Понятие и значение организационных документов

6) Взаимоотношения.  В данном разделе указывается:  от кого, в какие сроки и  какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки  предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает». В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.

7) Функции.  В этом разделе перечисляют  основные направления деятельности  работника в соответствии с  направлениями деятельности структурного  подразделения. В формулировках  функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

8) Условия  оплаты труда. В разделе указывается,  какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

9) Показатели  оценки работы. Раздел, в котором  могут быть закреплены как  общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:

- полнота  реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;

- качество  составления и оформления документов;

- отсутствие  ошибок и служебных нарушений; 

- отсутствие  жалоб, претензий и нареканий  со стороны руководителей; 

- квалифицированное  применение требований инструкций и других нормативных документов;

- своевременность  выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения  поручений и указаний руководства. 

     К документам инструктивного характера  также относятся «Правила» и «Регламент». Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ). Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовому договору. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными.

В некоторых  организациях наряду с Правилами  внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др. Положение о персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего распорядка. Структура текста Положения о персонале рекомендована Госкомимуществом Российской Федерации и Российским фондом федерального имущества. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Регламент, структура, штатная численность и штатное расписание  

     4.1 Регламент

     Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок  деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.         Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

- статус  коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  планирования работы;

- порядок  подготовки материалов для рассмотрения  на заседании; 

- внесение  материалов на рассмотрение;

- порядок  рассмотрения материалов и принятия  решений на заседании; 

- ведение  протокола заседания; 

- оформление  решений коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  доведения решений до исполнителей;

- материально-техническое  обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.  

     4.2 Структура и штатная численность

     Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

Документ  оформляется на общем бланке организации  с указанием вида документа, подписывается  руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями  руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (Таблица 1). Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.  

     4.3 Штатное расписание

     Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной  состав работников организации с  указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации).  

Заключение 

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется:

- кругом  вопросов, решаемых организацией  в процессе деятельности;

- объемом  и характером компетенции учреждения;

- объемом  и характером взаимосвязей с  другими организациями. 

Объединяя операции по информационно-документационному  обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

Литература

1. Березина  Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М.  «Современное делопроизводство».2-е изд. 2007.

2.     Волков  В.А., «Документация на предприятии» 2004.

Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизщводство. – Мн.; 2003.

3.     Краткий словарь архивной терминологии. М.: 2000.

4.    Кузнецова, Т.В., Серова, Г.А., Андреева, В.И. Секретарское дело. – Мн.; 2001.

5. Кузнецов, А.Е., Офисная документация: Подготовка и оформление/И.Н.Кузнецов. – Мн.: «Книжный дом»; 2004.

6.     Матузов Н.И. Малько А.В. «Теория государства и права» . 2006.

7.     Стародубов Н.М., Харитонов М.М. «Организация управления» 2005.

8.   Секретарское дело: практическое пособие/В.В.Паневчик, С.В.Некраха, В.В.Акулич; под общей редакцией В.В.Паневчика. Мн.: Дикта, 2005.

9.    Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – Мн.; 2002.

10. Славинская, О.В. Секретарское дело. – Мн.;2003.