Отчет по практики в ОАО "Казаньоргсинтез"

На основе опроса руководителей  ведущих российских фирм, специалистами  по менеджменту предлагаются следующие  основные характеристики идеального секретаря:

1. Профессионализм, квалификация, высшее профессиональное образование  и стаж работы

2. Надежность, исполнительность, высокая  работоспособность

3. Коммуникабельность, способность  избегать конфликтов, стрессоустойчивость

4. Элегантность, здоровье, отсутствие  вредных привычек

5. Умение хранить конфиденциальные  сведения.

Среди профессиональных навыков называются:

1. Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail и др.)

2. Хорошее знание русского языка  (в некоторых организациях требуется  знание иностранного языка)

3. Умение вести делопроизводство

4. Блестящие навыки общения с  людьми

5. Умение планировать и организовывать  исполнение поручений руководителя.

Основные функции, которые выполняет  канцелярия в ОАО «Казаньоргсинтез»  следующие:

1) Прием и pегистpация (учет) документов

2) Распределение документов и  доставка их исполнителям

3) Оформление и отправка исходящих  документов 

4) Контроль за сроками исполнения  документов

5) Фоpмиpование дел и сдача  их в архив

6) Организация хранения и обеспечение  использования документов, хранящихся  в архиве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Самостоятельная работа

При прохождении практики в ОАО  «Казаньоргсинтез» я занимала должность  помощника секретаря руководителя.

Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация  исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление  внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек  дел).

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, распоряжения начальника по основной деятельности, приказы по личному  составу и другие, заключалась  в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в журналы  регистрации.

Для облегчения работы мне были предоставлены  образцы оформления некоторых видов  документов. Стоит отметить, что  структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным  требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в  нумерации страниц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Во время прохождения практики я ознакомилась с практической работой  секретаря в системе документооборота. Его роль в организации очень  велика, а работа весьма трудоемка. Персонал требует много внимания, так как здесь привлекается человеческий фактор. Каждая организация имеет  свою корпоративную культуру, поэтому  секретарь должен разрабатывать  методы работы в соответствии с ней. Каждый аспект работы (адаптация, оценка, отбор и т.п.) требует большого количества времени, труда, проверок и  контроля прежде, чем какой-то метод  работы зарекомендует себя как эффективный. Для наибольшей эффективности секретарь  планирует свою работу и работу (график работы) непосредственного руководителя.

Правила создания и оформления документов в ОУД установлены Инструкцией  по делопроизводству ОАО «Казаньоргсинтез». Отмечено, что оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации.

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок  и особенности их оформления.

Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Большое внимание уделено  формированию дел управления, подбору  всех необходимых документов для  составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных  документов по степени важности и  срочности исполнения или ознакомления.

Находясь на должности помощника  секретаря руководителя, получила возможность  подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также  было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и  передачи их на хранение.

Можно сделать вывод, организация  документооборота ОАО «Казаньоргсинтез»  имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства  делопроизводственных операций соответствуют  нормативно-методическим требованиям.

Практика послужила для меня начальным пунктом для дальнейшего  занятия психологией делопроизводства, как будущей моей профессией. С  помощью практики я реализовала  свои навыки и способности к дальнейшей деятельности, применила теоретические  знания на практике (работа с документооборотом, работа с персоналом, работа с посетителями и пр.), углубила «багаж» знаний по выбранной специальности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. М.: Госстандарт, 1998.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. М.: Госстандарт, 1998.

3. Басовская Е.Н. Редактирование  служебных документов // Секретарское  дело. 1988.

4. Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. Томск: ТГУ, 2000. 126 с.

5. Организация работы с документами:  Учебник для вузов. М.: ИНФРА-М, 1998. 575 с.

6. Рахманин Л.В. Стилистика деловой  речи и редактирование служебных  документов. М.: Высшая школа, 1997.