Інформаційні технології документаційного забезпечення управлінської діяльності

 

Вимоги до відкритості та інтеграції з іншими системами:

 

інтеграція із засобами потокового введення документів;

 

інтеграція з офісними застосуваннями;

 

інтеграція з електронною поштою;

 

наявність розвиненого програмного інтерфейсу (API);

 

інтеграція зі стандартними службами каталогів (наприклад, LDAP) для ведення  та синхронізації переліку користувачів системи;

 

можливість адаптації користувальницького  інтерфейсу під конкретні завдання;

 

можливість доповнення системи власними спеціалізованими компонентами;

 

У разі використання зовнішньої бази даних для зберігання атрибутів  документів необхідно наявність  докладного опису структури даних  і засобів роботи з різними  СУБД.

 

6. Характеристики різних систем  управління електронними документами

 Вид ІСУД  

 Характеристика  

 Постачальники продуктів даного  класу 

 

 Орієнтовані на бізнес-процеси  (Business-process EDM)  

 Призначені для специфічних  вертикальних і горизонтальних  додатків, іноді орієнтовані на  використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт і т.д.  

Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird (PC DOCS)

 

 Корпоративні 

 

(Enterprise-centric EDM)  

 Забезпечують корпоративну  інфраструктуру для створення,  спільної роботи над документами  та їх публікації, доступну, як  правило, всім користувачам в  організації. Основні можливості  цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Відмінною особливістю є спосіб використання та розповсюдження.  Аналогічно таких засобів, як текстові редактори і електронні таблиці, є стандартним «додатком за умовчанням» для створення і публікації документів в організації  

Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)

 

Системи управління контентом (Content Management)  

 Забезпечують процеси відстеження,  створення, доступу, контролю  та доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а у вигляді об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками  

(Content management): Adobe, Excalibur

 

 Системи управління інформацією  (портали) (Information Management)  

 Забезпечують агрегування, управління  і доставку інформації через  мережі Internet, Intranet і Extranet. Ці технології  забезпечують фундамент створення  інформаційних порталів. Дають можливість організаціям накопичувати і використовувати експертизу в розподіленої корпоративної середовищі на основі застосування бізнес-правил, контексту та метаданних.Позволяют застосовувати статичні і динамічні публікації для забезпечення більшої інтерактивності і засобів спільної роботи  

Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-station)

 

Системи управління образами (Imaging)  

 Перетворюють інформацію з  паперових носіїв в цифровий  формат, як правило це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний для роботи вже в електронній формі  

Adobe

 

 Системи управління потоками  робіт (Workflow management)  

 Забезпечують систематичну  маршрутизацію робіт будь-якого  типу в рамках структурованих і неструктурованих бізнес-процеси. Використовуються з метою прискорення бізнес-процеси, збільшення ефективності і ступеня контрольованості процесів в організації  

Lotus (Domino / Notes і Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

 

 

Інформаційні системи управління документами (Electronic Document Management - EDM) забезпечують процес створення, управління доступом і поширення великих обсягів  документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації.

 

Часто ці документи зберігаються в  спеціальних сховищах або ієрархічної  файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують ІСУД, включають  в себе текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-і відео, Web-документи.

 

Спільними можливостями ІСУД є створення документів, керування доступом, перетворення і безпеку.

 

Інформаційні матеріали, що мають  високу цінність, створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, поширюються в різних професійних  колективах. В епоху інформаційної революції і мережевих організацій формалізовані документи, доступні тільки фахівцям, які не можуть більше служити сховищем корпоративних знань.

 

Інформаційні системи управління діловодством забезпечують роботу з  електронними версіями документів і  реквізитами реєстраційно-контрольних форм відповідно до прийнятих у країні правилами і стандартами діловодства.

 

Основним призначенням цих систем є документальна реєстрація тих  чи інших доконаних дій і подій (наприклад, «документ прийнятий  до виконання», «документ передано на виконання конкретному співробітнику», «на документ дано відповідну відповідь» і т.д.) відповідно до прийнятих правилами. Функції ІСУД, орієнтованої на бізнес-процеси.

 

Системи управління документообігом  забезпечують строго регламентоване і формально контрольоване рух документів всередині і поза організації на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Ці системи не тільки реєструють дії та події, а й підтримують самі процеси роботи над документами. Основна відмінність і перевага корпоративної інформаційної системи управління документами в порівнянні з системами діловодства та документообігу полягає в тому, що це рішення, яке забезпечує універсальну, повсюдно доступну середовище для роботи та зберігання всіх типів документів в масштабі всієї організації в цілому.

 

Відзначимо, що користувачами:

 

 • систем управління діловодством  є співробітники обмеженого числа  структурних підрозділів банку,  наприклад управління справами, секретаріати, канцелярії, загальні  відділи, експедиції;

 

систем управління документообігом - окремі працівники багатьох підрозділів, залучених до якийсь спільний бізнес-процес;

 

корпоративних систем управління документами - практично всі співробітники  з усіх підрозділів підприємства.

 

Сучасні системи управління інтелектуальними активами підприємства містять у своєму ядрі прикладні системи, які підтримують так звані Workflow-технології (технології підтримки потоків завдань). Ці технології створюють за допомогою графічного редактора довільні маршрутні схеми, призначають правила переходу етапів бізнес-процесів від одного користувача до іншого через діалоговий інтерфейс без програмування і забезпечують графічний або формальний моніторинг проходження процесів між користувачами з можливістю розбіжності, сходження, вкладеності, умовних переходів. Вони дають можливість внесення змін, що дозволяють оптимізувати будь-який процес на основі аналізу його поточного стану, і одночасно з цим документувати зміна і автоматизувати нові дії операторів в ході його виконання.

 

Робота в середовищі Web-браузера забезпечує всім користувачам доступ до порталу управління документами. Ця платформа надає можливості реалізовувати довільні схеми процесів роботи з документами.

 

Таким чином, ієрархія інформаційних  технологій, застосовуваних для управління інтелектуальними активами підприємства, у міру їх розширення від приватних до більш загальних, наступна.

 

Системи управління діловодством.

 

Системи управління документообігом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM).

 

Системи управління документами, включаючи корпоративні (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM).

 

4. Системи  управління інформацією (Information Portal, Information Management - IM).

 

5.Система  управління потоками робіт (WorkFlow Management - WFM).

 

Таким чином, інформаційні системи управління документами  є частиною більш великої концепції  управління знаннями, яка, за визначенням, тягне за собою систематичне посилення  ролі як інформації, так і експертного  досвіду для досягнення наступних  чотирьох бізнес-цілей: інновації, компетентність, ефективність, швидкість реагування.

 

Документи є контейнерами, що містять у собі значну частину знань організації, і в цілому являють собою один з найбільш значущих її активів. Ефективна  система управління документами підприємства легко може бути розширена для того, щоб служити платформою вертикальних додатків, спрямованих на задоволення специфічних бізнес-вимог його клієнтів.

 

Література 

 

1. Корнєєв  І.К, Машурцев В.А. інформаційні  технології управління. - М.: ИНФРА - М, 2001. - 158с.

Додати  в блог або на сайт