Передача документов на архивное хранение

- Юридическая  сила документа. Этот критерий  вытекает из предыдущего, так  как юридическую силу имеют  только правильно оформленные  документы (как подлинники, так  и их экземпляры).

- физическое  состояние документа. Критерий  применяется в отдельных случаях,  когда документы сильно повреждены  и требуется решить, оставлять  ли их в архиве (и отправлять  на реставрацию), или выделять  к уничтожению (если они не  являются основными).

- особенности  документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности. 

    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТВО, СДАВАЕМЫХ В АРХИВ

 
 

  Оформление  дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства.

  Основные  правила формирования дел:

1. В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.
2. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных – до или свыше 10лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250листов.
3. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела – материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.
4. Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с ними.
5. Документы протокольных мероприятий помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.
6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки – телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма – помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

  не  допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются  по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных  правил.

  В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10лет) и по личному составу.

  Дела  временного хранения (до 10лет включительно) подлежат частичному оформлению, их допускается  хранить в скоросшивателях, без  внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

  Полное  оформление дела предусматривает:

  - перегруппировку документов дела  в прямой хронологической последовательности  с января по декабрь (вместо  обратной хронологической последовательности  с декабря по январь, получающейся  при формировании дела в течение  года);

  - нумерацию листов дела черным  графитным карандашом в правом  верхнем углу арабскими цифрами;

  - составление для наиболее ценных  дел внутренней описи документов  дела;

  - составление заверительной надписи дела;

  - подшивку дела в твердую темную  обложку из картона на 4 протокола  без металлических зажимов (с  веревочными завязками) или переплет  документов дела;

  - внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела: уточнение  названия структурного подразделения,  если оно менялось, делопроизводственного  индекса, заголовка дела, даты  и др.

  Устав предприятия и другие учредительные  документы формируются в самостоятельное  дело.

  Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ

 

  Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименование единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

  Опись составляется на документы одного года. Дела по описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10лет составляются отдельные описи.

  В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и  описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных  подразделений согласовываются  с руководителем службы производства организации, экспертной комиссией  и утверждается руководителем структурного подразделения.

  Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации  вместе с делами, третий подшивается  к протоколу экспертной комиссии.

  Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации  и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные  описи (опись №1 – для основной деятельности и опись №2 – для  дел по личному составу).

  Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

  В опись дел по основной деятельности организации включаются:

  - устав (учредительный договор), свидетельство  о государственной регистрации;

  - документы о правах на имущество,  находящегося на балансе, положение о филиалах;

  - финансовая отчетность;

  - протоколы общих собраний правления;

  - акты ревизий и проверок;

  - внутренние документы организации;

  - приказы по основной деятельности;

  - годовые планы и другие документы  (по усмотрению правления).

  В описи по личному составу указываются:

  - книга учета сотрудников (при  ее ведении);

  - приказы по личному составу;

  - личные дела или личные карточки;

  - лицевые счета по заработной  плате;

  - трудовые книжки (невостребованные).

  На  документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. ПЕРЕДАЧА  ДЕЛ В АРХИВ

 

  Законодательством Российской Федерации установлено  создание ведомственных архивов  для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

  Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом.

  На  хранение в ведомственный архив  поступают:

  - законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в деятельности  структурных подразделений или  подчиненных ему учреждений;

  - фонды ликвидированных организаций  и предприятий, входивших в  систему учреждения, а также их  предшественников (постоянного срока  хранения и по личному составу);

  - документы, необходимые в практической  деятельности (со сроком хранения  свыше 10лет);

  - личные фонды деятелей науки,  техники, литературы, искусства и  наиболее выдающихся новаторов  производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных  ему учреждениях;

  - служебные и ведомственные издания;

  - страховой фонд особо ценных  документов в виде микрофильмов  или других копий;

  - научно-справочный аппарат к документам  архива.

  Передача  дел из структурного подразделения  в ведомственный архив организации  осуществляется в соответствии с  графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается  с руководителем структурных  подразделений и утверждается руководителем  предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

  Прием-передача дел в архив производится работниками  службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10лет должны приниматься работником архива в  присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

  После приема дел на всех трех экземплярах  описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце  каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

  Дела  временного хранения (до 10лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

  Сверенные с описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастаниям номеров. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. ХРАНЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ  ФОРМЕ

 

  С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

  Прежде  всего, на жестком диске создаются  папки (директории), в которые будут  помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь  вложенные в нее папки, которые  в свою очередь могут иметь  свои вложенные папки. Каждой папке  присваивается «имя». Оно должно начинаться с вида документа (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

  Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При  работе в сети пользователю могут  быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные  номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

  В организациях с большим объемом  совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы  – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный  доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.