Отчет по практики в ОАО "Казаньоргсинтез"

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Характеристика деятельности ОАО «Казаньоргсинтез»……………..4

Глава 2. Основная часть…………………………………………...………….…..5

Глава 3. Самостоятельная работа……………………………………………….13

Заключение……………………………………………………………………….14

Список источников и литературы………………………………………………16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

С 28 июня по 18 июля 2011 года я проходила  производственную практику на предприятии  ОАО «Казаньоргсинтез» по специализации  «документоведение и документационное обеспечение управления».

Цель данной практики – углубить и закрепить теоретические знания по выбранной специальности, выработать навыки практической работы.

Занимаемая должность - помощник секретаря  руководителя, предусматривала как  знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел  для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря  по документному и бездокументному  обслуживанию руководителя.

В течение периода практики ознакомилась с технологией рациональной организации  службы документационного обеспечения  управления в ОАО «Казаньоргсинтез», со строгим соблюдением действующих  нормативных и методических документов в сфере документооборота и информации. Получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры дел  в ОАО «Казаньоргсинтез».

Руководителем практики была Покровская.Ю.А., занимающая должность начальника отдела управления документацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика деятельности ОАО «Казаньоргсинтез»

ОАО "Казаньоргсинтез" расположен в столице Республики Татарстан, в г. Казани.

Открытое Акционерное Общество «Казаньоргсинтез» – одно из крупнейших химических предприятий Российской Федерации. ОАО « Казаньоргсинтез  » производит более 38 % всего российского  полиэтилена и является его крупнейшим экспортером.

ОАО «Казаньоргсинтез» занимает ведущее  место в производстве газопроводных  полиэтиленовых труб, фенола, ацетона, охлаждающих жидкостей, химических реагентов для добычи нефти и  осушки природного газа.

Ежегодно ОАО «Казаньоргсинтез»  производит более 1 млн. тонн химической продукции. Вся выпускаемая ОАО  «Казаньоргсинтез» продукция сертифицирована  в системе Госстандарта Российской Федерации.

Численность работающих - 9000 человек.

Доля экспорта в реализации - 27 %

Выпускаемая продукция - 170 видов 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Основная часть

Во время практики я ознакомилась с документооборотом. Документооборот  в комплексе решает задачи автоматизации  учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской  дисциплины:

- централизованное безопасное  хранение документов,

- оперативный доступ к документам  с учетом прав пользователей, 

- регистрация входящих и исходящих  документов,

- просмотр и редактирование  документов,

- контроль версий документов,

- полнотекстовый поиск документов  по их содержанию,

- работа с документами любых  типов: офисными документами,  текстами, изображениями, аудио-  и видеофайлами, документами систем  проектирования, архивами, приложениями  и т. д.,

- коллективная работа пользователей  с возможностью согласования, утверждения  и контроля исполнения документов,

- маршрутизация документов, настраиваемая  по каждому виду документов  в отдельности, 

- автоматизированная загрузка  документов из электронной почты  и со сканера

Во время прохождения практики я рассмотрела оборудования и  программные средства которые используются в ОАО «Казаньоргсинтез». К оборудованиям  можно отнести: компьютеры, копировальные  аппараты, принтеры, сканеры. Помимо оргтехники, в офисе незаменимым являются другие виды оборудования. Это уничтожители бумаг (шредеры), которые обеспечивают быструю утилизацию ненужных бумаг, ламинаторы и брощюровщики (брошюраторы), для обработки справок, документов, пропусков и презентаций, резаки для бумаги, дыроколы и т.д. Используются такие программные средства как Word, Excel, E-mail и др.

 

 

Работа с документами

Документооборот позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной  карточкой, набор реквизитов которой  соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям  ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной  практике.

Хранение и права доступа

В конфигурации программы Документооборот  внутренние документы и файлы  хранятся в структуре папок с  учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться  в соответствии с организационной  структурой предприятия или по типам  документов. Каждой папке устанавливается  разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных  операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации Документооборот ограничиваются правами доступа в зависимости  от видов документов, грифов доступа  к документам, групп корреспондентов  и групп физических лиц.

Дальнейшее мое внимание было направлено на изучение регистрации документов.

Регистрация входящих и исходящих  документов

Документооборот позволяет вести  учет и регистрацию входящей и  исходящей корреспонденции.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

- автоматизация процедуры рассмотрения  документов и последующей постановки  на контроль,

- передача документов на исполнение,

- поддержка регламентированных  сроков исполнения документов,

- последующее формирование отчетов  по поступлению и исполнению  документов, по просроченным документам.

