Составление и оформление актов

  В соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

  Локальные  нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями. [3, c. 78].

  О составе  локальных нормативных актов,  обязательных для каждой организации,  говорится в ТК РФ:

• Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
• При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)
• График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

  Наряду с  прямо предусмотренными ТК РФ  локальными актами работодатель  может принимать и другие документы,  содержащие нормы трудового права,  необходимые для решения возникающих  проблем во взаимоотношениях  с работниками, например: положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции.

  Остановимся  на таком документе, как должностная  инструкция. Необходимы ли они  в организации? Какую роль играет  данный документ в регулировании  трудовых отношений между работником и работодателем? Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.

  Отсутствие  четко разработанных регламентов,  инструкций и прочих режимных  элементов всегда предоставит  возможность работодателю выразить  свое недовольство качеством  и объемом результатов труда  сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.

  Несмотря  на то, что в последние годы  все больше руководителей начинает  понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:

  ОШИБКА 1: абсолютное  отсутствие должностных инструкций.

  Все обязанности  «передаются на словах». Руководство  считает, что «лучше душевно  поговорить, чем марать тонны  бумаги».

  ОШИБКА 2: формальный  подход к написанию должностных  инструкций.

  Когда инструкции  созданы для отчетности и не  используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе, круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.

  ОШИБКА 3: неверное  распределение обязанностей:

  Те или  иные работы ни за кем конкретно  не закреплены, и их выполняет  тот, кто в данный момент  свободен или «просто вспомнил»  о необходимости выполнить их.

  Сотрудникам  вменено большое количество «разношерстных» обязанностей. [4, c. 208]

  Несмотря  на то, что обязательность должностных  инструкций возникает только  в строго определенных случаях,  именно она позволит работодателю:

 

• Рационально распределить обязанности между работниками.
• Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.
• Укрепить служебную дисциплину.
• Повысить эффективность деятельности организации.
• Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.
• Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.
• Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.
• Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.
• Избежать трудовых споров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Составление и оформление актов.

 

   Акт —  справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта  и, при необходимости, рекомендации  комиссии.

  Существует  большое количество разновидностей  актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др. [5, c. 11]

  Все разновидности  актов составляются по единой  схеме. Формуляр акта:

 

• постоянные реквизиты «единого бланка»;
• эмблема;
• наименование организации ;
• наименование вида документа (АКТ);
• переменные реквизиты «единого» бланка;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания документа;
• заголовок ;
• текст;
• отметка о наличии приложения  (заполняется при необходимости);
• подписи членов комиссии;
• гриф утверждения (заполняется при необходимости).

  Дата и место составления, проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

  Заголовок акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных.

 

Об отсутствие работника на рабочем месте

 Допускается,  чтобы заголовок акта отвечал  на вопрос «чего?». Например:

 

отсутствие  работника на рабочем месте

 

  Текст акта  делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

  В качестве  основания указывается наименование  распорядительного документа, его  дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

 

  Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

 

  При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:

 

  Составлен комиссией:

  Председатель - должность Фамилия  И.О.

  Члены комиссии:

  Должность Фамилия И.О.

  Должность Фамилия И.О.

  Должность Фамилия И.О.

 

  Фамилии  членов комиссии располагаются  по убыванию должностных рангов  или по алфавиту (если должностные  ранги равны).

  В качестве  присутствующих указывают лиц,  чью работу проверяет комиссия:

 

Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность  Фамилия И.О.

 

  Фамилии  присутствующих располагаются по  убыванию должностных рангов  или по алфавиту (если должностные  ранги равны).

  Констатирующая  часть начинается с абзаца. В  ней излагаются цели, задачи и  существо работы, проделанной комиссией,  и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

  В заключительной  части акта делаются выводы  или даются рекомендации. Заключительная  часть может отсутствовать, если  члены комиссии примут решение  ограничиться констатацией фактов.

  Если необходимо, оформляют отметку о наличии  приложения (20). Если необходимо, оформляют  рассылку акта, т.е. указывают  количество составленных экземпляров  и место их нахождения.

  Следует  обратить особое внимание на  то, что под экземпляром акта  понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

  Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе  комиссии, должны своими личными  подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

 

Ознакомлены:                                           Личная подпись                           Личная подпись                                           Дата                                              Дата

 

  Акт подписывают  все члены комиссии. При оформлении  подписей не указываются должности,  не ставятся тире или двоеточие.

  Некоторые  разновидности актов (ликвидации  учреждения, проверок, ревизий, о  выделении документов к уничтожению)  обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).

Пример акта:

 

Акт

_____________                                                                             ______________

(дата)                                                                                            (номер)

 

Об отсутствии работника

на рабочем  месте

 

Мною, ___________________________________________________________________

                          (должность, фамилия, имя, отчество)

в присутствии ___________________________________________________________

             (наименование должности (профессии), фамилия, имя, отчество)

и _______________________________________________________________________

        (наименование должности (профессии), фамилия, имя, отчество)

составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник ________________________________________________________________

          (должность (профессия), подразделение,  фамилия, имя, отчество)

отсутствовал  на рабочем месте в течение _________________________________

                                          (указать период времени)

с _____________________ по _____________________ без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказался.

 

Содержание  данного акта подтверждаем личными  подписями:

 

1.             ________________   _______________  ______________________

                  (должность)        (подпись)     (расшифровка  подписи)

2.             ________________   _______________  ______________________

                  (должность)        (подпись)     (расшифровка подписи)

 

Настоящий акт  составил:

               ________________   _______________  ______________________

                  (должность)        (подпись)     (расшифровка  подписи)

 

С актом ознакомился  и один экземпляр получил:

               ________________   _______________  ______________________

                  (должность)        (подпись)     (расшифровка  подписи)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

  Акт —  документ, составленный комиссией  (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

  Термин «акт»  широко используется также в  области права для обозначения  решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные  правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)

  Существует  большое количество разновидностей  актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

  Все разновидности  актов составляются по единой  схеме.

  Текст акта  делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах  формализован. В нем указывается  основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.