Оценка значимости документов и сроков их хранения

2. Оперативная  документация содержит сведения, необходимые для текущей практической  деятельности (документы по бухгалтерскому  учету и сбыту, административно-хозяйственным  вопросом и так далее). 

3. Документация  по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной рабочим и служащим и так далее). 

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра  документов канцелярии или секретариата руководства затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. 

Конкретные сроки  хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. 

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее). 

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней: 

1.  перечень  типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с  указанием сроков хранения; 

2.  перечень  документов, подлежащих приему в государственные архивы; 

3.  перечень  научно-технической документации, подлежащей  приему в государственные архивы. 

В зависимости  от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. 

Если при просмотре  дела обнаружено, что вместе с документами  постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело реформируется, и документы постоянного храпения отделяются от документов временного хранения. 

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации. 

В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный  архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. 

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив  учреждения. 

В небольших  учреждениях, не сдающих свои документы  на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет. 

2.2 Оформление  дел 

Формирование  дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние  документы за прошедший год. После  этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или  передачи их в ведомственный архив. 

Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. 

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов. 

Если при нумерации  было допущено много ошибок, все  ошибочные номера зачеркивают наклонной  чертой так, чтобы они были видны, и листы нумеруются заново. При  небольшом количестве ошибок нумерацию  листов исправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а», «б», «в» и т.д. 

На некоторые  категории дел составляется внутренняя опись документов. Дела подшиваются  прочной ниткой в твердую обложку (папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной бумаги, за которую документ и подшивают. 

Таблица 2.1 Форма  обложки дел постоянного и  длительного сроков хранения 

Код госархива__________ 

Код учреждения________ 

(наименование  государственного архива) 

(наименование  учреждения и структурного подразделения) 

________________ДЕЛО  № __________ том № (заголовок дела) 
 

Картон для  обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. 

Наиболее ценные в историческом и художественном, отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. 

К заголовку  дела может быть составлена аннотация  к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела. 

На обложке  дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней  части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки. 

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты  и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки. 

В заголовок  дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов. 

Количество листов в деле выносится на обложку в  соответствии с данным заверительной  надписи дела. Срок хранения, проставленный  к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой  может быть уточнен по решению  экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела. 

2.3 Составление  описей 

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет опись как «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. 

«Основные правила  работы ведомственных архивов» предлагают также составлять отдельно описи  на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации  документов (судебные и следственные дела, научные отчеты и томам и т.п.). 

При подготовке к передаче в ведомственный архив  дел за несколько лет дела сначала  раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-структурная. 
 

Таблица 2.2 Форма  описи дел постоянного и длительного  хранения№ п\п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Дата дела (тома, части) Срок хранения (тома, части) примечание

1 2 3 4 5 6 7 
 

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дела, начатые в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. 

Внутри каждой структурной части дела располагаются  в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной  схеме: 

– приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся  к основной деятельности; 

– приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения; 

– планы, сметы, отчеты, балансы; 

– доклады, переписка  и т.д. 

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. 

В описание каждого  дела входит: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (в т.ч. и аннотация); дата, количество листов; примечания. 

В описи дел  со сроком храпения свыше 10 лет перед  примечанием имеется графа-срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносится в  опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. 

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись  под самостоятельным номером. 

Если в опись  вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок  первого дела, а все остальные  обозначить словами «то же». При  этом все различия заголовка и  другие данные вносятся в опись полностью. 

В графе описи  «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о  передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д. 

В соответствии с требованиями «Государственной системы  документационного обеспечения  управления» обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года. 

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному  хранению, составляются в каждом структурном  подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом, ответственным ведение делопроизводства в структурном подразделении. 

В конце описи  структурного подразделения после  последней статьи проставляется  итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, ли есть особенность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи. 

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.