Передача документов на архивное хранение

  Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

  Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из: устойчивого электропитания, резервного копирования, антивирусной защиты, профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

  Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через интернет).

  Базы  данных о документах формируются  в процессе их регистрации.

  Данные  о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все  документы за истекший год будут  исполнены. База данных используется только для справочной работы и может  быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

  Документы постоянного и долговременного  сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

  Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями  документов с указанием сроков хранения.

  В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии  программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы  разделяются по срокам хранения, создаются  папки, соответствующие годовым  разделам описей. При значительном количестве документов постоянного  хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих  подразделений.

  Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом «О бухгалтерском  учете» - пять лет с правом уничтожения  только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая  проверка сохранности данных в течение  срока хранения носителей информации.

  Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют  существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному  хранению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

  Передача  дел на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.

  По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов.

  Данные  о документах организации за истекший год используются для составления  описи всех документов, сгруппированных  по делам. Внутри дела документы располагаются  по порядку поступления. Для дел постоянного или долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

  Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного  сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

  В случае передачи документов на государственное  хранение по требованию архивных органов  на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела постоянного и долговременного сроков хранения. 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ: 
 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство (требования к  документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ). -М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003
2. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе». М.: «Высшая школа», 1997
3. Делопроизводство     и     основные     требования     к     документам.     М.: Юридический колледж МГУ, 2003
4. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. - М.: Экономика, 2011
5. Организация работы с документами. Москва, Инфра М , 1998
6. Т.В. Кузнецова. Секретарское дело. Москва,   1998