Организация работы с конфедициальными документами

При этом проверяется: 
-количество листов; 
-количество экземпляров; 
-наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме). 

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных  документов - составляется акт в 2-х  экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя. 
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках. 
                      Рис.4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов. 
           

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться  штамп, в котором указывается: 
-наименование; 
-регистрационный номер; 
-дата поступления. 
  

После регистрации документы  передаются руководству фирмы для  принятия решения. 
Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции. 
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4). 
   По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело. 
   Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

 
- использоваться в дальнейшем; 
- передаваться в архив на хранение; 
- уничтожаться. 
  

Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам. 
  3.2. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Работа с конфиденциальными  исходящими документами включает следующие  этапы (рис. 5):

- разработка проекта документа; 
- согласование документа; 
- подписание документа; 
- регистрация документа; 
- отправка документа. 
            
                    

Проект исходящего конфиденциального  документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и  по необходимости согласовывается  с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется  на подпись руководителю фирмы. После  подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального  делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных  руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов². 

 

 

 

 

_________________

² Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебное – практическое пособие).

3.3. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами           
                   Рис.6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами 
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7). 
                                         
  Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов. 
    При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа. 
   Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы. 
   По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна: 
-проверить наличие конфиденциальных документов; 
- определить конфиденциальные документы для архивного хранения; 
- определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению. 
   Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. 
   На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы. 
   В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа. 
 
   Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.

3.4.Защита документов, содержащих коммерческую тайну

   Основная цель  защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны,  состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.

В ряде случаев требуется  защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие  выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

- определение перечня  информации, составляющей коммерческую  тайну;

- ограничение доступа  к информации, составляющей коммерческую  тайну, путём установления порядка  обращения с этой информацией  и контроля за соблюдением  такого порядка;

- учёт лиц, получивших  доступ к информации, составляющей  коммерческую тайну, и (или)  лиц, которым такая информация  была предоставлена или передана;

- регулирование отношений  по использованию информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  на основании трудовых договоров  и контрагентами на основании  гражданско – правовых договоров;

- нанесение на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций  по соблюдению режима конфиденциальности  для лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

- ограничение доступа  к носителям информации, содержащей  коммерческую тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт  и сохранность документов, содержащих  коммерческую тайну;

- использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;

- осуществление контроля  за соблюдением установленного  режима охраны коммерческой тайны³.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к  коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление работника  с законодательством РФ о коммерческой  тайне, предусматривающим ответственность  за нарушение режима коммерческой  тайны;

- принятие работником  обязательств по соблюдению установленного  режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника  с перечнем сведений, составляющих  коммерческую тайну предприятия,  к которым работник будет иметь  доступ;

- установление оплаты  труда работника с учётом компенсации  за взятые им на себя обязательства  по соблюдению режима коммерческой  тайны. Размер такой компенсации  устанавливается соглашением между  работником и предприятием;

_________________

³ Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство.

 

- создание работнику необходимых  условий для соблюдения им  установленного работодателем режима  коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении  коммерческой тайны  В этих документах должны быть отражены следующие обязательства  работника:

- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну,  которые будут доверены или  станут известны при исполнении  служебных обязанностей, в том  числе в течение двух лет  после его увольнения, если иной  срок не определён трудовым  договором;

- соблюдать доведённые  до сведения работника требования  по защите коммерческой тайны;

- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну,  без согласия её владельца;

- не иметь никаких обязательств  перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника  не менее пяти лет после его  увольнения. Для ограничения доступа  к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный  приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под  расписку ознакомиться с приказом и  приложениями к нему.

 

 

4.Уничтожение  коммерческих документов.

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести  огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или  договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут  стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для  бумаг, небрежно разбросанные на рабочих  столах, и даже неправильно утилизированные  документы, предназначенные для  уничтожения. Поэтому так важно  уничтожать документацию без возможности  её восстановления.

Для этой цели используют специальные  устройства – уничтожители или шредеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать).

Основными характеристиками шредеров являются:

- способ резки;

- степень секретности;

- производительность;

- ширина приёмной части;

- уровень шума.

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка  на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности  используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения  уничтоженного документа, тем сложнее  его восстановить.

Уничтожители подразделяются на следующие группы:

- персональные (для небольших  офисов, для отдельных рабочих  мест);

- офисные (для отделов,  малых и больших офисов);

- архивные (для уничтожения  больших объёмов документов).

Приложение.

На  обложке каждого документа  с  грифом «СЕКРЕТНО» и «СОВ.Секретно»  должны содержаться следующие сведения.

1. В пpавом веpхнем углу  ставится гpиф секpетности (для  этого пpедлагается изготовить  штампы соответствующих гpифов). 
2. Под ним пpоставляется инвентаpный номеp данного документа, котоpый фиксиpуется в КНИГЕ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ.  
3. Если документ имеет гpиф "СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО", pекомендуется пpоводить кpасную чеpту тушью из пpавого веpхнего угла обложки в левый нижний для пpидания данному документу более значимого вида.  
На титульном листе секpетного документа обязательно дублиpуются гpиф секpетности и инвентаpный номеp, имеющиеся на обложке.Это делается на случай, если обложка документа вдруг оторвется. Листы секретного документа нумеруются и прошиваются прочной ниткой, концы котоpой заклеиваются папиpосной бумагой с оттиснутой на ней печатью "ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ" (такую печать pекомендуется специально изготовить для того, чтобы постоянно не пpибегать к основной Геpбовой печати фиpмы).

На последнем листе  документа необходимо сделать следующую  надпись:

В данном документе пpонумеpовано  и пpошнуpовано _________ листов. _____________________________ (подпись ответственного лица)

Бывают случаи, когда в  специальную папку вкладываются отдельные секpетные листы, пpошнуpовать  котоpые не пpедставляется возможным. В  этом случае в папку вкладывается (вклеивается) pеестp, в котоpом учитываются все имеющиеся в папке секpетные листы. Каждый листок получает гpиф секpетности и свой инвентаpный номеp, котоpый отмечается в pеестpе по фоpме:

¦ инвент. N гpиф секpет. название дата и подпись изъятия ¦