Нормативная база делопроизводства

 

 Нормативная база делопроизводства

Деятельность любой организации  сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в  соответствии с действующими правилами  обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого  труда.[17]

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов  и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности организации  и включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;  

• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы  документационного обеспечения  на федеральном уровне;

• Правовые акты федеральных органов  исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов  Российской Федерации и их территориальных  образований, регламентирующие вопросы  делопроизводства;

• Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• Государственные стандарты на документацию;

• Унифицированные системы документации;

• Общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

• Государственную систему документационного  обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ);

• Нормативные документы по организации  управленческого труда и охране труда;

• Нормативные документы по организации  архивного хранения документов.[18]

Нормативную базу делопроизводства условно  можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение  управление

1. нормативная база, обеспечивающая  технологический процесс делопроизводства;

2. нормативная база, обеспечивающая  организацию труда работников  делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько  групп.

Первая группа - федеральные нормативные  акты не прямого действия, в той  или иной степени затрагивающие  вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский  кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен  раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим  документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон  устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной  власти, которые обязаны этот порядок  обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной  власти, ответственные за: организацию  делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов  — ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная  система документационного обеспечения  управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных  актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка  России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных  актов Банка России", а также  ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов  — это различные типовые и  примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового  обеспечения жизнедеятельности  российского государства требует  решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному  вопросу) в сфере регулирования  управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О  документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О  документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении  продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы  документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических  несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система  контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно  с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении  управленческой деятельности".[19]

Перечень Федеральных законов, Приказов, государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования  документационного обеспечения  управления обозначен в Приложении 3.

Система документационного обеспечения  управления включает три взаимосвязанных  составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение  календарного года и организация  их архивного хранения. При решении  каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами  в области делопроизводства, утвержденными  Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями  ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ21, устанавливающая  единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений  и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Правила содержат унифицированные  формы документов, создаваемых при  организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих  и внутренних документов, т. е. формы  номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.[20]

Важная задача в организации  службы ДОУ – это разработка положения  о службе ДОУ и должностных  инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение  о службе ДОУ и должностные  инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный  этап создания этой службы. Положение  о структурном подразделении  отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно  с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении –  документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре  учреждения.

Государственная система документационного  обеспечения управления содержит примерное  положение о службе ДОУ, но применять  его на практике в настоящее время  можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе  управления и которые отражены в  современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в  соответствии с ГСДОУ, должен содержать  следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы  ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ  с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой  должностных инструкций. Следует  иметь в виду, что должностная  инструкция разрабатывается для  определенной должности, и если в  подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных  обязанностей следует разработать  отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного  комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста  по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста  по контролю исполнения документов, должностная  инструкция специалиста по работе с  обращениями граждан и т.п.[21]

Инструкция состоит из следующих  разделов:

– общая часть (устанавливаются  основные задачи работника, порядок  замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться  работник в своей деятельности);

– функции работника (определяются предмет ведения или участок  работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых  складывается выполнение возложенных  функций);

– обязанности работника (указываются  обязанности, связанные с подготовкой  документов, получением, обработкой и  выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие  соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые  необходимо соблюдать в коллективе);

– права работника (определяются права  работника по реализации порученных ему функций);

–взаимоотношения (указываются подразделения  и работники, от которых исполнитель  получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются  и т.д.)

– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень  выполнения работником своих функций  и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения)

Должностную инструкцию подписывает  начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства. [22]

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами  организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

 

Заключение

Во многих организациях служба ДОУ  не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация  работы с документами – это  вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным  обеспечением или бухгалтерским  учетом.

Поскольку служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.)[23]. При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной  системы документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре  организации можно объяснить  следующими причинами:

1. Представляя самостоятельное  структурное подразделение и  непосредственно подчиняясь руководству  организации, служба ДОУ будет  иметь больше компетенции. А  это, в свою очередь, позволит  организовать более эффективную  работу с документами.

2. Специалистам и руководителю  службы ДОУ приходится непосредственно  работать с руководством организации:  решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. [24]