Регламентация состава конфиденциальных документов

           Издание документа включает в  себя следующие последовательно  выполняемые процедуры.

• заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководите лей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);

итоговое  внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);

• внешнее согласование документа;  подписание документа руководителем;

•     утверждение, одобрение документа (при необходимости).

    Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документ со всеми приложениями, а также их учетные формы.

      Документирование конфиденциальных  сведений — изготовление конфиденциального документа сопровождается рядом специфических технологических этапов, необходимых для решения задач обеспечения сохранности всех носителей и конфиденциальности документируемой информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к утрате секретов фирмы.

      Следовательно, работа руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами включает в себя не только традиционные процедуры и операции по составлению текста документа и оформлению других реквизитов, но и соблюдению специфических организационных требований, регламентирующих эту работу с точки зрения обеспечения безопасности ценной информации, ее защищенности от тех угроз, которые могут возникнуть в процессе формирования текста конфиденциального документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.2. Проверка наличия  и уничтожение  конфиденциальных  документов.

       Целью проверки наличия документов, дел  и носителей конфиденциальной информации является установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности материалов, а также своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных документов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и использованию. Проверки стимулируют тщательное соблюдение всеми сотрудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными материалами, обеспечение их физической сохранности и, в конечном счете - информационной безопасности фирмы[9, с.20].

       Проверка  всегда ведется от учетных данных к документам, экземплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с документов грифа конфиденциальности.

       Проверки (сверки) наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).

    Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов фирмы. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений или направлений деятельности фирмы, увольнении сотрудников, после завершения экстремальной ситуации, при выявлении факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов.

    Ежедневные  проверки наличия проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками фирмы, работающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и годовые проверки наличия осуществляются специально назначаемой комиссией. По результатам квартальной и годовой проверок составляется акт.

    Любой вид проверки может быть закончен лишь после выявления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам. Для проверки привлекаются только основные учетные формы - журналы регистрации и учетные карточки. Другие учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета разрешений и выдачи материалов и т. д.) носят вспомогательный информационный и оправдательный характер.

    В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников фирмы и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение сотрудниками установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов секретарю-референту или в службу конфиденциальных документов (далее служба КД). Проверка ведется в присутствии самого сотрудника.

    В процессе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность всех традиционных и электронных документов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

    Отсутствие  конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет соответствующий акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю фирмы для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированной сохраненной копии электронного документа.

    Не  менее важной стадией обработки конфиденциальных документов является стадия уничтожения документов, в процессе которой может возникнуть опасность несанкционированного доступа к документам и делам, подлежащим уничтожению.

    Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

- подготовку  документов, дел и носителей информации к уничтожению;

- оформление  акта на уничтожение;

- уничтожение  документов по акту;

-  уничтожение  документов и носителей информации  без составления акта.

    Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

- выделение  документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

- получение  письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы;

- систематизация документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

    С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео, аудио документов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ[ там же. с. 22].

    Бумажные  документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

    Без составления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

    Следовательно, четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации предназначена, прежде всего, для исключения любой возможности утраты документов при выполнении этой стадии, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей конфиденциальной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

    Работа  с документами, не подлежащими разглашению - большая ответственность, как для руководителей, так и для работников, поэтому отношения, связанные с конфиденциальной информацией регулируется конституцией, уголовным кодексом, гражданским кодексом. В каждом законе определяются различные права граждан.

       Также существуют статьи в уголовном, гражданском  и административной кодексах по защите конфиденциальной информации и при нарушении этих правил, может быть применена уголовная, материальная и имущественная ответственность.

       При документировании конфиденциальных сведений нужно соблюдать порядок изготовления секретных документов. Работа руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами включает в себя не только традиционные процедуры и операции по составлению текста документа и оформлению других реквизитов, но и соблюдению специфических организационных требований, регламентирующих эту работу с точки зрения обеспечения безопасности ценной информации, ее защищенности от тех угроз, которые могут возникнуть в процессе формирования текста конфиденциального документа.

    Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации предназначена, прежде всего, для исключения любой возможности утраты документов при выполнении этой стадии, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей конфиденциальной информации.

    Необходимо  ввести правовой акт, регулирующий единый порядок учета, хранения и использования  документов, не подлежащих разглашению.  
 
 

Список  использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая –                М.: Издательская группа НОРМА – ИНФРА – М, 1999, 560 с.
2. Конституция Российской Федерации. – Новосибирск.: Сибирское университетское издательство, 2004, 48с – (Кодексы и законы России)
3. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20.02.1995,  № 24-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995, № 8.
4. Уголовный кодекс
5. Басаков, М.И Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков –М.: 2005. – 560с.
6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова - М. 2001г. – 334 с.
7. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова. – М.: Экономика, 1991. – 271с.
8. Степанов Е.А. «Работа персонала с конфиденциальными документами»//  Секретарское дело. 2002. - №2, с 39 – 42.
9. Степанов Е.А. «Проверка наличия и уничтожение конфиденциальных документов» // Секретарское дело. 2002. - № 1, с 19 – 22.
10. Шубин А.М «О некоторых вопросах работы с конфиденциальной информацией и документами, ее содержащими» // Делопроизводство. 2003.

- №  4, с 52 – 63.