 

Регистрация внутренних документов

В ОАО «Казаньоргсинтез используются следующие виды внутренних документов: приказы, протоколы, акты, инструкции, положения, правила, докладные записки, объяснительные записки, заявления, представления, распоряжения, указания, справки.

«Внутренние документы» предназначены  для работы в рамках общей системы  автоматизации делопроизводства.

Полный цикл обработки и движения внутренних документов включает в себя следующие операции:

- Создание проекта документа  исполнителем 

- Согласование

- Подпись

- Рассмотрение/утверждение

- Регистрация

- Непосредственное исполнение  или использование документов

- Ознакомление

- Распределение документов по  тематическим комплексам (делам)

- Контроль исполнения документов 

Создание внутренних документов может  быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно  на подпись руководителю.

При передаче проекта документа  на согласование и подпись сотрудникам, участвующим в жизненном цикле  документа, сообщения о необходимости  его согласования направляются автоматически. Должностные лица могут согласовать  документ или отклонить его с  обоснованием причины. Несогласованный  документ возвращается автору на доработку, а согласованный направляется руководителю на подпись. После того, как документ подписан или утвержден руководителем, он передается в канцелярию, где  осуществляется его автоматическая регистрация.

После регистрации руководитель получает возможность рассмотреть документ, наложить резолюцию, определить исполнителя (или исполнителей), установить сроки  исполнения и назначить в случае необходимости ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому  из исполнителей, которые, исходя из своей  компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа  исполнитель ставит отметку об исполнении и направляет документ в дело.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем  предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации  с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему  порядковый номер и обеспечить его  внутреннюю регистрацию. Поэтому номер  договора, как правило, сложный, состоит  из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь,что  не всегда является удобным.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном  виде. Рекомендуется следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

- регистрационный номер;

- дополнительный номер (номер  контрагента);

- дата договора;

- наименование контрагента;

- предмет договора;

- срок действия;

- ответственное подразделение  (ответственный исполнитель);

- цена договора;

- наличие приложений;

- кто подписал договор.

Работа с телефонограммой

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для  оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения  и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует  избегать труднопроизносимых слов и  сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в  одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственным  исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может  быть сначала записана от руки, с  помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем  расшифрована и отпечатана. Следует  проверять правильность записи повторным  чтением телефонограммы в конце  ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером  отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством  и подписью лица, отправившего  телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством  и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

- входящим регистрационным номером  полученной телефонограммы.

 

Сканирование документов

В Документообороте предусмотрена  возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.

Обязанности секретаря и функции  канцелярии.

Как пpавило, ОАО «Казаньоргсинтез»  считается одним из кpупных пpедпpиятий  и для кpупных пpедпpиятий в  его подpазделениях вся тяжесть  делопpоизводственной pаботы ложится  на секpетаpя pуководителя пpедпpиятия. Работа секретаря тpебует умения быстpо пеpеключаться с одного вида деятельности на дpугой и хаpактеpизуется  шиpотой и pазнообpазием выполняемых  функций.Важнейшая функция секpетаpя - оказание максимальной помощи pуководителю  и экономия его вpемени. Эта задача подpазумевает выполнение таких pабот как:

1) Работа с документами.

Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с  делопроизводством: оформление документов, напpавление документов в стpуктуpные  подpазделения, контроль за сроками  исполнения документов, пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их формления, оранизация хранения исполненных документов

2) Работа со средствами связи.

Ведение телефонных переговоров (при  отсутствии руковолителя на рабочем  месте секретарь записывает фамилию, имя, отчество, название организации, телефон  звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием  и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении  средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.

3) Работа с посетителями.

Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю  сотрудникам предприятия, так и  помощь командированным (направление  в нужное подразделение, помощь с  устройством в гостиницу). Секретарь  организовывает прием сотрудников  и других посетителей в установленные  часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).

4) Подготовка и пpоведение совещаний.

Секретарь должен проинфоpмиpовать  приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, подготовить необходимые документы  для проведения совещаний руководителем, подготовить переговорную для проведения совещания (просмотреть есть ли все  необходимые канцтовары на столе, бумага для заметок, калькулятор и т. д.).

5) Работы хозяйственного характера.

В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества уборки кабинета руководителя а также обеспечение  исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение  руководителя всеми необходимыми канцелярскими  принадлежностями.