными документами (рассмотрение, согласование) ЭЦП может не использоваться.

В Правилах делопроизводства подчеркивается, что при определении сроков хранения электронных документов, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных до­кументов на бумажном носителе.

Постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Этот нормативный акт является основой для создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления. В настоящее время идет внедрение этой системы в центральных органах управления.

В процессе внедрения указанной системы возникает большое число вопросов, касающихся практических аспектов документообмена между различными органами управления.

Например, как производится конвертация документиро­ванной информации в процессе взаимодействия различных автоматизированных систем управления документами, какие форматы применяются при этом, в каких форматах следует хранить текстовые, графические фото- и видеодокументы? Эти вопросы решаются в ходе внедрения системы.

Итак, можно сделать вывод, что законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в самых общих чертах регулируют вопросы применения ЭД в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами.

Одной из важнейших проблем в данной сфере является вопрос эффективного взаимодействия между разными информационными системами. Не секрет, что многочисленные автоматизированные системы управления документами построены на разных платформах, используют различные операционные системы и, как правило, не могут непосредственно взаимодействовать между собой.

Пока еще трудно решается вопрос об электронной цифровой подписи документов. Процедура ее получения и использования сегодня излишне усложнена.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Нужно учитывать, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.

Кроме того, устраняя одни проблемы, процесс информатизации общества ставит перед нами новые - появляются неизвестные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Именно в связи с этим новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов, а анализ всех возможных проблем и выработка путей их преодоления представляется очень важным и актуальным [3].

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового [6].

Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально.

Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Трудно переоценить важность нормативно-правовой базы для регулирования современного документооборота в нашей стране. Огромная держава, имеющая сложную организационную структуру, очень нуждается в оптимизации управленческих процессов. Электронный документооборот - один из путей оптимизации управленческих процессов во всех структурах власти и в коммерческих структурах.

Нормативно-правовая база, регулирующая процессы информатизации ДОУ в РФ очень нуждается в доработке.

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1 Введение в правовую информатику. Справочные правовые системы. – КонсультантПлюс : Учебник для вузов / под общ. ред. Д. В. Новикова, В. Л. Камынина. - М. : ООО НПО «Вычислительная математика и информатика», 1999. - 355 с.

2 Макаровой, Н. В. Информатика : Учебник / под общ. ред. Н. В. Макаровой. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 482 с.

3 Корнеев, И. К. Информационные технологии в управлении/ В. А. Машурцев. - М. : ИНФРА-М, 2001. - 422 с.

4 Назаров, С.В. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 366 с.

5 Кудряев, В. А. Организация работы с документами : Учебник / В. А. Кудряев, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло и др. - М. : ИНФРА-М, 1998. - 357 с.

6 Рыжков, В. И. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: Учеб. Пособие / В. И. Рыжков. – Хабаровск : ДВАГС, 2009. - 468 с.