Понятие автоматизированного офиса

Понятие автоматизированного офиса

 

•         Электронные документы. Электронный офис
•         Общие требования к системам автоматизированного офиса
•         Классификация систем автоматизации делопроизводства
•         Компоненты АДП-систем

Понятие офиса

 

• Существует широко распространенное мнение, что «офис» — это структурное подразделение, на входе и выходе которого — «бумаги», в отличие от материальных изделий, сырья, полуфабрикатов, инструментов, комплектующих и бумаг типа «научно-исследовательский отчет», «проектная инженерная документация».
• Согласно другому мнению (узкий подход), «офис» — это структурное подразделение типа канцелярии, функция которой — получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение. При этом понятие «документ» толкуется достаточно широко: как любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Делопроизводство и документооборот

 

• Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.
• Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.
• С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача не тривиальная.

Задачи офиса

 

• редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов,
• контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

 

Средства автоматизированного офиса

 

Офисный информационно-технологический  компонент может относиться к  одной из двух непересекающихся групп  средств, но не к обеим сразу:

•           office automation — средства поддержки обычных для большинства офисов рутинных работ с документами;
•           DSS (decision support system) — средства поддержки принятия решений, специфические (в отличие от средств предыдущей группы) для той или иной отрасли или проблемы методические и программные средства.

Автоматизированный офис

 

это совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное  решение разнородных управленческих задач:

• сбор и фиксирование необходимой информации,
• передача информации,
• обработка преобразованной информации для анализа, планирования и контроля деятельности,
• оформление отчетов.

Задачи электронного документооборота

 

• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
• Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Электронные документы. Электронный  офис

 

Документ, как любая вещь, приносящая прибыль и помогающая в бизнесе, также привносит долю расходов. Как  известно, повышать прибыль бизнеса  можно путем снижения затрат на него. Существуют оценки, насколько выигрывает компания при переходе к электронным  документам:

  DELPHI утверждает, что 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и  рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках их найти;

   Сoopers&Lybrand отмечает, что  в среднем делается 19 копий каждого  документа и что 7,5% всех документов теряется безвозвратно;

   Nortan Nolan Institute зафиксировал рост производительности труда сотрудников  при переходе к электронному документообороту на 25—50%, уменьшение времени обработки  одного документа — на 75% и более, а уменьшение расходов на оплату площади  для хранения документов — на 80%.

Преимущества электронных  документов

 

1.       Повышение  удовлетворенности клиента. 

2.       Более эффективное  управление информацией. Управление  жизненно важными документами,  сохраненными в электронном виде,  радикально улучшается. Появляются  новые возможности: 

          получать быстрее доступ к документам;

          не терять документы;

           перестать неправильно сохранять документы;

           собирать, обрабатывать документы в гораздо большем количестве, чем ранее, и, следовательно, принимать решения быстрее и точнее.

3.       Совершенствование  системы защиты документов.

4.       Увеличение  производительности труда сотрудников  и коллектива в целом. 

Специфика перехода на безбумажную  технологию работы с документами  в нашей стране определяется следующими факторами:

           технической неподготовленностью организаций для работы с электронными документами;

           технологической недопустимостью перевода отдельных категорий конфиденциальных документов в электронный вид;

           законодательной базой.

Основные задачи при организации  работы с документами:

 

           уметь работать с бумажными документами;

           уметь переводить бумажные документы в электронный вид (и поддерживать последующую их обработку либо в виде образа, например в формате tiff, либо распознавать посредством блока OCR);

           уметь перехватывать все создаваемые электронные документы: документы из приложений, которые создают документы, электронные таблицы, графические программы, программные пакеты для настольных издательств; факсовые сообщения, приходящие и уходящие через факс-сервер предприятия; входящие, исходящие и внутренние сообщения из электронной почты, равно как и документы, которые были к ним прикреплены.

Архитектура электронного офиса

Общие требования к системам автоматизированного офиса

 

• 1.       Масштабируемость - система должна работать как с одним пользователем, так и с 10 тысячами, как с 10 документами, так и с 10 миллионами, возможность наращивать мощность системы интенсивным образом, т.е. не повышая мощности сервера, а увеличивая количество серверов на предприятии.
• 2.       Открытость -Вновь создаваемая система должна вписываться в уже существующие или новые приложения. К требованию открытости системы относится также поддержка существующих стандартов в соответствующих областях, граничащих с решением задач, связанных с обработкой документов. К этим стандартам в области работы с документами относятся Shamrock и ODMA (Open Document Mangement API), а в области управления деловыми процессами – WorkFlow Coalition API и т.д.
• 3.       Модульность и технологичность –система должна состоять из модулей, каждый из которых позволяет решить ту или иную задачу, причем эти модули могут без особого труда быть добавлены в работающую систему в произвольной последовательности. Они по возможности должны быть независимы друг от друга, при сохранении глубокой интеграции между ними.

 

Стадии жизненного цикла документа

 

           создание;

           визирование, согласование;

           подписание, утверждение;

           регистрация;

           рассмотрение;

           исполнение;

           списание в дело;

           хранение;

           уничтожение.

Классификация систем автоматизации  делопроизводства

 

           СУД — системы управления документами (DMS);

           САДП — системы автоматизации деловых процессов (WMS);

           СОГР — системы организации групповой работы (GroupWare);

           электронные архивы;

           АСКИД — автоматизированные системы контроля исполнения документов.

По отношению к задачам  делопроизводства такие системы  автоматизируют:

 

           делопроизводство в целом;

           только документооборот;

           только архивные и поисковые функции;

           контроль и учет документов.

Системы можно подразделить по типу движения задач

 

Свободная маршрутизация означает, что сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае — маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение.

Жесткая маршрутизация предполагает, что перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП-приложение. Сформированное АДП-приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса, некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.

Уровни контроля исполнения задания

 

• Контроль доставки. Инициатору задания выдается информация, что его задание достигло места назначения.
• Контроль прочтения. Инициатору задания выдается информация, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.
• Контроль выполнения. Инициатору задания выдается информация о том, что задание выполнено.
• Мониторинг. Инициатор всегда может посмотреть, кто и что в рассматриваемый момент времени делает с его заданием.
• Извещение о нарушении сроков исполнения. АДП-система может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

Общая классификация систем документооборота (1)

 

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.