Общая классификация систем
документооборота (2)
- Системы, ориентированные
на поддержку управления организацией
и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые
обычно сочетают в себе элементы двух
предыдущих. При этом базовым понятием
в системе может быть как сам документ,
так и задание, которое нужно выполнить.
Для управления организацией нужна как
"жесткая", так и "свободная"
маршрутизация, когда маршрут движения
документа назначает руководитель ("расписывает"
входящий документ), поэтому обе технологии
в том или ином виде могут присутствовать
в таких системах.
- Системы, имеющие
развитые дополнительные сервисы. Например, сервис
управления связями с клиентами (CRM - Customer
Relation Management), управления проектами, биллинга,
электронной почты и пр. (Отметим, что по
сложности функций система документооборота
и, например, сервис CRM могут иметь различные
пропорции в зависимости от организации.
Но в контексте этой статьи функциональность
CRM является дополнительной.)
Общая классификация систем
документооборота (3)
- Системы, ориентированные
на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние
в области систем документооборота, связанное
с пониманием изменчивости рыночных условий
в современном мире и с необходимостью
иметь для быстрого движения "только
самое нужное", без лишнего, очень полезного,
но тяжелого балласта. Такие системы, в
противоположность предыдущим, не включают
понятия иерархии в организации, не заботятся
о какой-либо формализации потока работ.
Их задача - обеспечить совместную работу
людей в организации, даже если они разделены
территориально, и сохранить результаты
этой работы. Обычно реализованы в концепции
"порталов". Они предоставляют сервисы
хранения и публикации документов в intranet,
поиска информации, обсуждения, средства
назначения встреч (как реальных, так и
виртуальных). Такие системы находят заказчиков
среди быстро развивающихся коммерческих
компаний, рабочих групп в крупных фирмах
и государственных структурах.
Наиболее распространенные
в России СЭД:
- Directum (Directum),
- DocsVision (DocsVision),
- Globus Professional (Проминфосистемы),
- PayDox (Paybot),
- 1С:Документооборот
(1С),
- Босс-референт
(БОСС — Референт, ГК АйТи),
- ДЕЛО (ЭОС),
- ЕВФРАТ (Cognitive
Technologies),
- МОТИВ (Мотив).
- http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
Критерии оценки СЭД
Все возможности разбиты на семь функциональных
контуров:
- регистрация
и ввод документов;
- работа с документами;
- управление потоками
работ (Workflow) и контроль;
- поиск и анализ
информации;
- информационная
безопасность;
- поддержка бумажного
документооборота;
- стандартные
средства настройки.
Оптимальная цена/функциональность»
СЭД (20 пользователей)
Основные факторы, влияющие
на решение о выборе системы (1)
- Требования по
объему хранения. Если у вас много документов
(по объему хранения), необходимо выбрать
систему, поддерживающую иерархическое
структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management).
Этот механизм хранит наиболее активно
используемые данные на наиболее быстрых,
но и наиболее дорогих носителях, в то
время как реже используемая информация
автоматически переносится на медленные
и дешевые носители.
- Наличие формализуемых
процедур, требующих поддержки их выполнения
и автоматизации контроля (подготовки
документов определенного типа, выполнения
стандартных функций организации и т.
д.).
- Необходимость
автоматизации административного управления
организацией. Степень сложности организационной
структуры.
- Наличие территориально
распределенных подразделений. Этот фактор
накладывает определенные требования
к удаленному доступу, к репликации данных
и т.д.
Основные факторы, влияющие
на решение о выборе системы (2)
- Наличие бумажного
архива большого объема. Некоторые системы
документооборота поставляются с уже
интегрированными подсистемами массового
ввода документов.
- Наличие не удовлетворяющей
текущим потребностям системы документооборота.
- Необходимость
в развитой маршрутизации документов,
в управлении потоками работ (workflow managing).
Как продолжение этой необходимости потребность
в поддержке произвольных бизнес-процессов,
возможно работающих совместно с прикладными
системами поддержки этих процессов.
- Требования по
срокам хранения документов. При больших
сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно
подумать об организации параллельного
архива на микрофильмах.
