Практика по делопроизводству

 

• технические средства обеспечения документооборота на предприятии
1. Персональный компьютер
2. Принтер
3. Ксерокс
4. Факс
5. Сканер
• технологическое обеспечение документооборота – ручная обработка;
• требования к оформлению документов на предприятии полностью соответствуют требованиям ГОСТ.

 

5. Общая оценка организации  делопроизводства  на предприятии  или фирме и  рекомендации по  ее улучшению.

    Делопроизводство  на предприятии организовано очень грамотно. Работать с документами в созданных условиях очень удобно и работа не занимает большое количество времени, несмотря на огромный документооборот. Всего этого удалось добиться благодаря многолетнему опыту руководителя практики – секретарю-референту Репиной Наталье Тимофеевне. В течение многих лет своей работы в «Муниципальном Камчатпрофитбанке», она так слаженно организовала работу с разного рода документами, что работа с одним документом не занимает большое количество времени. Для каждого документа (письма, отчеты, справки и т.д.) существует готовый бланк, с которым можно работать, открыв его в электронном виде на персональном компьютере. Помимо этого, существует специально созданная программа для того, чтобы напоминать работникам подразделений своевременно сдавать отчеты по работе руководству банка. За несколько дней до окончания срока исполнения отчета, программа рассылает по локальной банковской сети напоминания о истечении срока выполнения конкретного отчета и оставшееся количество дней.

    На  наш взгляд, в банке существует большая необходимость наличия удобной и слаженной системы работы с документами, так как от этого зависит не только престиж банка, но и возможность четкой и бесперебойной работы с клиентами и организациями, которые доверяют свои средства данному предприятию. Поэтому мы считаем, что делопроизводство в «Муниципальном Камчатпрофитбанке» организовано очень продуманно и удобно. Замечаний и рекомендаций по улучшению его работы не имеется, кроме одного: в банке слишком много работы для одного человека. На мой взгляд, необходимо наличие такой должности как архивариус, потому что у секретаря-референта не хватает времени для работы с архивом.

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

    Работа  с документами показалась мне  очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется банком и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления, частично познакомилась с документооборотом других организаций (налоговых органов, центробанка и т.п.). Я считаю делопроизводство неотъемлемой и важной частью любого предприятия. На человеке, занимающимся делопроизводством, будь то секретарь-референт или секретарь – помощник руководителя лежит огромная ответственность, так как львиная доля внутренней организации и внешних связей предприятия зависит от его координированной работы. Секpетаpская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и хаpактеpизуется широтой и pазнообpазием выполняемых функций. Важнейшая функция секpетаpя – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Во время прохождения практики я столкнулась со следующим видом работ:

1. Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в стpуктуpные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов.
2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте необходимо было записать фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Помимо этого, в мои обязанности входило также следить за исправностью всех, находящихся в моем ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.
3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Организация приема сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (пpедваpительная запись на прием к руководителю) также входила в обязанности.
4. Подготовка и проведение совещаний. Необходимо заранее проинфоpмиpовать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания необходимо было вести его протокол.
5. Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества уборки кабинета руководителя а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

На  своем опыте я выделила основные личностные качества идеального секретаря:

1. Профессионализм, квалификация и стаж работы
2. Надежность, исполнительность, высокая работоспособность
3. Коммуникабельность, способность избегать конфликтов
4. Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек
5. Умение хранить конфиденциальные сведения.

Помимо  этих качеств, настоящий секретарь  должен обладать и профессиональными  навыками:

1. Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail)
2. Хорошее знание иностранного языка
3. Умение вести делопроизводство
4. Блестящие навыки общения с людьми
5. Умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя.

    Поэтому, несмотря на кажущуюся простоту этой профессии, в ней существует очень много сложностей, и овладеть ею не так уж и просто. Быть хорошим секретарем – это не значит просто иметь все вышеперечисленные навыки и качества, но и умение учиться и впитывать различную информацию каждую минуту и каждый день своей работы, потому что на первом месте в работе секретаря стоит информация и умение обмениваться ей с окружающими.

  
Приложение 1

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

Филиала «Муниципальный Камчатпрофитбанк» (ЗАО)

      УТВЕРЖДАЮ

      Директор

      _____________ (подпись)

      "___ "_______ 20 года 

      (Печать)

 

Заместитель руководителя предприятия ______________  ____________________

      ^{Подпись  Расшифровка подписи}

Главный бухгалтер ______________  ____________________

      ^{Подпись  Расшифровка подписи}

 

ФИЛИАЛ

АКЦИОНЕРНОГО КОММЕРЧЕСКОГО БАНКА

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ  КАМЧАТПРОФИТБАНК»

(Закрытое  Акционерное Общество) 
 

ПРИКАЗ

  

«___»_________ 20__ г.  №. _____________ 
 

г. Вилючинск  
 

О введении инструкции по делопроизводству 
 

В целях совершенствования  работы с документами на предприятии  и обеспечения их сохранности 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с «__»_________ 20__ г.
3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с «___»_________20___г. руководствоваться Правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю ___________________________ обеспечить тиражирование Правил внутреннего трудового распорядка и ее передачу в структурные подразделения предприятия до «___»__________ 20__ г.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на __________________________________.

            ^{(должность, ф.и.о.)}

 

  

Директор  ____________________ ___________________

      ^{(личная  подпись)  (расшифровка)}

 

Ознакомлены:

 ____________________________  _______________________  ______________________

        ^{(должность)  (подпись, расшифровка)   (дата)}

____________________________  _______________________  ______________________

       ^{(должность)  (подпись, расшифровка)   (дата)}

____________________________  _______________________  ______________________

       ^{(должность)  (подпись, расшифровка)   (дата)}

 

 

 

ПРОТОКОЛ № 39

ЗАСЕДАНИЯ ПРАВЛЕНИЯ

«Муниципального Камчатпрофитбанка» (ЗАО) 

г. Петропавловск-Камчатский  14 июня 2009г. 

Присутствовали: Полунин И.А., Гаврилов А.В., Телков И.В., Меньшикова М.В.

Отсутствовали: Белобородова Г.В. – в командировке

Председатель  заседания: Полунин И.А.

Секретарь заседания: Емельянова А.А. 

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

О приобретении вакуумного упаковщика денежной наличности в филиал банка г. Вилючинска. 

СЛУШАЛИ:

Гаврилова А.В., заместителя директора банка  – рассмотрев служебную записку  Спасюк Т.В., директора филиала банка  в г. Вилючинске о приобретении вакуумного упаковщика денежной наличности в филиал банка, предлагаю санкционировать приобретение вакуумного упаковщика. 

ВЫСТУПАЛИ:

Телков  И.В., заместитель директора банка  – поддержал предложенное решение, говорил о необходимости приобретения. 

ПОСТАНОВИЛИ:

На основании  служебной записки Спасюк Т.В., директора  филиала банка в г. Вилючинске санкционировать приобретение вакуумного упаковщика в филиал г. Вилючинска. 

Председатель  собрания И.А. Полунин

Секретарь собрания А.А. Емельянова 

Согласовано:

А.В. Гаврилов

И.В. Телков

М.В. Меньшикова

 

Отдел учетно-операционный  Главному бухгалтеру

            Байнякшиной Е.Н. 
 
 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 

10.07.2009 № 12

г. Вилючинск 
 
 
 

О замене компьютера 
 
 
 

    Довожу  до Вашего сведения, что в настоящее  время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества.