Современная нормативно-правовая база информатизации документационного обеспечения управления в России

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Комсомольский-на-Амуре государственный

технический университет»

 

 

Гуманитарный факультет

Кафедра «История и архивоведение»

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информационные технологии в документационном

обеспечении управления и архивном деле»

 

Современная нормативно-правовая база информатизации документационного обеспечения управления в России

 

 

Студент группы  ДАб3ка-7      О.В. Орлова

Преподаватель        А.А. Антонова

 

 

 

 

 

2014

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………...3

1 Современные проблемы документационного обеспечения управления

   в России…………………………………………………………………………….4

2 Нормативно-правовая база информатизации документационного обеспечения     управления в России………………………………………………….…………...8

Заключение………………………………………………………………………….12

Список использованных источников и литературы……………………………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным орудием управления, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления, упорядочение документопотоков в органах местного самоуправления является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.

Сокращение значительных объемов документооборота и наведение порядка в документировании управления - сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс. Совершенствование работы с документацией нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что совершенствование системы документационного обеспечения управления на общероссийском уровне позволяет подготовить общество к жизни в условиях глобальной информатизации, так как итогом этого совершенствования является повышение профессионализма служащих, способных быстро и максимально гибко реагировать на постоянно меняющиеся условия современного информационного общества.

Степень разработанности темы. Вопросы нормативно-правовой базы рассматривали многие исследователи. Наиболее раскрыты и обобщены эти вопросы в научных трудах Кудряева В. А., Назарова С.В., Рыжкова В. И. и др.

Цель настоящего исследования - охарактеризовать нормативно-правовую базу информатизации ДОУ в России.

Задачи исследования:

- раскрыть проблемы современного  ДОУ;

- охарактеризовать нормативно-правовую базу информатизации ДОУ в России.

 

 

 

1 Современные проблемы  документационного обеспечения 

   управления в России

 

Модернизация российского общества сегодня связана в том числе с поиском оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство. Значительное место в этих процессах отводится проблеме совершенствования документационного обеспечения управления [1]. В данной проблеме есть как исторически унаследованная составляющая, так и новая, связанная с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. По мысли М.Ларина, недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.

В настоящее время работы по многим аспектам документационного обеспечения управления, в том числе автоматизированного документооборота, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. М.В.Ларин пишет о разнородных властных структурах, оказывающих управленческое воздействие на проблему, действия которых никак не согласованы:

разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией осуществляется Росархивом, который разработал вариант государственной системы документального обеспечения управления и другие нормативно-методических документы. Его деятельность финансируется Миннауки;

стандартизация и унификация документов осуществляется Росстандартом, Росархивом, Роскомстатин, отраслевыми министерствами и ведомствами); финансируется бюджетом этих министерств и ведомств;

разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;

обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы).

Остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии Госархива и других научных учреждений исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ отразили:

несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";

несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Комплексная целевая программа должна обеспечить:

повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения управления должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен определить направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Сейчас есть проект Государственной системы документационного обеспечения управления, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций [3].

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами.

Таким образом, на современном этапе необходимо единое правовое поле для оптимизации процессов информатизации ДОУ в России. Необходима единая концепция перехода на электронный документооборот.

2 Нормативно-правовая база  информатизации ДОУ в России

 

С некоторым опозданием, по сравнению с ведущими зарубежными странами, в России медленно, но верно начинают понимать всю важность комплексного подхода в автоматизации предприятий и организаций, особенно предприятий с наукоемкой, инновационной технологией. На собственном горьком опыте и благодаря множеству публикаций в компьютерной прессе многие осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица. Отчасти именно поэтому в последнее время стала столь популярной идея построения корпоративных геоинформационных систем (КГИС). И хотя понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, все же вполне правомерно присовокупить сюда системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба и формы собственности [4].

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, а значит, поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении не­скольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)», которая финансируется из государственного бюджета. В настоящее время идет внедрение новой целевой государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)». Таким образом, государство намерено поддержать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного электронного взаимодействия.

Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу легче будет взаимодействовать с государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, в налоговой, финансовой, социальной сферах. Если мы добьемся отмены бумажного документооборота и перейдем на электронные формы взаимодействия (оплата коммунальных услуг, уплата налогов, управление банковскими расчетами и т. п.), то достигнем ощутимого ускорения документооборота. Но для того чтобы такое взаимодействие было эффективным, нужна соответствующая нормативно-правовая база, правовое регулирование этой сферы жизни государства. Назовем действующие законы, содержащие определенные нормы применения электронных документов: