Основные потоки документов в организации и их особенности

Реферат

по дисциплине: «Делопроизводство»

на тему: «Основные потоки документов в организации и их особенности» 
Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

1. Определение и функциональное назначение документооборота………….5

2 Документопоток организации…………………………………………………7

3. Обработка входящих документов……………………………………………10

4. Обработка исходящих документов…………………………………………..13

5. Обработка внутренних документов………………………………………….15

Заключение……………………………………………………………………….17

Список использованной литературы…………………………………………...19  
Введение

Документы используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", принятый Государственной Думой 25 января 1995 г., дает нам определение термина "документ": документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в  организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные  распоряжения и инструкции, и  т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри  организации и передаваемых из  одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции  руководства, служебные записки, акты  и другие документы).

3. Документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

 

1. Определение и функциональное назначение документооборота

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до завершения исполнения (их отправки, сдачи на хранение).

Функциональное назначение документооборота архива в любой организации заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, что, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).

В качестве составляющих документооборота в организации принято выделять три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Формируются они в процессе целенаправленного, рационального и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (организациями, учреждениями) (только в отношении исходящих документов) входящих, внутренних и исходящих документов.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в архив и созданных им в течение определенного периода времени, как правило, года (а также количество изготовленных копий документов). Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета оптимальной численности сотрудников документационной службы, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных сотрудников, определения потребности в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее рациональной и эффективной системы движения документов.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов, разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

С учетом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия) (к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование).

От организации работы с каждой из перечисленных групп документов в конечном итоге зависит эффективность документооборота в целом.

2 Документопоток организации

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

 Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное визирование документа.

5.      Подписание документа руководителем.

6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7.      Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8.      Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

 

 

3. Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.

Первичная обработка документов