Регистрация документов

 

 

 

1.3 ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ  ДОКУМЕНТОВ

 

Ввод документа в ИПС  производится путем записи его индекса  и соответствующих реквизитов в  регистрационные входные формы:

· Регистрационно-контрольные  карточки (РКК);

· Экранные формы;

· Регистрационные журналы.

В процессе регистрации в  регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

· Автора (корреспондента);

· Название документа;

· Дату документа, проставленную  организацией-автором;

· Индекс документа, присвоенный  организацией-автором;

· Дату поступления;

· Индекс поступившего документа (входящий индекс);

· Заголовок документа  или его краткое содержание;

· Резолюцию;

· Срок исполнения;

· Исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

· Отметку об исполнении;

· Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих  документах содержат:

· Исполнителя (должностное  лицо, подготовившее документ);

· Дату документа;

· Регистрационный индекс;

· Корреспондента (кому адресован  документ);

· Заголовок документа  или его краткое содержание;

· Количество листов;

· Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа  помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной  форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных  реквизитов может быть дополнен другими  сведениями о документе, которые  необходимы конкретной организации  для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации  влияют следующие обстоятельства:

· Количество входящих, исходящих  и внутренних документов;

· Наличие документов, требующих  строгого учета;

· Принятая на предприятии  система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

· Возможность использования  предприятием компьютерных технологий обработки документов.

 

1.3.1 Журнальная  форма регистрации

Журнальная форма регистрации  документов в России была впервые  введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о  документах заносят в регистрационные  журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

Например, журналы могут  быть:

· Входящей корреспонденции;

· Исходящей корреспонденции;

· Входящих распорядительных документов от руководства;

· Входящих телеграмм;

· Исходящей переписки  с руководством и т.д.

Журнальная форма регистрации  используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании  журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации  документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При  значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет  ряд существенных недостатков:

1. Журнальная форма предполагает  запись данных о документах  по порядку, т.е. только в  хронологической последовательности. Основным признаком для поиска  документов становится дата их  поступления или регистрационных  номер. Поэтому поиск нужных  сведений ведется путем постраничного  просмотра всех записей, что  требует значительного времени.  Еще более затруднено наведение  перекрестных справок, когда нужно  получить информацию о нескольких  документах или найти все документы,  касающиеся решения одного вопроса.

2. Нарушается принцип  однократности регистрации. При  передаче документа из одного  структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна  повторная регистрация, т.к. сведения  о документе нужны во всех  структурных подразделениях, через  которые проходит документ.

3. При большом количестве  поступающих и отправляемых документов  значительно увеличивается время  регистрации, т.к. при журнальной  форме регистрацией может заниматься  только один работник. Это замедляет  скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

4. Значительно затрудняется  контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

 

1.3.2 Карточная  форма регистрации

Карточная форма регистрации  делает процесс регистрации более  быстрым и удобным, поэтому она  получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных  карточек можно облегчить путем  копирования верхней части первого  листа документа, где размещены  основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и  т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут  наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные  карточки могут изготавливаться  также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет  лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена  для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов  сведения о них заносятся на оборотную  сторону карточки, которая уже  использовалась для регистрации  входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной  карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время  форма карточки, ее размер, необходимые  реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

Карточная форма регистрации  документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

1. Обеспечивается реализация  принципа однократности регистрации  документа. Можно одновременно  изготовить необходимое количество  карточек и передать их по  назначению: исполнителям, для формирования  справочных и контрольных картотек.

2. В отличие от неподвижно  скрепленных листов журнала, карточки  можно располагать в любой  последовательности. «Подвижность»  карточек позволяет использовать  в справочных картотеках различные  поисковые признаки, т.к. их можно  расположить по корреспондентам,  исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

3. Карточная система позволяет  сразу передать один экземпляр  карточки в сроковую контрольную  картотеку. Таким образом, отпадает  необходимость создания специального  массива карточек, предназначенного  исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний  день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные  формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

 

1.3.3. Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется  с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается  на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о  документе вводится в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· Быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· Автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической  работы по документам;

· Автоматический контроль за исполнением документа;

· Возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· Возможность организации  децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с  объединением сведений о всех документах в одной базе и др.

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота «Дело».

При регистрации файлы  исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы  «Дело». Для документов, которые  готовятся в MS Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система «Дело» позволяет  в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте  документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные  на основе проектов.

Существует возможность  создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при  работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

К РК могут прикрепляться  файлы документов (как текстовые  файлы, так и образцы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и  должностных лиц выполняющих  содержательную работу по исполнению документов.

Файлы документов при регистрации  могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

 

 

1.4 ОРГАНИЗАЦИЯ  ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ

 

Важной составляющей информационно-поисковой  системы по документам предприятия  являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в  обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в  каких документах можно найти  те или иные необходимые для работы сведения.          

Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных  карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки  представляют собой ящик (или несколько  ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные  карточки, накапливаемые в течение  года.

При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры  учреждения или предприятия, степени  централизации справочной работы, характера  запросов, их частоты и других факторов. Справочных аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативных поиск  документов и быстроту получения  запрашиваемых сведений.

Карточки в картотеке  располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга  разделителями, на которых надписываются  названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики  картотеки соответствуют структуре  организации или учреждения. Названиями рубрик будут являться названия структурных  подразделений. Систематизация может  проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком  случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации  справочной работы.