Оценка значимости документов и сроков их хранения

Формируют и  хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. 

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства. 

В структурных  подразделениях выделяются лица, ответственные  за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив. 

Формирование  дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в  номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. 

На обложке  каждого заводимого дела указывается  название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное  наименование, то лучше употребить его. 

Раскладка документов в дела производится секретарем или  лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего  года. 

Исполненные документы  должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит сохранность. 

В дело могут  быть подшиты только те документы, которые  предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером. 

Прежде чем  подшить документ в дело, следует  проверить документ. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы  подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. 

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в  дело не подшиваются. Исключение могут  составлять черновики и дубленные  материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. 

Толщина каждого  дела не должна превышать 30–40 мм –  около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более  тома. 

При формировании дел следует соблюдать ряд  требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях  документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. 

Документы формируются  только за один календарный год. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию независимо от времени ее составления или да поступления. 

Внутри дела документы систематизируются в  вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном или: нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки. 

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.). 

Систематизация  отдельных категорий документов имеет свою специфику. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления  и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключении, проекты решений и т.д.). 

Личные дела рекомендуется формировать в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании (копии); контракт, выписка из приказа о назначении. Далее документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления: приказ о перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и др. документы, относящиеся к данному лицу. 

Лицевые счета  рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные  дела в пределах года и располагают  по алфавиту фамилий. Переписку систематизируют  в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам. 

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые  отчеты, выписки банка и др.) располагаются  в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. 

Отдельно от общей переписки формируются  дела по обращениям населения. 

1.3 Хранение дел 

Дела считаются  заведенными с момента включения  в них исполненного документа. Они  формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. 

Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами. 

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для личных дел может  составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». 
 

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может  быть выдано дело целиком. 

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. 

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии. 

Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве – обработка дел  для последующего их хранения и использования. 

В структурных  подразделениях документы должны хранится еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще  часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается  в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф 

Обработка дел  для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. 
 

2. Подготовка  и передача документации в  архив 

2.1 Экспертиза  ценности документов 

Экспертиза ценностей  документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. 

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. 

Первым этапом определения ценности документов, можно  считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. 

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения. 

И третий раз  снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. 

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В крупных  учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии, которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы центральной экспертной комиссии и функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя их числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3–5 человек. 

В основные задачи центральной экспертной комиссии входит: 

1.  рассмотрение  проектов номенклатур дел учреждений  и его структурных подразделений; 

2.  организация  ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; 

3.  рассмотрение  годовых разделов описей дел  постоянного хранения и описей  дел временного хранения (свыше  10 лет, в том числе и по  личному составу); 

4.  рассмотрение  актов о выделении к уничтожению  документов и дел, срок хранения которых истек; 

5.  подготовка  и внесение на рассмотрение  экспертно – проверочных комиссий  соответствующих учреждений государственной  архивной службы предложений  об установлении и изменении  сроков хранения документов 

6.  участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно – методических материалов по делопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и т.п.; 

7.  проведение  инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений и экспертной комиссии подведомственных организаций. 

Экспертные комиссии являются коллегиальным органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. 

Экспертиза научной  и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению. 

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и  акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять  наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения. 

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой  архивного дела принципах историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов. 

Значительно облегчает  экспертизу ценности документов деление  их на три группы: 

1. Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность  организации по выполнению основных  функций и задач (положения,  приказы, планы, отчеты, доклады и так далее).