Организационные документы

Изменения в  положение о структурном подразделении  вносятся приказом руководителя организации.

Положения о  коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет  директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

В качестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества:

1. Общие положения.
2. Компетенция Совета директоров.
3. Состав Совета директоров.
4. Выдвижение кандидатов в Совет директоров.
5. Избрание членов Совета директоров.
6. Регламент заседаний Совета директоров.
7. Взаимоотношения с другими подразделениями общества.
8. Ответственность членов Совета директоров.

Порядок утверждения положения о совете директоров и порядок внесения в него изменений.

В государственной  организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

В негосударственной  организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

Положения о  временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

3. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

 

            Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

Документ оформляется  на общем бланке организации с  указанием вида документа, подписывается  руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями  руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (Таблица 1). Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.

 

4. ШТАТНОЕ  РАСПИСАНИЕ 

 

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

 

Таблица 1. Структура и штатная численность

Код подразделения	Название подразделения	Штатная численность
01	Руководство	3
02	Служба персонала	2
03	Бухгалтерия	5
04	Служба эксплуатации	8
…	…	…
	Всего	67

 

Штатное расписание имеет унифицированную форму  и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения.

Эффективность управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая  фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной  форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Документирование  информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному  обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

 

Список литературных источников

 

1. Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968г.
2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. «Современное делопроизводство».2-е изд. 2007г.
3. Волков  В.А., «Документация на предприятии» 2004г.
4. Матузов Н.И. Малько А.В. «Теория государства и права» . 2006г.
5. Стародубов Н.М., Харитонов М.М. «Организация управления» 2005г.