- Требования к
"открытости", расширяемости системы.
Возможность интеграции с существующими
информационными системами и использования
имеющегося оборудования.
Основные факторы, влияющие
на решение о выборе системы (3)
- Необходимость
хранения изображений документов. Использование
в организации специфических форматов
хранения документов. Необходимость поддержки
инженерных и конструкторских задач, других
особенностей деятельности предприятия.
- Необходимость
развитых средств поиска информации. Полная
поддержка системой языков имеющихся
в организации документов.
- Требования к
безопасности (шифрование, организация
доступа, и т. д.). Возможность использования
уже имеющихся в информационной инфраструктуре
организации механизмов доступа в системе
документооборота.
- Требования по
соответствию определенным стандартам:
внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным
стандартам по контролю качества, уровню
организации хранения информации.
Проблемы внедрения системы
документооборота
- Консерватизм
персонала, низкая образованность, нежелание
обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности
собственной деятельности для руководства,
которая возникает после внедрения системы
электронного документооборота.
- Фактор директора
"советского типа" - нежелание непосредственно
работать с компьютером, просматривать
и редактировать документы.
- Постоянные структурные
изменения в организации, слабая формализация
бизнес-процессов.
- Необходимость
обеспечения юридической силы документов
(после принятия закона об электронной
подписи этот фактор начнет терять свою
значимость).
- Необходимость
взаимодействовать с внешним "бумажным"
миром, в особенности если это касается
параллельных структур в ассоциированных
организациях или ведомствах, с которыми
идет постоянная работа.
Сравнение современных СЭД
Цены на современные СЭД
2
3
5
6
7
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Системы, ориентированные на поддержку
управления организацией и накопление
знаний. Эти "гибридные" системы,
которые обычно сочетают в себе элементы
двух предыдущих. При этом базовым понятием
в системе может быть как сам документ,
так и задание, которое нужно выполнить.
Для управления организацией нужна как
"жесткая", так и "свободная"
маршрутизация, когда маршрут движения
документа назначает руководитель ("расписывает"
входящий документ), поэтому обе технологии
в том или ином виде могут присутствовать
в таких системах. Эти системы активно
используются в государственных структурах
управления, в офисах крупных компаний,
которые отличаются развитой иерархией,
имеют определенные правила и процедуры
движения документов. При этом сотрудники
коллективно создают документы, готовят
и принимают решения, исполняют или контролируют
их исполнение.
При внедрении таких систем на крупных
предприятиях важно определить, предоставляет
ли система возможность эффективного
администрирования, обработки больших
объемов информации, интеграции с автоматизированными
системами управления производством,
масштабируемости, поэтапного внедрения,
учета территориальной распределенности,
сложной организационной структуры, ролевого
принципа организации доступа и т. д.
Системы, ориентированные на поддержку
совместной работы (collaboration). Это новое
веяние в области систем документооборота,
связанное с пониманием изменчивости
рыночных условий в современном мире и
с необходимостью иметь для быстрого движения
"только самое нужное", без лишнего,
очень полезного, но тяжелого балласта.
Такие системы, в противоположность предыдущим,
не включают понятия иерархии в организации,
не заботятся о какой-либо формализации
потока работ. Их задача - обеспечить совместную
работу людей в организации, даже если
они разделены территориально, и сохранить
результаты этой работы. Обычно реализованы
в концепции "порталов". Они предоставляют
сервисы хранения и публикации документов
в intranet, поиска информации, обсуждения,
средства назначения встреч (как реальных,
так и виртуальных). Такие системы находят
заказчиков среди быстро развивающихся
коммерческих компаний, рабочих групп
в крупных фирмах и государственных структурах.Системы,
имеющие развитые дополнительные сервисы.
Например, сервис управления связями с
клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления
проектами, биллинга, электронной почты
и пр. (Отметим, что по сложности функций
система документооборота и, например,
сервис CRM могут иметь различные пропорции
в зависимости от организации. Но в контексте
этой статьи функциональность CRM является
дополнительной.)
22