Письмо. Виды писем. Состав содержательной части. Реквизиты писем

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Сибирская академия управления и массовых коммуникаций (институт)

Реферат

по дисциплине

«Документоведение»

на тему:

«Письмо. Виды писем. Состав содержательной части. Реквизиты писем»

Выполнил: Студент группы 86-Р

О.Е. Фролова

Проверил: _______________________

_______________________

Новосибирск 2013

Оглавление.

Введение…………………………………………………………….………2

1. Классификация писем……………………………………….…………..3

2. Структура делового письма……………………………………….…….6

3. Этикетная составляющая любого делового письма……………….…14

Заключение…………………………………………………………..……16

Список использованной литературы…………………………….………17

 

Введение.

Деловые письма — это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

К категории  деловых писем относится также  переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма оформляют  на специально спроектированных для этого вида документов бланках следующим нанесением на них необходимых информационных элементов — реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. Существует множество разновидностей деловых писем.

 

1. Классификация писем.

Деловые письма классифицируются по различным признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

Существует классификация  деловых писем, основанием которой  является цель отправителя:

• письмо-просьба;
• письмо-приглашение;
• письмо-подтверждение;
• письмо-извещение;
• письмо-напоминание; 
• письмо-предупреждение;
• письмо-декларация (заявление);
• письмо-распоряжение;
• письмо-отказ;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• информационное письмо.

Заметим, что одно и  то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

• обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;
• циркулярные – письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления. Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия:

Пример:

Направляем  Вам оформленный с нашей стороны  договор.

Благодарю Вас  за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов нашего проекта.

Просим указать  точные сроки.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой. 

2. Структура делового письма.

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

• экономия времени отправителя и адресата;
• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
• гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартное деловое  письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение
2. Преамбула 
3. Основной текст
4. Заключение
5. Подпись
6. Приложения

Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Обращение.

Находится в «шапке»  письма и содержит должность и  ФИО адресата. Для официальной  деловой переписки стандартным  считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору ООО «ВПЕРЕД»

Дубровскому П.И.

Уважаемый Петр Ильич!

Или

Уважаемый господин Дубровский!

Преамбула.

Первый абзац письма, в котором  изложены причина, побудившая Вас его  написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст.

Далее в двух – четырех абзацах  должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение.

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного  завершения письма.

Пример:

Уверен, что Вы разберётесь  в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

 Подпись.

Письмо завершается  подписью (должность + ФИО) адресанта, которую  предваряет стандартная вежливая форма  «С уважением». Возможны варианты: «Искренне  Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно  учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный  директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример:

С уважением,

Генеральный директор компании «Горизонт»

Шестаков А.Д.

 Приложения.

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Требования к оформлению деловых писем.

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Какие реквизиты должно иметь деловое письмо? Перечень их выглядит следующим образом:

1. Дата
2. Номер
3. Ссылка на дату и номер полученного письма
4. Адресат
5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо)
6. Текст
7. Отметка о наличии приложений
8. Подпись
9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации (см. словарь основных терминов делопроизводства в хрестоматии). В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. № 46 от 28.07.2008 на вх. №32 от 25.07.2008

 Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

ООО «ПОМАТУР»

Директору рекламной

17. 02.2013 г                                                                фирмы "Пирамида"

Исх.№ 21/ОР-ОЗ                                            

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей  фирме…

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.