Развитие распорядительной документации в XVIII веке

Федеральное Государственное  Образовательное

Учреждение  высшего  профессионального  образования.

Поволжская  Академия Государственной  службы

Имени П.А.Столыпина. 
 

Кафедра

Документационного обеспечения управления. 
 

Реферат 
на тему: «Развитие распорядительной документации в XVIII веке».

по дисциплине: Введение в профессиональную деятельность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка I курса

специальности: 032001.65

«Документоведение и документационное обеспечение управления» гр.106

Титухина  Е.А.

История развития распорядительных документов на протяжении всего периода образования  и становления русского государства  напрямую связана с развитием  органов власти и управления.

Одним из наиболее ранних институтов власти в русском государстве являлась княжеская власть, которая опиралась  на служилых людей – дружину. Князья раздавали дружинникам земли  и различные привилегии, юридически оформляли данные привилегии жалованными  грамотами, в которых помимо фиксации факта пожалования содержались  и некоторые властные распоряжения, адресованные местной администрации.

Появившиеся вслед за жалованными указные  грамоты отражали процесс централизации  аппарата управления. Имея во многом то же назначение, что и жалованные, они приобретают в большей степени распорядительный характер.

Приказная система и воеводское управление на местах дали толчок развитию форм непосредственно  распорядительных документов - наказов  или наказных памятей.

Наиболее  важные вопросы в государстве  регулировались указными грамотами, которые  также назывались царскими грамотами.

Указы появились ориентировочно в XVII в. как  производная от царских грамот форма, фиксирующая единоличное распоряжение главы государства.

Восшествие  на престол Романовых, укрепление их власти сопровождалось процессом увеличения количества единоличных именных  указов царя. Эти указы занимали пограничное положение между  законодательным актом и административным распоряжением, что связано с  традицией решать все вопросы  через царя.

В XVIII веке происходят значительные изменения  в системе управления государством. Центральной фигурой управления является император. Однако, в отличие  от предыдущего периода, на него замыкаются не вообще все административные вопросы  в государстве, а только те, которые  не могут быть решены самостоятельно коллегиями и Сенатом. Таким образом, происходит процесс децентрализации  распорядительной деятельности, но в  решении важных государственных  вопросов распорядительная инициатива исходит только от императора. Большинство распорядительных документов на основе единоначалия на всех уровнях управления государством стали называться «указами» и издавались или объявлялись в большинстве случаев от имени императоров или позднее императриц.

В зависимости  от того, был ли указ подписан лично  императором или шел за подписанием  лица или органа, объявившего данный указ от его имени, различались два названия указов императора: «именные указы» и «высочайшие повеления».

«Именные  указы» и «высочайшие повеления» по характеру распоряжения разделялись  на «временные» и «в постановление  новых дел» или «во установление разных дел». Первые имели характер административного распоряжения по оперативным вопросам, вторые носили характер закона и дополняли различные  кодексы и регламенты. Надо отметить, однако, что по форме они мало отличались.

Указы нормативного характера в разные периоды XVIII века имели право издавать различные органы, например, Сенат до 1722 г., Кабинет Министров Анны Иоанновны. Но исходили они преимущественно от имени верховной власти.

Указы, имеющие характер частного распоряжения, имели более широкий круг применения. Они издавались императорами или  императрицами, различными советами при  них, Сенатом, коллегиями, губернскими  учреждениями, канторами, канцеляриями и прочими учреждениями XVIII века.

Таким образом, под названием «указ» были объединены практически все распорядительные документы XVIII века на всех уровнях управления.

Для каждого  уровня была характерна своя особенность  оформления этого документа. В зависимости  от уровня, менялись оформляющие реквизиты  и сами распорядительные формулы.

К примеру, указ из Сената в Берг-Коллегию имеет  следующий вид:

«Указ Его величества Императора Самодержца Всероссийского из Сената Берг Коллегии. Сего генваря 16 дня Его Императорское  величество указал в Сибири быть Губернатором князю Михаилу… Долгорукову. И Берг коллегии о том ведать…»

Указ  из Берг Коллегии к подчиненным инстанциям имеет уже следующий вид:

«Указ его Императорского величества Самодержца Всероссийского из государственной Берг коллегии сего февраля 6 дня присланы его императорского величества из высокоправительствующего Сената в Берг коллегию печатные указы …Берг коллегии велено в подчиненные Берг коллегии во все команды такие же печатные указы разсылать немедленно и велено поступать по оным указам во всем непременно».¹

При этом указы «во - исполнение» в точности повторяли содержательную часть  инициативного указа. Менялись только оформляющие элементы, такие как  обозначение автора документа, кому адресован документ, подпись, дата.

В этой связи большое значение приобретают  реквизиты «подпись», «печать», «дата  документа».

Активное  использование этих реквизитов связано  со стремлением власти повысить степень  ответственности должностных лиц  за свои действия.

С той  же целью указом от 25 января 1705 года «О заведении в Ближней канцелярии записной книги для внесения всех Высочайших указов, документов присутственным местам» была законодательно закреплена регистрация документов.

Особое  внимание уделялось распорядительным документам, исходящим от императора и Сената. Именные указы и приговоры  Сената обязательно вносились в  особую книгу.

Особый  интерес представляют регистрационные  книги коллегий, в которых записывались все поступающие в коллегию распорядительные документы.

Исследование  этих книг показывает, что коллегии получали указы от императорской  власти, от Сената, Синода, различных  советов при императорских особах.

