Понятие и значение организационных документов

- положения  о временных органах (совещания,  комиссии, советы).

     Положение о структурном подразделении  оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления;

- заголовок  к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

     Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

1. Общие положения. В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

2. Цели  и задачи. В разделе «Цели и  задачи» перечисляются основные  проблемы, решаемые подразделением  и определяющие характер и  направления деятельности подразделения. 

3. Функции.  В разделе «Функции» указываются  действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

4. Права  и обязанности. В разделе «Права  и обязанности» перечисляются  права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

5. Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации. Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

     В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения  о коллегиальных и совещательных  органах и в положения о  структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации. В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.  
 

3. Учредительный договор и инструкции  

     3.1 Учредительный договор

     Договор - юридическое понятие, с которым  связано возникновение различных  обязательств и отношения, регулирующие их. В учредительном договоре учредители берут обязательство создать  юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала. Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом  в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров  договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются  их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства. Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).  

     3.2 Инструкции

     Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.  

Инструкции  оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа. В  заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые  распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии». Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.  

     Разновидностью  инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации  организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

     Типовая должностная инструкция разрабатывается  на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится  организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

     Должностная инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения  или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

1) Общие  положения. В этом разделе указывают  полное наименование должности  с обозначением структурного  подразделения в соответствии  со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

2) Функции.  В разделе приводится перечень  основных направлений деятельности  работника в соответствии с  направлениями деятельности структурного  подразделения. 

3)  Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй - те, которые выполняются совместно с другими.

4) Права.  В разделе устанавливаются полномочия  работника, обеспечивающие выполнение  возложенных на него обязанностей:

- право  принимать определенные решения  (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);

- право  давать указания по конкретным  вопросам;

- право  самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему  компетенции; 

- право  обращаться с предложениями к  руководителю;

- право  представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

- право  участвовать в совещаниях, на  которых рассматриваются вопросы,  относящиеся к его ведению; 

- право  на получение необходимой для  работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

- право  требовать выполнения определенных  действий от других работников.

     В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

- право  работника вносить предложения  по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

- право  входить в состав рабочих групп  по подготовке и реализации  конкретных проектов и участвовать  в разработке коллегиальных решений,  направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

     В необходимых случаях в текст  раздела можно внести универсальные  права, общие для всех работников (а не только права по должности):

- право  на все виды установленной  компенсации за свой трудовой вклад;

- право  на комфортные условия труда; 

- право  на повышение квалификации;

- право  на максимальную реализацию своих  профессиональных потребностей.

5) Ответственность.  В разделе определяются критерии  оценки работы и мера персональной  ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием "не", так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе "Права".