Регистрация документов

Номинальный принцип –  это расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь  названия: «Решения», «Распоряжения», «Приказы» и т.п.

По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в  соответствии с содержанием документов. В каждую рубрике группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения.

Корреспондентский принцип  предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам  корреспондентов.

В соответствии с хронологическим  принципом карточки располагаются  в картотеке по датам поступления. Отправления или исполнения соответствующих  документов.

Алфавитный принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке  по первым буквам фамилий заявителей.

Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько  принципов. Рубрики картотек могут  делиться на подрубрики.

Порядок расположения карточек внутри рубрик может производиться  по алфавиту, подчиненности, степени  важности и т.д. глубина детализации  при этом может быть различной.

Сочетание различных принципов  формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или  наведения справок.

Основой для построения картотек может служить номенклатура дел  предприятия или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям  номенклатуры, то сохраняется такая  же последовательность их расположения.

Часто справочная картотека  делится на две части: картотека  на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть  служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая –  используется для поиска исполненных  документов, например по определенному  вопросу. Аналогично целесообразно  формировать и машинные базы данных.

Количество картотек и  схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от:

· объема документооборота;

· степени централизации  работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы;

· территориального расположения структурных подразделений организации;

· содержания большинства  справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе  регистрации справочные картотеки  формируются, как правило, в службе делопроизводства;

· при децентрализованной системе – в структурных подразделениях;

· при смешанной – картотеки ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной  форме или входном формате. Главное  назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение  факта его создания или поступления.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в  обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в  каких документах можно найти  те или иные необходимые для работы сведения.

Этим целям служат регистрационные  журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Что касается регистрации  документов в бухгалтерии, я бы посоветовала не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы  в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А так же передать функции  по регистрации документов секретарю.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный  сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей  в организации, уметь выделить и  четко изложить основную мысль регистрируемого  документа в случае, если отсутствует  его заголовок, владеть компьютером  и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

 

2. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

 

3. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.

 

4. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.

 

5. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Департамент общего и профессионального  образования 

Брянской области

 

Государственное бюджетное  образовательное 

учреждение начального профессионального

образования «Профессиональный  лицей № 24»

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по предмету: Организация  секретарского обслуживания

 

 

на тему: «Регистрация документов»

 

 

 

 

 

 

 

Подготовила:

уч-ся гр. РС-12

Котенок Т.В.

Проверила:

Осадчая Л.М.

 

 

 

2012г.