Важно отметить, что в формулярах этих указов все чаще появляется такой  реквизит как «наименование документа». Этот реквизит вместе с уточняющей информацией кому и от кого отправлен  документ, позволяет определить его  место и назначение в системе  государственного управления, а также  место в системе распорядительной документации, что становится крайне важно в условиях, когда большинство  распорядительных документов именуются  «указами».

Указы олицетворяют собой принцип единоличного принятия управленческого решения.

Складывание коллегиальной формы управления обусловило появление новых форм документов, связанных с принятием  решения на коллегиальных началах. Среди них главное место занял  протокол.

Введение  протокола, как вида документа, было проведено в несколько этапов и закреплено несколькими актами. Первый – Указ от 7 октября 1707 г. «О введении протоколов в Консилии министров», второй Указ от 4 апреля 1714 г. «О протоколах»  уже не носил характер документа, касающегося деятельности одного учреждения: «Указали для лутчаго порядку как в Сенате, так и в войсках и губерниях, всем делам чинить протоколы, когда какое дело решить, или какой указ куды послать, или что вновь постановить, а без того отнюдь не дерзать никому, кто б какой саржи не был; но чинить по сему».²

Генеральный регламент 28 февраля 1720 г. закрепил обязательность использования протоколов в деятельности коллегий.

В XVIII веке распорядительная цепочка на основе протокола строилась по следующему принципу: в коллегиальный орган - Сенат, Верховный Тайный Совет, Коллегии - поступал указ императора или императрицы – реже собственноручно подписанный, чаще устный или объявленный через кого-то. На основе этого указа коллегиальный орган на заседании обсуждал вопрос и «чинил протокол», резолютивная часть которого именовалась «приговором». Приговор являлся основой для создания распорядительного документа, который рассылался коллегиальным органом в подчиненные инстанции в виде указов.

«Приговор» - этот как бы внутриведомственная  терминология резолюции, решения. Для  нижестоящих инстанций приговор долго не имел устойчивого названия. Он назывался по приказному «памятью», «грамотой», «указом». Но с конца  марта 1711 г. терминология стала устойчивой: в ответ на присылаемые в Сенат  «доношения», «ведения», «доклады»  Сенат рассылал принятые на их основе «указы», преимущественно от имени  царя. С 1714 г. указы стали печатать в типографии, к ним прикладывалась Малая государственная печать из Печатного приказа. 7

Аналогично  этой схеме издавались указы в  коллегиях.

Форма протоколов регламентировалась главным  образом в Генеральном регламенте в главе «О должности нотариуса», которая определила, что в протоколе  «прежде надлежит в верху листа  год и число написать, потом  присутствующие члены записать и  потом протокол держать. Всем приключившимся в коллегиях делам, или перечнем, или когда дело великой важности, то пространно со всеми надлежащими  обстоятельствы». Кроме того, протокол по регламенту должен был содержать  выписку всех полученных документов от вышестоящих, нижестоящих и неподчиненных  инстанций; запись обсуждения вопросов и отметку о несогласии кого-либо из членов коллегии. В случае если все  члены с решением были согласны, то голоса не записывались, а делалась только короткая запись о решении.

Анализ  формы протоколов различных органов  власти XVIII в., их содержания, а также функционального назначения, и по сей день ставит перед исследователями много вопросов.

Например, являлся ли протокол в XVIII веке распорядительным документом; как соотносились понятия «журнал», «протокол», «приговор», являлись ли они самостоятельными документами или были составной частью друг друга; почему на практике форма протоколов отличалась от формы, определенной Генеральным регламентом.

Сам Генеральный  регламент также не давал четкого  представления о форме протокола. С одной стороны, протокол - это  перечневое изложение событий и  решений, принятых на заседании одного дня, с другой - это документ, пространно описывающий все обстоятельства одного дела. Очевидно, что форма  протоколов в первом и во втором случае могла значительно отличаться.

В главе XXX регламент предписывал нотариусу ежемесячно переписывать протоколы набело и сшивать. Что в таком случае считать оригиналом - не пояснялось.

Неясно, как происходил процесс подписания протоколов, поскольку сохранившиеся  в архивах протоколы - это как  раз такие переписанные и сшитые в книги копии.

Анализ  содержания текста протоколов показывает, что на заседаниях «крепили» в  основном приговоры, указы, промемории. Однако упоминания о подписании непосредственно самих протоколов в текстах не встречается, хотя Указ от 20 января 1724 года «О подписании протоколов в государственных учреждениях…» обязывал сенаторов и судей коллегий подписывать протоколы либо в день заседания, либо на следующий, но не позднее третьего дня. ³

Формат  статьи не позволяет дать ответы на все эти вопросы, поэтому мы ограничимся  исключительно констатацией факта, что протокол в XVIII веке становится одним из главных документов в управленческой цепочке.

Он совмещает  в себе функции документа, фиксирующего ход обсуждения и принятия решения  коллегиальным органом по вопросам управления с функциями распорядительного  документа. Связано это с тем, что протокол зачастую содержал одновременно решения об издании указов по рассмотренным  вопросам, адресованных в подчиненные  инстанции, и внутренние распоряжения должностным лицам коллегиального органа.

Таким образом, схема распространения  властных распоряжений по уровням управления в государстве строилась на основе двух основных документов - указа и  протокола, и выглядела следующим  образом: